如何做好ERP选型规划

随着大数据时代的到来,我们国家也越来越重视信息化建设,2014年2月份习近平主席亲自担任国家网络安全和信息化小组组长,大力推进信息化建设。顺应局势,企业的信息化建设势在必行。那么,选择一套适合企业发展的ERP系统是做好企业信息化建设的关键,而ERP选型规划是其中的第一步。

曾经,一家企业这么描述ERP选型:“ERP选型就像结婚一样,甚至我们的选型比结婚还要慎重,结婚还可以离婚,而ERP选型一旦选定后是没有退路的。”的确,ERP选型的成功与否,与企业的发展息息相关,万一失败,将给双方造成很大的内伤,无论是企业还是软件厂商都伤不起。

因此,在选型的初期就要做好ERP选型规划。接下来,让我们一起来探讨下如何做好ERP选型规划。

1.ERP选型规划应从企业信息化建设的七大步骤着手做好每一个环节的规划。

一般来讲,企业的信息化建设整个过程有七大步骤,如下所示:

企业信息化建设七大步骤

企业在初期ERP选型规划的时候,就要从这七大步骤着手,做好每一个环节的规划,例如,在第一个步骤“需求收集”的环节,ERP选型规划就可以先规划好每个部门由谁负责收集,谁整理,什么时候提交等等,甚至可以准备一些引导式的问题来帮助各部门做好需求收集。只有这样,才能保证ERP选型规划不会偏离企业信息化建设的核心目标,才能选择到最符合企业应用的ERP系统。

2.ERP选型规划可列明ERP选型过程中的注意要点,以便参考。

以下,我们根据正航24年来的经验总结,整理了一些注意要点提供参考。

1)选择合理的项目选型小组成员,以下角色最好能参与:

a)公司的高层领导 (副总以上):可把握该管理软件的管理思想和自身企业的匹配程度;

b)各主要业务部门领导:负责把握该软件和自身部门需求的适应度;

c)IT部门:负责把握软件的技术和总体的架构合理性,以及未来发展的可扩展性、前瞻性等。

2)软件厂商评估时应侧重以下几个方面:

a)厂商的规模;

b)行业适用性;

c)操作易用性;

d)服务能力;

e)实施特点;

f)价格等。

3)ERP选型过程应尽量安排初访:

a)初步了解软件厂商公司及实力;

b)为了使软件厂商能更好了解企业的流程及需求,同时为了后续软件产品及解决方案能更具有针对性,更好的满足需求,企业可协助提供相关表单方便软件公司顾问了解企业。

4)ERP选型过程应尽量安排售前调研:

通过调研企业可以达到如下目的:

a)评判ERP厂商是否专业,是否有行业经验;

b)有助于ERP软件的选型。

c)调研需要做的准备:

d)合理安排各ERP厂商的调研时间;

e)准备实际数据,如:简单的中长期计划、销售订单、BOM、工艺路线、物料基础信息、采购订单等。

5)ERP选型过程中的产品演示建议以下角色需到场参加:

a)企业高层领导:把握该管理软件的管理思想和自身企业的匹配程度、该合作伙伴的稳定性等;

b)各部门主要负责人:把握该软件和自身部门需求的适应度;

c)各部门操作人员:关注软件操作的简便性;

d)信息部ERP人员:把握该软件的技术和总体的架构合理性,以及未来发展的可扩展性等等。

6)在产品演示过程中,企业需关注以下几点:

a)ERP系统流程是否符合企业作业流程;

b)ERP系统是否可解决企业目前存在的问题;

c)ERP系统是否满足企业管理需求;

d)ERP系统数据处理是否及时、准确;

e)ERP系统操作是否简便;

f)ERP系统数据安全是否有保障等等。

7)在ERP选型过程中尽量排除疑虑,若对软件厂商的解决方案展示有疑虑,需积极与软件厂商顾问沟通,排除异议,修正产品方案。

8)商务谈判需要考虑以下方面的内容:比如:购买的模块,用户数,增加用户的费用,各模块的报价,实施费用,每年维护费用等等。

3.稳扎稳打、循序渐进,是ERP选型规划,乃至整个信息化的重要原则。

企业信息化建设,ERP实施是一个项目,所谓的项目,即在一定的时间内,利用有限的资源来完成一个既定的目标。对于企业来讲,在整个ERP选型,乃至实施的过程,都会有时间、资源的限制,因此企业应该遵循稳扎稳打、循序渐进的原则逐步展开,切不可心急。

4.ERP选型规划时,应充分考虑企业的现状以及战略发展目标。

企业在不同发展阶段的管理深度必将不一样,这将影响着我们要选择一套什么样的ERP系统。例如企业还处在初创期时,有单就接,大家都还在为生存而努力,管理相对是开放松散的,这时候选择的ERP系统只要能满足记录的需求即可,不需要太过于规范以及严格的管理,否则企业用起来只会觉得束手束脚,没有帮助。而当企业进入成长期,这阶段不愁没单,依照企业的战略目标,想走的更远,规模也想不断扩大,这时候的管理重点往往会更偏重于内部控制,以便控制成本,从而提升盈利空间。那么,企业在这阶段做ERP选型规划时,应该要偏向于选择灵活性大的平台化系统,可以随着企业管理的慢慢深化而逐步深化。

曾经有企业说过这么一段话:“ERP选型其实就是选择合作伙伴,就像柔道,我们自己是6段,就不要选择跟9段合作,9段有9段的玩法,我们6段与9段配合,不用还好,一用铁死。

因此,ERP选型规划时,应充分考虑企业的现状以及战略发展目标,这将影响着ERP选型规划的整体方向。

5.ERP选型规划中,应确定合理的考量因素,作为评估依据。

每家企业都是独一无二的,在ERP选型规划中,都应该根据自身的实际状况确定合理的考量因素,以便ERP选型项目小组作为评估的依据。常见的考量因素有以下几个方面:

ERP选型考量因素

各企业可以根据ERP选型规划中设立的目标来确定考量因素以及所占的比重,最好能做成一份评分表,更利于ERP选型项目小组记录以及评估。

做好ERP选型规划是企业信息化成功的第一步,选择了一套适合的ERP系统,就像为企业打造了一艘远洋的航母,能为企业的远行提供保障。