如何加强对采购成本的管理和控制

1、增强物流采购总成本的意识,加强采购成本核算

采购成本的高低对物流成本的高低有重要的影响,降低物流采购成本给企业、行业和社会带来明显的经济效益。为此,总部采购部门应该想方设法降低商品采购过程中的各项费用支出,增强采购总成本意识。与采购相关的各部门加强协作,采购组织之间要实行信息共享,根据企业实际情况,因地制宜地采取集中化采购(规模采购)、分散化采购和混合采购模式和国际化和本土化相结合的采购策略;优化采购流程,加强采购活动事前、事中和事后的控制;采购人员讲究职业道德,树立供应链管理思想,在执行采购中最大限度的节约成本,不仅要考虑到价格因素,还要了解供应链各个环节的操作,明确采购在各个环节中的不同特点、作用及意义等。

加强对物流采购成本的核算和控制。物流采购成本核算的基础是物流采购成本的计算,物流采购成本计算的难点在于缺乏充分反映物流采购成本的数据,物流采购成本数据很难从财务会计的数据中剥离出来。因此,要准确计算物流采购成本,首先要做好基础数据的整理工作。现在,解决这个问题的途径是采用近年来日益受到重视的物流作业成本法(物流ABC-Activity-Based Costing)。ABC这在美国施乐公司和惠普公司早已盛行多年。可以将间接成本依照在某一产品上所支持花费的时间很正确地作一配置,有别于传统会计作业将间接成本平均分摊的做法。它可以让管理层清楚地了解间接成本分配状况,并易于分析成本分配是否合理。可是,分析的过度细致也可能导致多头马车,越想全面控制越抓不到重点。因此,适当地进行一些分析,找出关键成本所在是绝对必要的。

2、建立和完善采购制度

采购工作涉及面广,并且主要是和外界打交道,如果企业不制定严格的采购制度和程式,不仅采购工作无章可依,还会给采购人员提供暗箱操作的温床。为此,做好采购成本控制的基础工作:

①建立严格的采购制度。严格的采购制度能规范企业的采购活动、提高效率、杜绝部门之间扯皮,还能预防采购人员的不良行为。采购制度应规定物料采购的申请、授权人的批准许可权、物料采购的流程、相关部门(特别是财务部门)的责任和关系、各种材料采购的规定和方式、报价和价格审批等。

②建立供应商档案和准入制度。对企业的正式供应商要建立档案,供应商档案除有编号、详细联系方式和地址外,还应有付款条款、交货条款、交货期限、品质评级、银行账号等,每一个供应商档案应经严格的审核才能归档。企业的采购必须在已归档的供应商中进行,供应商档案应定期或不定期地更新,并有专人管理。同时要建立供应商准入制度。

③建立价格档案和价格评价体系。企业采购部门要对所有采购材料建立价格档案,对每一批采购物品的报价,应首先与归档的材料价格进行比较,分析价格差异的原因。如无特殊原因,原则上采购的价格不能超过档案中的价格水平,否则要做出详细的说明。对于重点材料的价格,要建立价格评价体系,由公司有关部门组成价格评价组,定期收集有关的供应价格资讯,来分析、评价现有的价格水平,并对归档的价格档案进行评价和更新。这种评议视情况可一季度或半年进行一次。

④建立材料的标准采购价格,对采购人员根据工作业绩进行奖惩。财务部对所重点监控的材料应根据市场的变化和产品标准成本定期定出标准采购价格,促使采购人员积极寻找货源,货比三家,不断地降低采购价格。标准采购价格亦可与价格评价体系结合起来进行,并提出奖惩措施,对完成降低公司采购成本任务的采购人员进行奖励,对没有完成采购成本下降任务的采购人员,分析原因,确定对其惩罚的措施。

3、实行供应链采购协同,用战略成本管理来指导采购成本控制

在今天,“企业竞争由单个企业间竞争转变到供应链与供应链之间竞争”。作为供应链流程一个环节的采购,对采购成本的管理也应从供应链成本的管理出发。采购的原则就是一切从供应链的成本角度出发,处理好与供应商的关系。供应商的成本也是总成本的一部分,不论这一运输费用谁来出,总是客观存在、并会打进总成本的。因此,要求本地化的采购比例要越来越多,只有这样供应商和采购商的整体竞争力才能得到加强。采购商要从长远出发,多考虑整个供应链的成本。让供应商赚到足够的利润,才会有长远的合作关系。

在以前,采购管理只是过多强调公司内部的努力,而要真正做到对采购成本的全面控制,仅靠自己内部的努力是不够的,应该对供应商的成本状况有所了解,只有这样,才能在价格谈判中占主动地位。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后,可安排一些使自己在价格上有利的谈判,并尽可能加强沟通和联系,即与供应商一起寻求降低大宗材料成本的途径,从而降低自己企业的材料成本。进行这种谈判,要始终争取“双赢”的局面。同时,对竞争对手进行分析,目的是要明确我方与竞争对手相比的成本态势如何。我们的优势在哪里,对手的优势在哪里,优势和劣势的根源是什么,是源自于我们与竞争对手战略上的差异,还是源自于各自所处的不同环境,或是企业内部结构、技术、管理等一系列原因。然后从消除劣势,保持优势入手,制定在竞争中战胜对手的策略。通过对竞争对手的分析,找到努力的方向,在竞争中保持先机。

随着经济的发展和国际贸易的日渐频繁,我国企业的采购方式也在迅速向多元化方向发展,目前最明显的趋势就是全球化采购与本土化采购相结合。采购管理者除了全面负责公司采购部门的日常管理与运作外,对采购的管理也从商品扩大到外部资源及供应商的管理范围,要针对供应链各个环节的采购工作予以合理的实施。

采购活动对于企业来说是一项很重要的行为和活动,采购过程中的任何一个环节出现偏差,都会影响到采购预期目标的实现。为了更好地实现企业的采购目标,企业应该规范采购业务流程和采购人员行为,实行采购绩效评估制度,与供应商保持长期供需双赢的伙伴关系,加强采购成本的科学管理,全面改善和大力提升企业物流采购供应链管理水平,以降低采购成本。