集成ERP管理平台 提升企业费用管理效率

一、传统手工操作模式下的费用管理难点

对于很多企业而言,如何有效的管控费用支出以及如何快速便捷的进行费用报销,一直是企业费用管理过程中面临的难点,主要可包括以下几个方面:

1、费用管理滞后

很多企业都是在费用发生后进行报销时或者在财务结算时,才发现当月费用超预算,给费用预算管理带来很大困难,甚至使费用预算流于形式。

2、费用管理中审批流程多,时间久

目前,仍有很多企业的费用报销是采用手工填单,并逐级向上送签审核。采取此种模式,不仅增加报销人的填单工作量(包括重复填写报销人基本信息等),也增加主管的单据签核时间,而如果主管到外地出差无法签核单据,更会影响费用报销的时效。

3、费用报销频繁,增加出纳人员工作量

对于人员较多、费用报销较为频繁的企业来说,如果费用报销都采取现金支付的方式,出纳人员需要多次往返银行支取现金并按人逐单发放报销款项,这无形中增加了企业的人力和时间成本。

二、利用ERP管理平台,实现费用管理的合理高效

目前,已有很多大中型企业开始使用或正在实施ERP项目,改善企业费用管理的效率。在此过程中,如果将费用申请、费用审批、费用报销支付等集中到统一的ERP管理平台,采取信息化手段集成工作日志、单据审批系统、财务系统、网上银行等,通过一体化管理,则可实现费用管理的合理高效。费用管理实现流程包括如下:

1、通过ERP管理平台,实现费用管理的事前控制

对于需要特别管控的费用,如业务招待费,设置相应的招待费用申请单,并预先设置好控制限额,通过ERP管理平台进行费用提醒和预警。例如,某公司每月招待费用需要控制在销售收入额的5%以内,则如果业务人员当月提交的费用申请金额已达到销售收入额的4%,则系统将自动发出信息提醒当事人及其上级主管,并要求进行费用控制。

3、与网上银行集成,实现费用报销支付自动化

通过ERP管理平台与企业网上银行集成,将已审核的费用报销数据按照标准传输至网上电子银行,实现网上银行批量支付,将报销款支付到员工工资卡,完成支付后,报销人员可在第一时间收到系统发出的报销款到账短信。如果将该工资卡与员工的信用卡绑定,则员工归还信用卡透支款也可自动完成。如此,可以大幅减少出纳人员的工作量,而其便利性也可同时提高员工满意度。

4、与ERP财务模块集成,实现会计凭证自动生成

在ERP管理平台上,可以设置费用支出项目、部门、费用科目之间的对应关系,由系统自动匹配正确的会计科目,通过费用报销单与财务模块的集成接口,将已完成费用报销支付的单据自动生成会计凭证,从而有效提高了会计人员的凭证处理效率,减少会计凭证编制的工作量。

以上通过ERP管理平台实现费用预算控制、单据审批、费用报销支付、会计账务处理的无缝连接,可以极大的提高企业费用管理的效率。