落实食品安全,正航ERP信息系统可以做些什么?

食品安全风暴的信息系统应用

接连爆发的食品安全问题,已造成全国恐慌,知名企业不再为民众所信赖,全民闻油色变,黑心食品流窜全国。「杀头的生意有人做,赔钱的生意没人做。」可是追根究底,问题往往是出在最前头的食材、油品、添加物,无良的企业主毕竟只是占了少数,但是却引起了这么大的食品安全风暴。面对这个危机,正航ERP信息系统可以管理什么,提供甚么样的协助呢?

一、批号管理:详实记录批号,落实内部产销履历管理。
二、核决管理:分层负责、弹性签核,防范舞弊贪赃。
三、销售管理:主动回报通知,快速提出解决方案。

我们针对上述三点,说明企业在面对食品安全风暴的当下,可以利用正航ERP信息系统协助做好危机处理,避免人谋不臧或是舞弊的情事。

建立内部产销履历

为了在发生农产品食品安全事件的时候,要分辨问题产品将其下架以及追查责任,避免波及遵守规定并且合法的农产品及其生产者,推行了农产品产销履历制度。但是针对油品并无相关的透明流程跟检查机制。身为食品加工商或是中间商,我们可以利用正航ERP信息系统中的批号管理,详实记录每一批食材、油品或是其他制品的产销履历。标注批号、有效期限、检验字号、供货商或其上游供货商信息。

图1:产品基本资料

产品基本资料
产品基本资料

除了可以主动提供给消费者或是下游厂商完整的履历信息,二来在爆发食品安全问题时,快速针对问题产品、商品下架,拟定应变措施,回报主管机关,以及后续的补偿相关事宜。

层层控管,弹性签核

图2:核决流程设定

核决流程设定
核决流程设定

除了外部因素外,为了避免内部的舞弊或是人谋不臧等事情,相关采购决策必须结合内控机制,提前防范蓄意或是无心之过,避免造成公司无谓的损失。

一、必要时现地调查,了解产品、生产现况,提供现场信息,及时送呈。
二、主管无法任意抽取尚未送审的文件,径自提供复核,避免舞弊事情。
三、不合理的进货成本与数量,视状况另设核决流程,进一步审慎评估。
四、签核过程与结果详实记录在签核系统内,落实一对一的责任管理。

以上都是核决管理中的签核系统,可减少、防止因为纸本作业上的疏失、时间差或是个人徇私而产生的弊端。

危机处理,快速应变

俗话说「危机就是转机」,面对食品安全危机、问题,企业(主)必须本着商业道德以及负责任的精神来面对。正航ERP信息系统提供了批号管理记录产品履历,核决系统提供了内控机制,另外透过完善的销售信息统计报表,拟定善后方案。

图3:批号管理

批号管理
批号管理

总结

一、生产物料面 :

使用正航ERP信息系统批号管理,做好内部产销履历,确实记录每一批物料来源以及去向。

二、采购内控面 :

采购流程配合内控机制,使用信息核决系统,利用完整的签核流程,提早发现异常以及防止舞弊情事。

三、销售帐款面 :

正航ERP信息系统可协助产出实时、完整的销售明细、帐款报表,以预估营收、损失影响。此外提供必要信息予主管机关备查。

良心企业也必须是责任企业,唯有透过完善的信息系统解决方案,才能在平时防范未然,必要时快速提供整合性信息,以协助拟定应变计划、方案,承担责任、并做好善后事宜,这才是企业长久经营之道。