中小制造企业库存管理的特点,如何加强库存管理的措施?

库存管理

在制造企业中,流动资产的很大一部分被库存占用了,然而随着市场竞争的日益激烈,在企业管理的其他环节降低成本的潜力已经不大,而降低存货成本仍有较大空间,所以降低存货成本已经逐渐成为企业的“第三利润源泉”。目前,一般制造企业对存货管理的重要性认识不足,管理比较粗放,相对于大型制造企业而言,中小制造企业在存货管理上尤显不足。

一、中小制造企业库存管理的特点

  我国许多中小制造企业不同程度地存在家底不清,反应不灵的特点。到目前很多中小制造企业的库存管理工作大部分仍是靠手工进行的。为此,国家提出了要把推进中小企业信息化进程放在企业发展的优先位置,充分利用信息技术,不断提高企业应用水平,提高企业的开发创新能力、经营管理能力和竞争力。然而,中小企业在其信息化的进程中却举步维艰,信息化程度很低,即使计算机接入了互联网,也仅仅用于文字和账表的处理,没有通过使用信息系统改变企业的管理模式和决策程序,致使企业对家底摸不清,对市场变化反应不灵。这种特点是由中小制造企业库存管理的不足引起的。

库存管理方式过于经验化。完全凭经验和存货使用功能为依据进行分类管理,对所有存货采用统一的库存控制方式,没有对重点存货进行重点管理,是一种较为粗放的库存管理;没有科学规范的方法,只能设置较高的安全库存以应付企业经常面临的预期外需求,而不是根据不同存货的服务水平以及各自提前期来确定;库存控制仍然停留在库内各种存货的量上,没有意识到存货的积压能够造成企业流动资金的减少,对企业的影响很大;对于库存的成本计算,每年底才进行一次,这基本是事后统计,对于库存的控制没有作用。

不能动态反映实时库存和消耗,管理效率低下。由于信息化程度不高,因此对于同一种材料的多次入库和多次领用,是很难计算实时库存的,即使材料入库和材料领用是采用集中记账方式,但又为材料的采购查询和消耗查询带来困难,因此手工记账方法根本难以提供材料的及时库存和消耗情况。同时,由于企业的原材料和配件的消耗是一项经常性事物,材料库存涉及的材料种类繁多,数量不均,而且每天还会消耗大量的原料和配件,用手工的方式处理大量的出入库清单,还要及时核对实物,管理效率非常低下。许多企业经常由于原材料库存数目不清造成采购不及时或过量采购,从而引发缺货损失或库存积压问题。

信息不能共享。由于信息不能共享,各部门之间的沟通又不及时,生产部门根本不能及时了解库存状况,因此对于生产的组织和计划就显得被动和盲目;采购部门不能及时了解原材料的消耗和库存,无法把握和控制原材料采购的进度和时机;财务部门就无法真正进行成本核算和成本控制。在这种情况下,企业领导无法了解库存积压情况、缺货情况、现有生产情况等方面的准确信息,企业就无法下达有效的生产计划。同时,由于企业与供应商、经销商之间存货信息不能共享,使得整个供应链运行不畅。

存货控制缺少定期稽核制度。存货稽核只能通过实物盘点,目前财务只是核算各类存货的总账,明细分类账由仓库建立,原材料仓库、在产品仓库和产成品仓库分散,没有集中管理,没有一套完整的台账。财务部门通常不参与存货盘点工作,账实是否相符无法确定。

二、加强库存管理的措施

组建企业物流管理中心。一般中小制造企业的库存管理仅限于存货的保管和配送,并没有起到降低库存成本和提高服务水平等职责。应组建企业的物流管理中心,监控库存情况并做好库存分析;确保原材料、半成品、产成品质量及其流通效率,严格按照公司规定的程序和手续收发货品,及时做好存卡记录、月盘点和统计工作,确保出入物品与订单和账目准确无误;及时掌握原材料、半成品、产成品进出仓的正确数据,与物品使用部门保持密切联系,为公司各有关部门提供有效信息和必要的服务;掌握物料的市场行情,变化规律,与采购部做好沟通;合理安排库存位置以及装卸搬运工序,科学编排运输方案等。

对存货实行分类管理。对于中型企业来说,可以分成原材料仓库、半成品仓库和产成品仓库。对于小型企业来讲,可以在仓库中分区域分别存放原材料、半成品及产成品。仓库中的存货由于品种繁多,可以按其重要程度,采用ABC分类法,将其分成A、B、C三类。看管好A类物资就等于管好了70%左右消耗金额的库存,因此企业应尽量降低他们的消耗量,而且要在保证供给的条件下尽量降低他们的库存额,减少占用资金,提高资金周转率。对这部分存货应严格执行盘点制度。C类存货与A类存货相反,品种多,而消耗金额却很少,对这部分存货不需投入过多的管理力量,可以采用批量采购的方法以降低采购成本,同时可以保持较高的安全库存量,以备不时之需。B类存货介于A类和C类之间,可采用常规方法进行管理。

建立适合企业自身发展的存货管理信息系统,实现存货管理信息共享。鉴于中小制造企业的资金有限,可根据自身业务流程分散购买各种管理软件中的功能模块,如先购买ERP或正航软件库存管理功能模块,建立起企业的库存管理信息系统,使企业各部门之间以及企业与供应商、经销商之间实现存货信息的共享,提高存货的管理效率。值得一提的是,企业与供应商、经销商之间实现存货信息共享,可以从根本上消除整个产业链上的存货,如果没有企业间的信息共享,那么只是把存货从一个产业层面转移到另一个产业层面,从一个企业转移到另一个企业。

完善企业内部控制制度。首先要建立存货的内部稽核制度。通过建立存货业务的岗位责任制,明确各部门和相关人员应承担的责任、权利和义务,确保相关部门和岗位职责分明,并保证存货业务的不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督,杜绝徇私舞弊现象的发生;其次,应建立定期和不定期的存货盘点制度,实行盘点控制。企业应根据定期和不定期的存货盘点清查,确定存货的账存数与实存数是否相符,为企业的存货管理提供真实可靠的信息。

全员参与库存管理。首先,应将库存管理纳入企业经营管理层的议事日程,使企业管理层转变经营管理理念,重视存货的控制、分析和管理;其次,应加强存货管理人员的培训。库存管理是由存货管理人员执行的,其管理效果主要取决于管理人员的综合素质。所以,加强库存管理必须从加强管理人员的培训入手,具体包括对采购人员、保管员、销售人员、市场调查人员、核算人员及部门负责人的培训。通过培训,使其掌握科学的库存管理方法,降低库存损耗;再次,在企业中充分发挥员工的智慧,进行库存管理改革,将降低库存损耗作为一种企业文化,深深植入每一个员工的心中。