协同商务之订单管理研究

本文在选题之初,只是想写一篇关于接到客户订单后的管理流程及对各个部门绩效考核办法。但在不断地查找文献的过程中,发现目前国内尤其是大型企业中,对订单管理的问题点不仅仅是企业内部在接到客户订单后,如何履行好该订单并实现按期交货、按时回收尾款等问题。这些大型企业所面对的是整个企业外部共同商业利益伙伴的整合,商业信息的共享,为满足日益激烈的市场竞争变换的协同式订单管理环境。下面我们首先分析一下这种订单环境特点:

一、背景分析

在1999年,美国著名的IT公司Gartner Group提出“协同商务”(Collabortive Commerce)的概念:“将具有共同商业利益的合作伙伴整合起来,通过对与整个商业周期中的信息进行共享,实现和满足不断增长的客户需求,同时也满足企业本身的活动能力。通过对各个合作伙伴的竞争优势的整合,共同创造和获取最大的商业价值以及提供获利能力。”

在协同商务模式下,客户订单管理面临如下问题:

1、产品种类繁多,客户产品名称与公司内部名称不统一。

2、订单获取及时性、正确率和处理效率不高。对于一个国内大型企业来说,他的代理商、经销商遍布全国,且代理商与经销商之间有层级关系,工厂与这些代理商、经销商的信息沟通如果通过纸质文档、电子文件或是传真等方式,会导致信息传递过慢、信息截留、信息丢失等问题。另外,由于订单信息为人工录入,其中信息又有表述不准确、数量错误等问题,需要企业与代理商、经销商之间反复的沟通。

3、不能实现数据共享及与企业内部系统相结合。代理商及经销商对信息的反馈要求越来越高,外部信息需要一个快速通道与企业内部供应链相串接,外部达到平台共享,内部达到与供应链无缝连接的效果。

二、协同订单的经典业务模型解析

针对这种全国巨大的销售网络,总公司一般会建立起一个相对于简单的销售网络。这个网络里主要包括了:代理商和经销商。经典组织模型如下:

协同订单的经典业务模型

正航软件-协同订单的经典业务模型
正航软件-协同订单的经典业务模型

这种模式下,其经营特点为:

①公司为实际生产制造工厂,所有产品由总公司统一生产提供;

②工厂下设立多个地区代理商,这些代理商有直接向工厂下订单能力并赚取工厂代理佣金及产品销售提成;

③代理商不直接面对终端客户,旗下有各个经销商进行实际的产品终端销售。代理商与经销商之间通过订单方式,完成物权的交易;

④经销商没有向工厂下订单的权力,其只能与代理商之间完成交易;

⑤代理商和经销商都有各自的库存。

这种组织结构的订单管理信息流程如下:

协同订单的经典业务模型的订单管理流程

正航软件协同订单的经典业务模型的订单管理流程
正航软件协=同订单的经典业务模型的订单管理流程

首先,由经销商汇集终端客户需求,并结合市场分析预期,向地区代理商下订单。

第二,地区代理商统计各个类型产品需求,整理需求时间,向总公司工厂下大订单。

第三,总公司工厂根据地区代理商的订单安排生产发货。

三、一种解决协同订单的系统模型

根据以上需求,我们给出一个协同订单管理模式的简单系统模型,如图所示。

 解决协同订单的系统模型

正航软件 解决协同订单的系统模型
正航软件 解决协同订单的系统模型

首先,通过建立基于Web的经销商平台,这个平台主要的使用者为经销商和代理商。

经销商在该平台上可以:

①询最新产品信息

②立、修改、删除订单

③审订单

④询订单。

代理商在该平台上的可以实现:

①订单审核

②订单查询

③订单分类下载等功能。

平台中的产品信息来源为代理商的ERP系统,并为异常情况提供产品的增、删、改功能。

第二,与经销商平台串联的是代理商ERP系统。审核通过的订单会通过Web Services传到代理商ERP系统,产生相应的销售订单。代理商根据需求日期、产品类型将某些销售订单手工转为采购订单,并通过EDI技术把采购订单发送给总公司工厂ERP系统。

第三,总公司ERP系统将采购订单的执行状态信息反馈给代理商ERP系统。代理商根据情况,手动更新经销商平台上的订单状况。

第四,经销商可通过经销商平台,查询订单的执行情况。

另外,产品信息可以由总部工厂统一发布到代理商ERP系统中,代理商ERP系统会将产品信息更新到经销商平台上。

四、结束语

文中所讨论的协同商务下的订单管理经典模型,只是针对了销售环节过程中所产生的订单。事实在整个企业外部的协同订单管理还包括对供应商、代工厂等伙伴的订单管理,这些订单都是可以将其纳入订单管理平台中进行统一的管理。这样文中给定的解决方案就不再适用,所以,这可以成为我们下一步改善方案的目标。