如何运用人事管理系统提升HR的招聘管理效率

HR们也许会有这样的经历:在公司主管会议上,老板问A部门,这个月产品质量为什么这么差?A部门主管诉苦道,部门月初离职5人,提出人力需求至今一直没招到人;老板问B部门,这个月销售业绩为什么没达标?B部门主管看了一下HR说,连续招聘的几个业务员试用期不到就都离职了……老板看了你一眼,小声说,都是人的问题,是怎么回事呢?你回到部门,发现招聘人员都没闲着,他们不停地打电话、安排面试、与候选人电话沟通、录入资料。你就纳闷了,团队成员都这么忙,为什么招聘任务还完成不了呢?

这就是招聘效率的问题。众所周知,人才资源是当今社会最重要的资源,企业要成长壮大,靠的就是人才。如何做好招聘工作并为企业招聘到合适的人才,已成为HR工作的重中之重。那么,信息化时代的招聘应该如何操作才能提高招聘效率呢?答案是,我们需要引进一套适合企业的人事管理系统——招聘管理系统。

与传统招聘模式不同,互联网时代是一个高度信息化的共享空间,企业招聘可以整合多种渠道信息,提升企业各个部门和HR职能部门的沟通、协作,提高招聘效率,并极大地降低招聘成本。笔者主要从招聘职位管理、招聘渠道管理、简历库管理、面试管理、入职管理、报表管理几个方面,阐述运用人事管理系统提升HR的招聘管理效率。

1.招聘职位管理

业务部门通过人事管理系统招聘管理模块提出人力需求(或企业自有的人力申请流程)经审核完毕后,HR可通过招聘系统一键发布到多个招聘网站。对于职缺岗位,系统有定期提醒功能,包括该岗位的招聘周期等信息,以便及时作出策略调整。

2.招聘渠道管理

建立企业专属招聘网站,在应聘者浏览企业网站的时候,可以直接从人才招聘窗口进入,浏览招聘信息并投递简历,或者也可按网站提供的应聘人员信息表直接填写。HR接收到简历可直接生成企业个性化模板。此外,招聘信息可通过邮件形式发布给公司内部员工,以便内部员工推荐。若有需要,亦可发布给第三方(猎头、社交网站等)。

3.简历库管理

人事管理系统自动收取到各招聘渠道的简历,并加以整合到相应的职位下,系统能自动分析简历与职位的匹配程度,HR可通过匹配度进行排序,以利优先选择更合适的人选。不同渠道或同一渠道收到的简历可以实现重复过滤,以避免浪费时间。另外,可通过自定义关键字段对简历进行筛选,做到精确查找。

HR招聘管理的几个方面

4.面试管理

人事管理系统可通过短信、邮件的形式,发送面试通知给候选人,同时邮件提醒相关面试主管。应聘者和面试官在收到讯息后第一时间反馈信息,HR再根据信息进行面试安排的调整,从而减少沟通成本而提高工作效率。HR还可自定义结构化面试表,一轮面试结束后,面试官将面试结果通过邮件中的链接回复,信息自动发送给下轮面试官进行参考,直至最终到HR处。另外,企业若有特定的人才测评工具,可在发出面试通知的同时,请候选人先进行测评。这样,在面试的时候,面试官可根据测评报告的结果有针对性的进行考核。

5.入职管理

候选人通过面试后,由HR通过邮件链接与部门主管进行薪资核定,待确定入职时间后,人事管理系统直接生成offer发送给候选人。同时,可将候选人基本信息(姓名、到职岗位、所属部门、报到日期等)一键发送给相关职能部门,做好入职前的办公用品准备、权限开放等工作,从而节省沟通成本。人员报到手续办理完毕,招聘系统原始资料直接回传到公司人事管理系统人员资料管理及薪资计算系统中,避免人工录入资料的耗时和错误。

6.报表管理

对公司日常性的统计报表进行客制化的定制,如招聘渠道有效分析、对于招聘过程中的人数、招聘进度、招聘周期统计分析、应聘人员的测评结果和录用结果分析、招聘成本分析等等,可灵活自定义报表。

如今的人力资源管理,已经全面进入到一个信息化管理的时代,突破传统思维模式,寻求适合现代企业的一套人事管理系统,可以让你的招聘工作一路通畅,达到事半功倍的效果。