企业协同办公的变革

企业协同办公系统,有些人叫协同OA,也有人叫企业门户,其最早来源于20世纪80年代初的OA软件。当时人们将实现文字处理等简单的单机办公自动化软件称之为OA。随着信息化的不断深入,网络及通讯技术的高速发展,OA也逐步演变为协同OA或叫企业协同办公系统,让人们从简单的单机办公走向协同办公、知识分享的工作方式。最近几年,企业协同办公系统更是成为企业内部信息化的入口,与企业内部的其他系统如ERP系统集成、协调运作,相互共享数据,极大提高了企业运行效率和决策水平。但也出现了新的变化和发展。

企业协同办公系统是一个办公平台,具有日程管理、审批流管理、行政办公管理等基础功能:

1.日程管理:有些企业协同办公系统叫日历、时间管理等等。通过此功能,对使用者的日程进行全方位的管理,根据使用者的需求及时提醒,让你不至于因为忘记重要的会议或事项而造成不必要的损失。

2.审批流管理:这是协同办公系统的最重要功能之一。是提高企业执行与审批效率的重要功能。

3.行政办公管理:实现事务的规范化处理和流转。如机关事业单位,这些单位对于公文有着规范的格式及流转规则。通过行政办公管理中的收文管理和发文管理等功能。加快公文的流转速度,减少了公文的审批时间,提高机关事业单位的办事效率。

4.办公工具:包括一些办公中常用的工具,如办公便笺、调查问卷、万年历等。

企业协同办公系统也是一个协同管理平台,实现企业内部各团队的协同合作,具有沟通工具、项目管理、知识管理等功能。

1.沟通工具:企业内部即时通讯,已成为办公软件的必备功能之一。沟通不仅限于团队成员之间的信息传达通讯,也必须保证沟通的时效性、完整性和有效性。

2.知识管理:是企业实现知识继承和传递的一个重要功能。通过此功能,企业人员进行知识的共享、学习、累积,从而提升整个企业的创新水平和竞争力。

3.项目管理:通过此功能,可以让项目组的各成员协同、管理更为方便、有效、轻松和快捷,极大提高项目组的工作效率和质量,确保项目按时保质高效完成。

4.企业内部微博:是企业内部人员进行话题交流、话题评论、活动关注的一个平台。为企业内部的人文管理、信息交流提供一个有效的场所,使企业员工能及时感知企业的文化理念、发展动态及员工间的互助互爱精神。

近几年来,随着移动应用的高度普及,云概念和大数据技术的迅猛发展,企业协同办公迎来了新一轮的变革。主要表现在以下几个方面:

1.云OA:目前在国内,真正做云OA的厂商还很少,云OA的市场占有率也不超过5%。但云OA所具有的初始投入低、快速实施、功能灵活、投资风险低等优势,正逐步为中小企业所认识。可以预见的未来,云OA会随着人们认识的深入,逐步建立起自已的一片天地。

2.大数据分析运用:传统的企业协同办公系统强调的是如何提高企业执行效率,很少会提及数据分析应用。随着近年来大数据分析技术的推广及成熟应用,企业协同办公系统中大量的过程化数据,如消息、文件、图片、审批流信息、企业微博和项目信息等等,这些数据对企业来说是一个庞大的“宝藏”,通过对这些数据分析,可以让企业在人文管理及执行效率上获得更多有益的信息。

3.移动协同办公:现代移动技术发展非常快速,特别是3G、4G技术的发展,给移动应用插上了飞跃的翅膀。短短几年,国内的移动应用普及化程度已相当高。而作为企业协同办公系统,人们已不再局限于手机短信提醒和审核等简单的移动应用,需要有更全面化的移动协同办公应用,移动协同办公也必然会成会未来的一个主流应用模式。

4.OA与管理系统整合:早期的OA,与企业的其他系统之间无法进行数据共享使用,无集成应用,企业内部的各个系统形成一个个信息孤岛,影响企业运作及效率,以及决策分析。随着现代企业竞争的白热化,必然要求企业的决策和执行更加快速有效,而企业协同办公系统作为企业门户,必须要具有整合整个企业相关系统的能力,必须要做到真正的企业全资源的协同与管理,只有这样,才能真正实现企业数字化、知识化、虚拟化。

5.更注重知识的传递与驱动:三百多年前,英国著名的哲学家培根曾经说过”知识就是力量”,无数的事实也证明了这一观点。知识作为企业一种无形财富,只有不断的继承与传递,才能让企业保持足够强大的竞争力,才能拥有源源不断的创新力。作为企业门户的企业协同办公系统,知识管理必须是其一个非常重要的内容,通过其在企业内部建立起知识继承和传递的快速便捷通道,让企业相关人员能够获取合适的知识,充分发掘和释放他们的潜能,才能不断提升整个企业的竞争力、创新力和凝聚力。

总之,企业协同办公系统在企业信息化过程中的重要作用,已经逐渐被广大企业所认识。而新技术的发展和信息化的高度深化,也要求企业协同办公系统必须完成自我的变革,必须从纯粹的管理工具,演变为一个更智能化,具有决策与整合能力的真正企业门户。