ERP实施前企业需考虑是否与现有管理系统兼容

当企业满足了上ERP项目的条件,在立项之前,还需要考虑一个问题,即企业现有系统与ERP项目兼容吗?国内大部分企业的信息化管理是从财务信息化管理系统起步的。也就是说,在ERP项目开始之前,很多企业都已经在财务或者其他相关部门实现了部分的信息化。在这种情况下,上ERP系统之前需要考虑这些现有的应用与ERP系统的兼容性,并考虑相关的集成事项。

现有系统与ERP项目是否需要集成?

企业上ERP系统之前如果已经有了一个财务管理系统。而在ERP系统中本身就包括一个财务管理模块。现在企业的项目管理员有三个选择。一是抛弃原来的系统,利用ERP系统中的财务模块来代替。二是不使用ERP系统中的财务管理模块,让ERP系统与财务管理系统各行其道。三是继续保留财务管理系统,而将财务系统与ERP的相关模块进行集成。

在实际工作中,IT项目管理人员要做出一个合理的选择,具有一定的难度。如选择第一种方式,即抛弃原有的系统,那么无疑会造成重复性的投资。现在ERP系统基本上是按模块来购买与实施的。如果利用ERP系统的财务模块来代替现有的财务管理系统,那么无疑在软件购买的费用上或者在项目实施费用上都会增加许多。而且上ERP系统时又需要对财务用户进行重新的培训,其项目风险也会比较大。

而如果采用第二种方式,即原有系统与ERP系统各行其道,那么会增加员工的工作量。如仓库每天需要生成并审核出货与收货数据。而这些数据是财务部门生成相关应付与应收凭单的依据。如果让两个系统并向运行的话,那么仓库人员与财务人员的工作量就会有重叠,无法将仓库模块中的数据直接传递到财务系统中,降低了员工的工作效率。这也是一种浪费。

第三种方式是保留原有的财务管理系统,而是将ERP系统与财务管理系统进行集成,以方便在ERP系统各个模块的数据与财务管理系统中的数据进行交互。这的确是一种理想的解决方案。但是需要注意的是,这个集成并不是一个小项目,其具有一定的风险,而且企业需要投入的资金可能也不在少数。

其实企业不光光是要考虑财务管理系统与ERP系统的兼容性。类似的情况还有很多。如现在国家推出了发票管理系统、出口外汇核销系统等等。企业有这些系统的话,那么也同时需要考虑其与ERP系统的兼容性。ERP系统所涵盖的范围比较广,如发票管理模块,就与国家推行的发票管理与认证系统有重复的地方。

总之,考虑兼容性的问题,可以帮助企业降低重复投资带来的浪费,同时还可以降低项目的风险与项目周期。

什么情况下适合项目集成?

通过项目集成的方法,让现有的信息化系统仍然保持活力,并通过新的应用来扩展管理的范围,确实是一种比较理想的方案。但是在上面的文章中,笔者也分析过,其存在着比较多的风险。也就是说,并不是在任何情况下都适合采用项目集成的方法。

通常情况下,如果所采用的ERP系统与原有的信息化系统是同一个厂家的,那么比较适合采用项目集成的机制。即ERP系统中财务管理模块的内容与原先的财务管理系统基本上一致,或者说工作思路上是相同的。即使变化,也只是外在形式的变化。在这种情况下,如果采用的ERP系统,也是相同供应商提供的,那么项目集成就相对来说比较容易。有时候就相当于是一个系统升级。况且,有些企业内部还有集成的项目小组。企业就不用第三方的帮助。此时采用项目集成的方法,项目的风险与成本都能够很好的控制。

另外,如果企业现有的系统应用牵涉到的范围比较广,应用比较完善,也适合采用项目集成的手段。如笔者以前给一家企业实施项目时,发现这家企业虽然信息化管理只集中在财务管理部门,但是已经非常的完善。如财务管理系统中还包括财务预算控制、财务成本分析、业绩考核等等。在这种情况下,如果要替换这些系统的话,那就相当的浪费。而且根据笔者的经验,即使上了ERP系统,要达到其原先的应用效果,也有一定的难度。为此在这种情况下,企业项目管理员最好尽量的选择项目集成的方案。

简单易行的项目可以选择替换策略

对于一些简单的项目,笔者认为还是采取替换策略为好。因为跟项目集成的成本比起来,可能还是替换的成本低。如企业在上ERP系统之前,可能已经上了仓库管理系统或者订单管理系统。这些系统往往只涉及到单个部门。其原先的投资成本并不是很大,实施难度也相对来说比较简单。

遇到这种系统时,笔者认为采取替换的策略是比较可行的。一方面如果要采用项目集成的话,那么就需要采用第三方的帮助。凭企业自己的IT实力,很难完成这个集成的工作。这也就是说,企业在项目集成上需要花费更多的资金与时间。有时候,这方面的投资可能已经远远超过了原有系统的价值,或者说超过了替换成本。此时采用替换的办法,虽然会造成原有投资的浪费,但是相对来说企业还是赚的。

另一方面,其项目集成的效果也很难保证。这些单部门的信息管理系统,其本身就只是为单个部门的操作而设计的。没有考虑多个部门之间信息交流的情况。此时如果要将这些系统与ERP系统进行集成的话,不仅难度比较大。而且即使硬将他们联系在一起,其效果也很难保证。毕竟强扭的瓜不甜。

ERP项目立项时如何考虑后续的重复投资?

企业上了ERP项目后,可能就会发现原先的信息化投资都浪费掉了。一方面这是由于信息化项目更新换代所造成的不可避免的损失。另一方面也是信息化规划不当所造成的。前面这个原因我们很难避免,但是后者我们却可以采取相关的措施来消除。

有了前面的教训之后,现在ERP项目选型时,我们需要考虑与后面的兼容性。在考虑这个问题时,笔者认为主要考虑两方面的内容。

一是选择具有长期发展潜力的软件供应商。就可以在很大程度上避免后续应用的重复性投资。

二是在选择ERP产品的时候,做好选择平台化的产品。其实现在很多产品也已经考虑到了项目集成的问题。如纷纷通过平台技术或者中间件技术来提高后续产品集成的能力,以提高市场的竞争力。为此在选择ERP系统的时候,有必要考虑这方面的内容。有可能在若干年后又出来一个新的系统,难道企业在推翻重来吗?经验教训要吸取,不要在同一个地方摔倒多次。

总之,企业在ERP项目之前,需要考虑到现有系统与原有系统的兼容性。并在后续选型的时候,结合原有系统的存在价值,决定是推翻重来还是老店新开。