企业协同办公管理难点及解决方案

企业在协同办公工作中一般存在以下几大管理难点:

1、企业各部门间缺乏有效的沟通,形成信息孤岛。

日常上班过程中,同事经常需要交流一些信息,如建议、想法或心得等,想将沟通过程保留下来,却缺少一个好的工具来记录;

各应用系统相对孤立。如ERP是一套系统,协同办公又是一套系统,单据需要领导审批,通知人需要将相关单据编号复制出来再发消息,麻烦易出错;审核人看到单据编号后,需要再到系统中查找相关单据费时且麻烦。

2、工作监控,监督困难。

办公室的每个员工每天都在忙,但是领导交代的事却迟迟没有结果,想帮助下属却不知从何下手;

业务员经常在外面跑,但业务动态进展难以监控,缺少多层次沟通平台。

3、协同工作效率低。

企业人员提交审批申请后,往往会觉得没下文了,想去问又不知道问谁,导致一个审批流程跑下来需要一个星期,有时审批周期长达半个月之久。试想如果生产线急需一批原料,但采购部门申请费用时审批周期这么长将会是一个什么样的后果。

对于上述的管理难点,正航提供的协同办公管理解决方案:

1、对于加强各部门缺乏有效的沟通,正航提供IM企业沟通平台及公告管理平台。

(1)IM企业沟通平台

为了让员工在日常工作中有良好的沟通渠道,正航提供了IM企业沟通平台,功能类似于内部版的QQ或MSN。通过IM可以直接跟集团公司下的任何人员进行沟通,如图:

此外,通过IM还可以将ERP系统中的任何单据直接发送给对方,省去对方查找单据之苦,如果他当前不在线,等他上线时系统会提示给他。

(2)公告管理平台

公告管理平台统一发布公司公告,且对公告进行分类,查找方便。如:人事任命类,考勤制度类、市场政策公告、产品技术公告等。

2、对于工作监督困难,正航提供日程管理,工作时间表及工作总结表来记录员工工作的详细信息及需要协助的事项。

工作总结表详细记录员工某个时间段的工作内容,开展较好的或需改善的工作。此单据总结人保存后,系统会智能推送给其对应的部门主管审核,部门主管就可以清楚地了解到他的下属的工作及需协助的事项。

填写工作时间表后,系统自动按天统计人员提交的情况。

3、对于单据审批周期长且无法跟踪的问题,正航提供了FLOW流程审批,简单易用,图形化流程设置。通过正航FLOW,可以很清楚地看到当前审批的进度及每层审批人员的意见。

当然,以上只是正航协同办公管理解决方案的一部分,但对于帮助企业解决协同办公难点将会起到促进沟通、优化流程、高效协同的管理效益。