企业采购与计划管理存在问题的原因

采购与计划管理是现代企业管理的基本活动,采购的目标是以合理的价格、适合的数量,在准确的时间将物料发送到正确的地点,计划的任务是在已知计划期内,根据每一时段的需求预测量,以最小化生产计划期内的成本为目标,确定该时段内各期的产量、库存量和劳动力水平。

采购和计划活动虽然各自的目标不同,但是都统一于企业的整体目标,因此在管理实践中应该对两者协调管理,单独强调其中一项管理活动而忽视两者之间的联系是没有意义的。我国企业在日常的采购与计划管理中仍然存在一些问题,其结果表现为一方面,当市场热销时,产品的库存不足无法满足客户的需求,于是生产部门加班加点。另一方面,当市场萧条时,产品和原料库存大量积压,生产部门生产出大量库存。

问题存在的原因有:

1.需求预测的不确定性

计划部门往往根据预测的需求制定生产计划和采购计划,未来的市场需求是计划过程的重要输入,如果需求的估计过多,可能造成产品的库存积压,相反,可能引起客户服务水平的降低,在实际情况下,企业常常根据产品的历史销售数据估计未来的需求,而很多企业的信息化起步低,基础数据不够,无法准确预测,另一方面,市场的不确定性又加重了预测的难度,这些不确定性给计划增添了复杂性.

2.采购的提前期较长

如果不存在采购提前期的问题,企业的预测工作就简单多了,但是现实中,许多零部件的采购需要通过国际采购完成,而且物料价值高,通常我国企业进行国际采购的提前期为两个月,即目前产品的零部件是两个月前采购完成的,而离市场时间越长,产品的预测就越不准确,生产的风险就越大。

3.MRP系统的参数设置问题

MRP的核心是物料需求计划MRP。运用MRP的结果,一方面是生产计划的加工订单;另一方面就是生产建议的采购单。MRP系统根据所有材料的计划订单发出(POR)生产请购、生产建议表,经申请部门人员确认或修正这些需求后以请购单的形式传给采购部门,采购部门选择出合适的供应商后向供应商发出定购单。这些输出结果的精确性受到输入数据的影响,因此系统的参数设置是很重要的。

4.安全库存计算的不准确

安全库存对于企业满足一定的客户服务水平是重要的,在企业产品供应上起到缓冲的作用,企业往往根据自身的客户服务水平和库存成本的权衡设置安全库存水平。而在现实情况下,企业的安全库存往往起不到应有的作用,当市场销售繁荣时,根本就没有库存保证供应,缺货水平很高,而在市场萧条时,安全库存显得多余。这主要源于预测的不准确

5.采购部门与生产部门的沟通

一方面生产部门会在短期计划中有意提高短期生产量,主要是考虑到未来需求的不确定性,结果会导致多余的物料进入生产环节,生产出多余的产品,而MRP系统并不把这部分产品作为安全库存,库存成本较高;另一方面当采购部门知道这种情况时,由于降低库存的压力就会重新考虑MRP系统的物料采购,生产部门会发现他们需要的物料不够多,这样导致了两个部门之间的冲突。   6.生产与销售部门的矛盾

企业的市场部门通常会在每年年初向生产计划部门提供当年的销售计划,然后再在每个月根据市场的实际销售情况对原先计划进行调整,但是市场部门和计划部门的出发点不同,市场部门往往偏重于其要实现的销售目标,不能准确反映市场需求,计划部门若按市场部门的指导进行决策在实践中可能会出现问题。