进出口贸易ERP

进出口贸易

进出口贸易也叫“对外贸易”或“国外贸易”,是指一个国家(地区)与另一个国家(地区)之间的商品和劳务的交换。这种贸易由进口和出口两个部分组成。对运进商品或劳务的国家(地区)来说,就是进口;反之就是出口。综合以上观点,进出口贸易就像国际贸易,各国对外贸易的总和也构成了世界贸易。

多角贸易
多角贸易

进出口贸易管理的意义

各个企业只要与进口和出口贸易作业有关的部分,都须针对相关管理作业加以控管,不但可掌控进出货进度,更可避免生产进度落后,造成严重的客户抱怨及延伸其它不必要问题。在进出口的文件及进度的控管都十分的重要,处理程序上也非常复杂,文件之间的关联、重复性更加重人工处理的错误发生率及效率无法掌握的问题。

藉由进出口贸易管理系统将提供各部门人员方便而且控管功能完整的工具,协助人员能从接单起,至进口到货、L/C赎单等各项作业均能有效管制,也能迅速正确的制作Quotation、S/C、Invoice等报单文件,并能有效管制L/C状况,减少呆账发生机会,有效简化传统手工作业所耗费的时间与人力成本,各项费用也能输入及维护明细,并作为成本分摊依据,包括作业控管、帐务结账、成本计算皆能结合,也可与其它模块系统连接使用,组成完整的企业信息管理系统。

进出口贸易企业常遇困扰

国内进出口贸易商,若内部负责国际贸易的人员在实务上若不使用软件常有文件不易整理,且缺乏审核与把关的困扰,而多数大型专营进出口贸易的公司所使用的软件对一般企业而言又普遍过于昂贵,造成多数企业中微型企业仍以Excel方式做为管理进口作业的主要工具,无形中增添了更多的信息困扰,例如就审核而言,老板总是要copy员工的档案才能看到资料等等。

而一般国内中小型企业在实务执行作业上常有以下困扰:

1.缺乏复核机制,经常填制错误—对企业在进口时造成时间的拖延,甚至遭受海关罚款的处分。

2.运费、保险费填写错误—有些企业在报关过程中,错将运费、保险费的单价写成总价,造成征税的困扰。

3.商品编号填报错误,差错4位数以上,海关判定申报不实。

4.贸易方式填报错误。

5.收货单位所在地填报错误。

6.数据书写错误(付款、运送、包装、保险等数据)。

7.税率计算、汇率换算、成本分摊作业上造成人员的负担及运算困扰。

国际贸易案例流程
进出口贸易业务流程

进出口管理的推动

除专营国际贸易的公司之外,进出口作业通常不是一般公司的营业主项,进口模块特色在于除可解决上述各项问题之外,更内建复核功能、权限控管。在预算充足的状况下,更可搭配订单、库存等模块完成标准系统化;若是专营国际贸易之大型公司,正航信息系统更提供BPM Flow工具,可随时协助企业客制专属的云端跨国平台。

ERP系统为进出口贸易企业所带来的应用

以下针对进出口贸易管理系统的功能,了解系统可提供企业的解决方案。

一、提供完整贸易管理流程

从出口贸易一开始的Quotation、S/C、Invoice、PackingList、P/O、交货通知单以及L/C管理,还有进口贸易相关的代理采购、进口到货、进口退货等作业。完整的流程让企业在控管上也更为方便。

二、正确快速的报价系统

Quotation可协助操作人员在登打此单据时,快速且正确的列出此单据针对每种运送模式(列如:FOB、CIF或CFR等等)的费用以及企业在其他方面还有额外费用的话也可登打在单据的加扣项中,系统也提供Quotation转单至其他单据的功能,让企业在作业上更具效率。

进出口贸易ERP业务流程

国际贸易案例流程
进出口贸易ERP业务流程

三、支持赎单作业/银行还款

提供赎单明细表,以利采购人员核对赎单数据,且产生赎单预计还款状况,方便财务之规划及控制。另外,灵活的银行额度管理,可实时进行信用状余额查询,财会人员不但可针对银行分次还款作业做处理,也方便银行额度的调整。

四、出口押汇与信用状功能

针对企业提供信用状(L/C)的控管,L/C出口押汇及L/C交易明细表,让企业可有效控管L/C的状况。

五、完整的报表系统

系统为了让企业可了解每次出口的利润,提供了S/C以及Invoice两种的销货成本与绩效利润的分析表与统计表,让企业更快速地去获知成本与利润。同时提供各输出单据的明细报表,以了解订单之L/C到单、出货、收款、报价未成交及订单未出货等进度状况;对采购进度也提供管制报表,以方便掌控采购之开状、赎单、到货、付款等进度。