库存管理标准化的内涵和作用

 库存管理的范畴

存货是为适应供给与需求之间的变动和不确定性而产生的。它一方面作为原材料的“蓄水池”保证了生产的延续和进行,另一方面又作为销售的“缓冲器”确保了销售变动时的货品供应,从而获取规模经济利益。高效率、标准化的库存管理也是物流服务型企业业务流程的一项重要环节。库存管理由一系列流程所组成,主要有:

(1)入库管理。这是库存管理的起始环节,具体的环节包括信息的输入、入库单和入库发票的填制、人库物品数量和质量的检查以及入库物品的堆码存放等。需要注意的是,物品的入库管理不是以简单的摆放完毕为目的,而是要从此环节开始,做好物品的信息收集和跟踪管理。

(2)出库管理。包括信息的输入、出库单和销售发票的开制、出库物品数量和质量的检验、货物的提取、清点提交等。与入库管理类似,物品的出库管理也不是以简单的出库行为为结束,而是要做好信息的及时反馈与跟踪,做到物流与信息流的协调一致。

(3)库存汇总。包括库存期间数量和质量的跟踪管理、期末的汇总报表等。这是期间库存管理的阶段性总结,也是库存物品清点的重要环节。阶段性的库存汇总是掌握库存总体变化的重要步骤。

(4)库存绩效评估。这是对库存管理结果和水平的阶段性总结、反馈。包括期间库存管理的效率、效果评估、库存管理人员素质和管理水平的评估、库存物品保管状况的评估等。

    库存管理与标准化的关系

信息化的快速发展,提升了物流业的现代化水平,目前在推行物流系统标准化的过程中,正逐步实现运输集装箱化和全程托盘化。以第三方物流、供应商库存管理、大规模定制等为特征的新型物流体系正在加速建立,库存管理也借此具有了更高的要求和评价标准。而标准化的导入,是库存管理达到信息化水平和规范化发展的必然。一套标准化的库存管理,不仅能够极大地提高物流效率,降低库存成本压力,还可以为生产和流通提供最大程度上的便利。越来越多的企业以标准化为手段,致力于提高库存管理水平和效率,使得物料在供应链中的流动更加快捷和有效。DELL公司的“零库存”管理模式,沃尔玛的信息化库存管理系统等都是标准化库存管理的典范。标准化是库存管理的核心,是现代企业管理的基石,企业正将标准化的库存管理作为其改进的目标和发展方向。

    库存管理标准化的内涵

库存管理标准化是指以实现最优化库存管理为目标,制定并实施一系列标准化的入库、出库、库存汇总、库存绩效评估等流程,研究库存管理各个分系统中的操作标准与其他物流环节的配合性,谋求与物流大系统标准的统一,以库存管理为节点,提高物流流程的整体效率。

在ISO现有与物流相关的约2000条标准中,仓储类标准占93条。发达国家也十分重视库存管理的标准化,日本工业标准(JIS)体系中,与物流相关的标准约有400条,其中仓储类占38条;美国1200余条物流标准中,仓储类多达487条;英国的2500条物流标准中,仓储类占400条;德国的248条物流标准中,仓储类达500条。随着物流业在我国迅速发展,我国在物流标准化的推进方面也取得了一定的进展,发布了一系列国家标准,促进了我国物流业的健康协调发展。其中《物流术语》成为发展物流业的基础性标准,《数码仓库应用系统规范》成为仓储业务应用网络信息技术和自动化技术的标准,推动了库存管理标准化的发展。

库存管理标准化的作用

   库存管理标准化构筑了库存管理的信息化平台

在现代物流体系中,信息系统的建立至关重要。对库存管理来说,标准化的信息平台是库存管理规范化和效率提升的前提和基础。随着信息技术的发展,特别是标准化领域中电子数据交换(Electronic Data Interchange,EDI)系统、无线射频识别技术(Radio Frequency Identification,RFID)等的发展使计算机处理库存数据成为现实,并带来了库存管理的“无纸化”革命。

   库存管理标准化保证了库存管理的高效运作

标准化作为一种手段的实施,其目的就是保证流程的规范化和高效率,消除供应链系统中的“牛鞭效应(Bullwhip Effect)”。没有标准化作为支撑的库存管理体系,往往带来管理的混乱和低效,延滞物流系统的运作,影响企业的盈利。当前很多中小企业对库存管理标准化工作重视不够,一方面没有信息化的平台处理系统,另一方面在库存管理规范方面随意性很强,因此库存管理往往错误百出,损失巨大。

 库存管理标准化有助于物流流程的无缝连接

库存管理作为采购与生产、制造与销售之间的重要结点,在整个物流系统中具有承上启下的关键作用。一套标准化的库存管理流程,特别是在企业整个物流系统中具有标准兼容性的标准化库存管理流程,能大大增强库存管理的科学性和操作性,有助于物流体系中各个流程之间的衔接。

    库存管理标准化增强了企业间数据交换的便利程度

由于库存管理不仅关系到企业的内部管理和生产问题,还涉及到了企业的对外采购、销售等经济行为,这就不可避免地带来了结算和清点库存物品的标准问题。相关企业间完全可以建立基于相同平台的标准化库存管理体系,这就在很大程度上增强了企业间数据交换的便利程度,有利于库存管理数据的核查与交换。