询价采购的采购流程

询价采购主要适用于采购的货物规格、标准统一、货源充足且价格变化幅度小的采购项目,它既能满足采购单位的一些数量不多、金额较小、时间要求紧的采购需求,同时也能有效地节约采购过程的成本。

为了使询价采购能充分体现公开、公平、公正及竞争和效益原则,就物资采购询价程序进行如下建议。

一、询价准备阶段

 1、进行采购计划分析

采购部门在受理使用部门委托的采购计划后,要对使用部门提出的采购计划,从资金、技术、生产、市场等几个方面进行全方位综合分析。

    2、制定采购方案,确定采购货物清单

对经分析、论证后的采购方案,采购部门要会同使用部门及相关技术专工确定最后的采购清单,明确有关技术要求和商务要求。

     3、编写询价单

根据采购清单及有关技术要求编制询价单。询价单主要应包括以下内容:

①询价公告或报价邀请函:包括采购项目简介和内容、报价单位资格要求、报价单位获取询价书的办法及时间、报价时间要求、报价地点、报价方式、联系人及联系方式等。

②采购项目要求:包括采购单位的基本情况、采购项目的详细内容和要求、采购项目清单和相关技术要求、报价单位的资质条件、合同的特殊条款等。

③报价单位须知:包括询价单的主要内容、项目的实施过程和具体要求、对报价单位的要求、报价单的格式及内容、报价方式和时间要求、对报价单评价的方法和原则、确定成交办法及原则、授予合同的办法等。

④报价文件格式:主要包括报价单、报价表、主要设备及服务说明、报价单位的资格证明文件和服务承诺以及相关内容等。

    4、询价单的确认

询价单编制完成后,需送使用部门审核确认,经使用部门负责人及技术专工签字后,方可正式印制。

    5、邀请供应商

按照询价单确定的供应商资格条件和邀请方式,邀请相关供应商前来参与报价,可采用以下2种方法:

①在媒体刊登报价邀请函,广泛邀请有兴趣参与的供应商前来报价。

②在合格供应商信息库中采取随机方式公开选择三家以上符合询价条件的供应商,以送发书面邀请函的办法邀请其前来报价的一种方式。

   6、进行资格预审

对有兴趣参与报价的供应商进行资格预审,主要是对其提交的有关资格证明文件进行审查,包括基本资格审查和专业资格审查等。如从合格供应商信息库中邀请,可不需进行资格预审。

    7、发出询价书

对经过资格审查、符合项目要求的供应商发出询价书。

    8、成立询价小组

询价小组主要负责对各供应商提供的报价按照询价单的规定进行独立评价。询价小组一般由采购部门代表、使用部门代表、技术专工,法律事务、财务部门等方面人员组成。

二、询价及评价阶段

    1、公开报价

各供应商应在规定的时间内向采购部门提交报价文件,报价文件要求为密封报送,一般不应接受传真或电话报价。报价文件提交后,供应商不得对报价文件进行修改。

采购部门应指定专人(二人以上)在报价截止时间前接收报价文件,并妥善保管,严格保密。对在截止时间之后递交的报价应拒绝接收。

采购部门在报价时间截止后,对各供应商提供的报价文件中的报价表进行公开报价,在此之前价格严格保密。

公开报价时应邀请使用部门代表、供应商代表、监督方代表(纪检监察部门)、有关方面的技术专工、询价小组成员和接收报价人员参加公开报价。

  2、询价小组审阅报价文件

询价小组全体成员审阅各供应商的报价文件,主要审查各报价文件的完整性、报价单位资格及资质的符合性等,以判定报价文件的有效性等。

    3、询价小组进行综合评价

询价小组要对各供应商的报价进行综合评价,评价的依据主要是询价单、评价办法和文件及事先制定的评定成交的标准等,并确保公平地对待每一个报价单位提交的报价。

在审阅报价文件及对报价文件进行综合评价过程中,询价小组不得同某一个供应商就其报价进行谈判。

  4、询价小组出具询价结果报告

询价小组应出具询价结果报告。询价结果报告主要包括:询价公告(报价邀请函)发出的日期、方式,响应询价及获取询价书的供应商名单,报价及评价日期和地点,询价小组成员及工作人员名单,报价记录,对报价资格性、符合性的审阅情况,及报价无效的供应商名单及原因说明。