企业采购管理的问题及解决方案

一、采购管理之前言篇:

1.什么是采购管理

企业为了完成销售计划,从符合要求的供应商那,得到符合要求的产品的过程。

2.采购管理流程

采购计划、采购订单、发票校验、交易管理、采购合同。

3.采购管理职能

第一,保障供应。采购管理首要任务,就是要提供整个企业的物品供应,保障企业能正常经营。

第二,供应链管理。现在社会,企业和企业之间的竞争其实就是供应链之间的竞争。企业顺利及稳定的经营,离不开供应商的支持和配合。只有供应商都形成一个供应链系统,采购工作才能高效的进行;企业中采购管理部门往往是最经常和供应商接触,也只有他们最有机会通过采购过程,和供应商建立起关系,从而建立起供应链。

二、采购管理之企业篇:

1.传统采购模式的主要特点:

第一,为了解决库存去采购,价格往往是采购的重点;

第二,质量都是事后控制,对供应商没有一个有效评价与管理;

第三,企业和供应商之间平时缺少沟通交流,合作往往都是短期的;

第四,跟不上市场需求的快速变化,采购效率比较低,成本高;

第五,采购部门与企业其他需求部门没有密切有效的沟通,影响整体采购协调性。

  1. 采购管理误区:

第一,“货比三家”

很多企业高层要求采购人员在汇报采购方案时至少要有3家供应商的报价,在审批的过程中高层只是简单了解下这几家供应商的基本情况,最后看下这几家的报价情况,通常选价格最低的那一家。但这样就容易出现一些问题。如:这3家供应商是怎样选出来的?有没有中间代理商?每次入围供应商是不是都不一样?价格有没有猫腻?企业可能为了防止这些情况出现,会要求采购人员只提供报价不能参与评论,但这样还是没有解决问题,问题还是存在,还屏蔽了一些有用的决策信息,也降低了采购人员的责任风险。要解决这类问题,建议可以给采购人员的询价定一个范围,这个价格范围可以由高层直接决定,也可以由企业多个部门的负责人一起决定。采购人员不能超出这个价格范围,并要对每次采购过程提供的信息负责。

第二,“招标”

招标通常给人感觉很公平公正,很多企业高层也认为用招标的方式,可以解决采购过程中的很多问题。但招标也不是什么问题都可以解决。如:这次采购为什么要招标?什么情况下该招标?是不是有更好的采购方式?常用的采购方式有:招标采购、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。运用好各种采购方式,有助于实现采购过程的优化和管理。

第三:资料保存好,采购信息就可以留下来

很多企业负责人其实意识到了采购管理的问题,但就是一时不知道怎么改进,往往要求采购部门把采购相关信息保存起来,等到条件成熟的时候再拿出来分析和改善。但在这些保存的信息中,有多少信息是对企业有用的。比如,采购人员把不同类型的物品打包询价,每次打包的方法和数量都不一样,导致企业高层在决策的时候还是不能从提供的信息中判断采购价格的高低。

三、采购管理之解决方案篇:

1.采购管理原则:

第一,建立完善的供应商评审体系:对供应商资质、评审流程、评审方法等都要作出明确的规定。

第二,各流程的梳理及制定,如:采购流程、价格审核流程、验收流程、付款结算流程。

第三,完善采购人员的培训制度,让采购过程高效进行。

第四,价格的审核要让企业各个负责人共同签字才能生效。

第五,完善样品的确认制度,让多个部门及人员参与进来。

第六,不定期的组织相关部门监督采购过程,规范采购人员的行为。

第七,对优秀的采购人员进行奖励。

第八,加强开发性价比更高的代替物品。

2.采购管理要点:

第一,供应商资质。这点对大企业很重要,因为供应商稳定的供应能力对企业的稳定经营具有关键性的作用,所以往往这部分的企业会把合格的供应商的相关信息都保存起来,后续采购优先选择这些供应商。

第二,采购价格。采购价格的高低,直接影响企业经营成本的高低。所以企业一般会有一个制定采购物品价格上限的小组,小组里面的人一般是公司高层及各部门的负责人一起组成。

第三,付款方式。采购人员要想办法争取最优的付款方式。

第四,数量核查。每次接收的物品都要由检验部门核对数量。

第五,质量核查。每次接收的物品也都要由质检部门检验质量。