控制采购超收,补好口袋漏洞

对于采购人员来讲,采购超收是很头痛的问题,特别是电子元器件的采购,采购订单下10,000个,厂商送货时,为了保证产品品质,均会多送一些。当然,这种原因多送的部分是算赠品,不要钱的,对于采购方来讲,当然要收。而有时,厂商多送的部分是要钱的,当然采购方是不能收的。

而收与不收,很难控制,也很难监督。但因此而产生库存积压的后果却是让管理者非常心痛的。

根据多年的企业信息化经验,建议通过下面几种方法进行管理监督,可以有效的控制采购超收的情况:

1.管理上进行规范。因为收料的是仓管人员,对他们的作业流程进行规范。

2.如果上了ERP系统,可通过采购订单转采购入库单的方式进行超收的控制,具体方法如下:

(1)采购入库单一定要由采购订单转单产生,这样,如果有超收,则采购订单的【未入库数量】栏位会因为超收而显示为负数。

正航erp采购订单
图1 采购订单

(2)结合提醒精灵功能,只要有超收的状况发生,采购人员立刻会收到异常提醒。

正航erp采购超收提醒
图2 采购超收提醒

(3)如果是厂商多送的是属于赠品的时候,在采购订单转采购入库单时,采购入库的数量仍需为原采购订单数量,超出的赠品部分,需在采购入库单上新增一条分录记录数量,并勾选【赠品】栏位。

正航erp采购入库单
图3 采购入库单

(4) 如果厂商多送的是要收钱的时候,仓库人员需通知采购人员,由采购人员判断是否要收,如果不收,则请对方拉回去;如果采购同意收货,则在入库单上新增一条分录,并【赠品】栏位不勾选。(见上图的第6条分录)

(5) 同时,采购人员会在提醒精灵中收到非赠品的采购入库的提醒。

正航erp采购超收入库提醒
图4 采购超收入库提醒

(6)如果,仓库在未通知采购的情况下多收了非赠品的货,不论是用第3条的方法,还是第6条的方法做了入库单,采购人员均会第一时间了解到异常情况,并及时作出正确的处理。

结合ERP系统,同时配合严格的奖惩制度,一定会将采购超收的情况降到最低,最大限度的降低因采购超收而导致的经济损失。