PDCA循环于ERP的应用

随着企业对于市场需求快速变化,在公司经营的方向和策略需要快速应变的情况下,越来越多的企业,藉由企业信息化建置能提供正确而快速的信息沟通能力。在企业信息化建置过程中,信息快速传递的需求,可由导入ERP系统来满足。但,如何在茫茫的数据大海中取得对企业营运有帮助的信息呢?此时就必需靠企业本身的良好管理能力来运作。

中小企业信息化步骤

企业管理的好方法不胜枚举,其中PDCA循环在企业信息化建置就是一个简单而有效的管理方法。PDCA循环也称作戴明循环,由美国质量管理专家爱德华兹‧戴明(Edwards Deming)提出,目前已被广泛运用在各种质量控制管理及改善中。

PDCA是分别取循环中四项工作的英文第一个字母组成的简称,这四项工作的流程依序是:计划P (Planing)、执行D (Do)、查核C (Check)、对策A (Action)。下达对策通常会启动另一个计划,开始新的PDCA,故为循环。

PDCA循环于ERP的应用,可对应至企业各层级的管理方法上,并在PDCA每个阶段都要以单据和报表,来制定目标、记录结果及验证。以下将说明各阶段的目的及工作内容,并简单列举PDCA各个阶段在采购管理的应用范例,来作说明。

1.计划P:制定执行的目标。

从需求计划开始就必须明确订出目标,才能当作判定执行D完成与否的标准,通常会以客户的需求或公司的营运目标来制订计划。计划通常会一并订定执行的时间,以计划期间内收集的执行数据样本来查核C。

Ex. 采购管理的计划P,如<采购订单>及<质量检验标准>。

1.1.<采购订单>明确订出物料需求数量及预计交期,两个目标作为目标。

1.2.<质量检验标准>明确订出物料验收的质量目标。

计划P:制定执行的目标

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2.执行D:记录执行的内容。

所有已制定目标的工作执行时,需忠实而明确的记录相关执行的细节内容,并包含人、时、地、事、物等信息,供后续查核C作业快速了解执行的情况。

Ex. 采购管理的执行D,如<收货单>及<质量检验单>。

2.1.<收货单>记录厂商交货时间。

2.2.<质量检验单>记录厂商交货合格的数量。

3.查核C:比对目标和执行的差异。

当收集数据到达一定的可参考规模,或计划期间执行数据收集完毕后,便可依计划P做为标准,对执行D的记录作查核C;如果执行情况不合格,则需由责任单位提出对策A改善;如果执行情况合格,则可结案或由高层单位对策A调整目标,提出新的改善计划。

Ex. 采购管理的查核C,如<采购验收报告>

3.1.查核结果1:厂商交货准时且质量检验合格,合格。

3.2.查核结果2:厂商交货不准时但质量检验合格,不合格。

3.3.查核结果3:厂商交货准时但质量检验不合格,不合格。

3.4.查核结果4:厂商交货不准时且质量检验不合格,不合格。

查核C:比对目标和执行的差异

比对目标和执行的差异
比对目标和执行的差异

4.对策A:依查核结果重新制定改善办法。

依查核C结果判断合格与否,再针对不合格的项目来下对策;或者依查核C结果重新修订计划目标;最后依对策或修订计划来重新启动新的PDCA循环,持续进行企业改善计划。

Ex. 采购管理的对策A,如制订<供货商评选计划>,又是另一个PDCA开始了…

<采购验收报告>查核结果:合格

4.1.对策1:结案。

4.2.对策2:压缩厂商交货期限以降低采购周期,并重启计划评估成效。

4.3.对策3:提高质量检验标准以获得更好的质量,并重启计划评估成效。

<采购验收报告>查核结果:不合格

 

4.4.对策4:对不准时的厂商发出警告,并持续追踪,重启计划评估成效。

4.5.对策5:跟质量不合格的厂商签订采购合约明定罚责,以降低采购失败风险,并重启计划评估成效。

4.6.对策6:寻找替代厂商进行供货商评选,并重启计划评估成效。

以上简单例举PDCA循环于ERP采购管理的应用,当然企业流程并非如此单纯,但透过PDCA循环的管理手法,可适用在企业中大大小小的作业流程管理之中。

比如说在新产品开发上很讲究给客户的交期,但偏偏公司的交期硬是比别人久,召集销售部、研发部、采购部、生产部开会检讨,销售部推说生产进度慢,生产部推说采购进货慢,采购部推说厂商交货来不及、交货质量有问题…最后,结论往往是厂商的问题,因为…谁叫厂商没来开会嘛!

导入ERP后运用PDCA的管理方法

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导入ERP后,我们可以运用PDCA的管理方法,寻找改善新产品开发时程的对策:

1.制定新产品开发周期计划P,指定从客户提出需求开始到出货的预计时间。

2.并分段记录流程中,各(责任部门)执行D单据的实际完成时间:研发需求单、(研发部/客户)样品确认单、(研发部) BOM表、(采购部) 采购验收单、(生产部) 生产入库单、(销售部) 销售出货单。

3.此时可以分段查核C的方式,以各段运行时间周期的长短来判断,寻找出最可能有问题,且进行改善将最能见效的一个(或数个)作业阶段。

4.提请相应责任部门进行改善对策A,制定责任部门改善计划,以启动另一个PDCA循环进行改善。

如此即可发现真正有问题的作业阶段,并实时下对策加以改善,达事半功倍之效。

导入ERP后运用PDCA的管理方法

帮企业发现关键问题的管理方法

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其实在一般企业管理中,大多已经都有计划P和执行D的观念及实务作业,如销售订单和出货单、采购订单和验收单、生产制令和入库单;缺的是系统化的查核C,无法正确的下达对策A,而导致管理成效不彰;好的查核管理,能引导出正确的对策,进而达到企业改造的成效。

PDCA循环,是能帮企业发现关键问题的管理方法;透过ERP系统,更能加速改善关键问题的时效。PDCA循环于ERP的应用,绝对是针对企业问题改善,加以对症下药的一帖特效药。