浅谈电力物资企业如何进行供应商管理

1 问题提出

对电力物资企业来讲,引入ERP系统是企业管理水平再上新台阶的需要,在ERP系统中,居其核心地位的是物资管理、人力资源管理和财务管理,而在物资管理中,供应商管理是核心,只有将供应商管理好了,ERP物资管理模块中所包含的计划管理、采购、库存管理才有了坚固的重心。

ERP系统中供应商管理分为供应商调查、考核、激励与控制,以实现电力物资企业与供应商的双赢,达成科学、规范和透明的管理目标。因此,对供应商管理来说,基础是我们对供应商的合理调查,然后在此基础上,对供应商选择、考核、评估,本文将对此进行探讨。

2 初步供应商调查

所谓初步供应商调查,是对供应商的基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品,能提供多少。价格如何,质量如何,市场份额有多大、运输进货条件如何。

供应商调查的目的

初步供应商调查的目的,是为了了解供应商的一般情况。而了解供应商的一般情况的目的,一是为选择最佳供应商做准备,二是为了了解掌握整个资源市场的情况,因为许多供应商基本情况的汇总就是整个资源市场的基本情况。

供应商调查的特点

初步供应商调查的特点,一是调查内容浅,只要了解一些简单的、基本的情况:二是调查面广,最好能够对资源市场中所有各个供应商都有所调查、有所了解,从而能够掌握资源市场的基本状况。

供应商调查的方法

初步供应商调查的基本方法,一般可以采用访问调查法,通过访问有关人员而获得信息。例如,可以访问供应商单位市场部有关人员,或者访问有关用户、或有关市场主管人员,或者其他的知情人士。通过访问建立起供应商卡片,实施供应商档案管理。

3 供应商考核

电力物资供应商考核主要是指供应商签订正式合同以后正式运作期间对供应商整个运作活动的全面考核。这种考核应当比试运作期间更全面。主要应从以下几个方面进行考核:一般从企业资信、销售业绩、质量情况、服务水平、履约情况等指标体系进行考核,各类产品具体、量化的评审细则另行分别制定。

企业资信包括:①注册资本;②银行资信等级:企业财务情况:主要考核供应商履行自己的承诺、不故意拖账、欠账的程度。

销售业绩包括:①销售业绩;②当地年销售额。

质量情况产品质量是最重要的因素,在开始运作的一段时间内,主要加强对产品质量的检查。检查可分为两种:一种是全检。一种是抽检。全检工作量太大,一般采用抽检的方法。质量的好坏可以用质量合格率来描述。包括:①物资供应合格情况;②厂商质量保证体系:③产品在系统运行情况。

服务水平表现在:能对顾客高度负责、主动热诚认真服务,并且售后服务制度完备、服务能力强。包括:①零星供货完成能力:②售前及售后服务水平;③服务响应时间;④销售人员的服务态度及水平。

履约情况包括:①供货的及时性:②客户投诉情况;③以往合作情况。

配合度主要考核供应商的协调精神。在和供应商相处过程中,常常因为环境的变化或具体情况的变化,需要把工作任务进行调整变更,这时可以考察供应商在这些方面积极配合的程度。另外如工作出现了困难、或者发生了问题,可能有时也需要供应商配合才能解决。在这样的时候,都可以看出供应商的配合程度。考核供应商的配合度,主要靠人们的主观评分来考核。主要找与供应商相处的有关人员,让他们根据这个方面的体验为供应商评分。

4 供应商的评级、激励与控制

在供应商使用的初期,电力物资企业的采购部门,应当和供应商协调。建立起供应商运作的机制,相互在业务衔接、作业规范等方面建立起一个合作框架。在这个框架的基础上,各自按时按质按量完成自己应当承担的工作。在日后供应商使用的整个期间,供应商当然尽职尽责,完成企业规定的物资供应工作。采购企业的采购管理部门应当按合同的规定,严格考核检查供应商执行合同、完成物资供应任务的情况。既充分使用、发挥供应商的积极性,又进行科学的激励和控制,保证供应商的物资供应工作顺利健康地进行。

为了保证供应商使用期间日常物资供应工作的正常进行,要采取一系列的措施对供应商进行激励和控制。供应商激励和控制的目的,一是要充分发挥供应商的积极性和主动性,努力搞好自己所承担的物资供应工作,保证本企业的生产生活正常进行;二是要防止供应商企业的不轨行为,预防一切对企业、对社会的不确定性损失。激励和控制往往是并存不可分割的,一些激励措施可能同时又是一种控制措施。因此我们觉得对供应商的激励与控制应当注意以下一些方面的工作。

逐渐建立起一种稳定可靠的关系

企业应当和供应商签订一个较长时间的业务合同关系。时间不宜太短,太短了让供应商不太完全放心,从而总是对本企业要留一手,不可能全心全意为搞好企业的物资供应工作而倾注全力。只有合同时间长,供应商才会感到放心、才会倾注全力与企业合作,搞好物资供应工作。特别是当业务量大时,供应商会把本企业看作是它自己生存和发展的依靠和希望,这就会更加激励它努力与企业合作,形成~种休戚与共的关系。但是合同时间也不能太长,一般以一年比较合适,如果合适,第二年继续,可以再续签。第二年不合适,则合同终止。这样签合同,就是既要让供应商感到放心,可以有一段较长时间的稳定工作,又要让供应商感到有危机感,不要放松竞争进取精神,才能保住明年的工作。

有意识地引入竞争机制

有意识地在供应商之间引入竞争机制,促使供应商之间在产品质量、服务质量和价格水平方面不断优化而努力。例如,在几个供应量比较大的品种中,每个品种可以实行角制。所谓角制,就是一个品种设两个供应商,一个角,作为主供应商,一个角,作为副供应商。在运行过程中,对供应商的运作过程进行结构评分,一个季度或半年一次评比,如果主供应商的月平均分数比副供应商的月平均分数低,就可以把主供应商降级成副供应商、同时把副供应商升级成主供应商。