联合量化的医院药剂库存管理模式

医院药剂的库存管理是药剂科日常工作的主要内容之一,直接关系到医院的经济效益和社会效益。在管理中一旦出现流程断点,会影响到整个医疗保障工作的运营效率,欠佳的流程只能提供欠优的服务,要提高工作效率,节约运营成本,就必须树立“精细”的理念。本文结合多年药库管理经验,探索出药库药房联合、量化、动态管理药剂库存的管理模式,从而提高药剂服务质量和效率。

1 概念的理解,思路的改变

   1.1 医院药剂库存量

是指何时何地的药剂库存量,广义指随时抽查库存的数量;狭义指某一特定时刻的库存量。从统计学上看,应该是一个时间段内库存量的平均库存量。笔者根据多年库管经验,医院的全院药剂库存量只有月结时的库存量最低才最有实际意义。本院每月25号做月结,与公司对账付款的金额是以月结时的报表为依据。如果要求控制平时库存量,就会频繁少量购药。这样的缺点是加大了整个药剂管理流程上的工作量,涉及到计划、采购、公司送药、验收、入库、发药等,同时拆零药剂较多,易发生数量差错,包装挤压破坏,批号不符,而且容易造成临床断药,资金还是以月结时统计的金额与公司结帐。所以真正的措施还是控制月结时药库、药房总的库存数。

1.2 零库存

零库存是指尽量减少库存,并不是指储存药剂数量绝对为零,因药剂是治病的,特别是抢救患者,时间就是生命。

    1.3 药剂周转率

单位时间内药剂周转的次数,一年内周转的次数叫年周转率(几次/年)。一月内周转的次数叫月周转率(几次/月)。因为药剂是有效期的,兼顾前面的结帐方式,药剂的月周转率能够达到1-2次是比较合适的。

 1.4 库存周转率

库存周转率=(当月药剂销售额/当月平均库存量)×100%,其中平均库存量需不定时采集当月多点数据计算平均值,药库的库存周转率指标为200%。可能因选点的时间段不同有差别,为了统计数值的可比性,可以明确几个点的平均值。

 1.5 资金周转

月结时药剂库存控制的多少,直接影响资金周转的好坏。

2 联合量化管理的操作

 2.1 适时计划,制订各部门最低库存报警表

适时计划,制订各部门最低库存报警表,这是药剂库存量量化管理首先要考虑的,可以利用电脑程序里现有的最低库存量报警表系统,给每个药剂设定一个最低库存量标准,当药剂库存低于这个设定值时,报警表上可显示这些药剂,只需定时查看报警表。其次,设置最低库存量数据是否恰当是关键之一。本院药库执行双休日,医院每星期二、四定期采购两次药剂;药房天天有人上班,除双休日外,天天可以领到药,但如果药房认真做好领药计划就没必要天天领药。根据这些情况,药房最低库存量报警表的数量应预留缓冲时间(双休日等,约需3d)。药库的最低库存量以全院该品种7d(两次购药间隔时间推算)消耗量为标准设置。假如药房星期五发现某药剂发空了(这种情况很少,除非用药多,因为药房3d量的报警表在前两天就报警了),这时药库最少有7d量的最低库存量满足临床用药需求。等到下星期二计划购药也来得及。这里3d、7d量的库存要随季节的变化和临床使用量变化而作相应比例调整,同时还要考虑公司送药的时间差,如外地公司、送药速度慢的公司,尽量减少零库存。

 2.2 适量计划,确定动态计划量

为了达到合理控制库存、增加资金周转、提高工作效率的目的,药库药房采用了适量的动态计划量。即药库药房的计划数随所处时间段的改变而改变。如果在月初,药房和药库根据最低库存量报警表提示的药剂可以做一个月的药剂计划,如果在循环月的月中报警表所显示的药剂以半个月的常用量为参考购买和领用,如果在循环月的最后几天就以几天常用量为参考。药库做多少天的计划量要查看并扣除掉药房的库存量。在保证当月购买的药剂尽量在当月使用外,应注意以下几种特殊情况:抢救药储备量要备足,大输液品种可放宽,同时考虑数目接近整箱的、价格不贵的、每月使用正常的,以中、大包装购买,因为大包装比小包装好管理,且不易损坏,临床非常用药除保存极少量作为缓冲应用外,可以随用随购。有效期在6个月以内不购买(除抢救药例外)。在制定计划时应充分考虑用药的季节性,以及医生用药的习惯性等原因。

3 医院药剂库存管理的量化考核指标

每月科主任对各部门都有一整套考核指标。具体标准由各医院根据各自的资金状况及人员配备的多少来决定。上面谈到本院药房的最低库存量为3d量,那么每个药房月结时的库存量理论上为本部门销售额的3/30(即10%),药库月结库存量理论上为全院销售额的7/30(即23%),那么月结时全院库存量应为本月销售额的10%+23%(即33%)。由于品种多,部门多,加上其他大输液等特殊品种的库存量稍加放宽外,实际操作中月结时的库存提高到40%-50%就可以运作。同时还要分析滞销药剂,报损药剂的品种、数量、金额的合理性,药剂的帐物相符率,公司药剂质量及断缺货情况的频率及原因。

4 联合量化管理的注意点

    4.1 提高人员素质

整个药剂管理的操作,首先要有领导的支持,其次要有同事的配合,要加强相关业务培训和学习,不断提高药库管理人员的素质,使医院药剂管理更加完善。

    4.2 操作流程中的信息互通

药库仓库是各种药剂信息的交汇之地,其中有来自临床的药剂需求信息,有来自药剂供货单位信息和市场的药剂信息,还有仓库的库存药剂信息等,对这些交汇的药剂信息进行妥善处理,保持信息的畅通。药剂科各部门也要加强信息沟通,以便相互调剂药剂,避免断货、积压、过期报废。平时药库可分别查询药库药房和临床科室领药情况及药剂入库和出库量,按任意时间段进行查询,统计分析等,这有利于定期对各种药剂进行动态监控,发现问题及时处理。

    4.3 制定常规工作制度

每月月结后各部门打印2个月滞销的药剂报表,9个的效期报警表,药剂的报损表。药房、药库相互间交换报表,以便了解全院药剂的周转情况,有些滞销药剂如果部门间可以调拨的就调拨,不好调拨的由药库分析原因,告知临床,跟公司联系作退货处理,以免积压,过期浪费,保证全院的药剂管理处于良性循环。

5 讨论

医院药剂的库存管理是一门实践性较强的管理科学,根本原则是在相应的电脑软件基础上运用一定数学量化管理方法,完善各环节的管理措施,降低不合理库存量,保证医院临床药剂供应水平达到一个较高水平,从而提高医院的社会效益和经济效益。