财务业务一体化有什么好处呢?此文来告诉你!

财务业务一体化有什么好处呢?此文来告诉你!

财务业务一体化,是美好的梦想,也是会计人员的努力方向。但是,一体化并不意味着完全融合,至少在现阶段,财务会计必须保持相对独立性。会计可以使用和利用业务系统的数据,但不能左右业务系统的会计系统可以使业务系统的数据进入本系统,但是不允许保留审查和修正的权利的业务数据完全自主,不通过财务审查节点写入会计系统。会计系统设置审查节点的目的和意义是错误的防篡改和分担责任,不一定要人工审查,有时也可以打开这个节点的入口,不审查就可以释放,但审查直接释放的决定权在会计系统,释放后的责任也在会计系统和会计负责人。
有些人用贬义词破坏来描述财务保持相对独立的方法。
对于财务来说,可以接受财务业务一体化,不能接受业务财务一体化,不能接受失去原则和会计主权的必须和业务一体化。让我们谈谈原因。

一、主导规则问题

“财务业务一体化”与“业务财务一体化”看似一样,反正是两个东西融合成一体,好像结果一样。其实不然,这里涉及到谁主导、规则冲突时适用谁的规则问题。这里说的要一体化的“财务”,更多的是指“会计”,所以下面的描述中财务与会计通用或混用。
会计法、会计准则等对会计处理有明确且硬性的要求,企业必须遵守。这些规则在会计方面的效力要远远高于业务规则。举几个例子:
1.发货与销售。
很多单位的业务系统,把“发货”当做“销售”。发货是可以清晰的判断和记录的,业务系统要准确反映货物的存放地点和数量,同时发货往往意味着销售,所以业务系统很可能将发货看成是“销售”。而会计上的销售是否成立,有严格的、复杂的判断标准。如果会计也跟着业务把发货直接当成销售,会计很可能招来“提前或推迟确认销售收入”的麻烦。
2.存货。
企业购入的东西,不管以后是否销售,业务系统往往都要入库,作为存货或其他资产,以方便管理。
会计上,从一开始就决定不用于销售的东西,不作为存货核算,因为存货的定义就是“用于销售的”,不用于销售的东西不符合存货定义。
如购入用于市场营销时赠送给客户的宣传品,会计准则讲解明确说购入时即计入“销售费用”。有的企业是批量、招标采购,一次采购的金额很大、使用时间可能长达一年。此时在业务系统记录这些资产是必要的,但会计不作为存货。
3.存货发出计价。
很多企业的业务系统,原材料、维修备件等购入时记录每一批次的单价,发出时按照该单价减存货,即相当于采用(批次)个别计价法。
相同的、可以替代使用的原材料或备件,虽然不同批次单价不同,但会计区分不同存货的标志是规格用途等而不是单价,不同批次购入的可以替代使用的东西要视为一种存货,发出时的计价方法可以采用先进先出法、加权平均法,但绝对不能采用个别计价法(至于为什么,过两天单独写个帖子说明。认为个别计价法“最准确”、最好、恨不得所有东西都个别计价的同志,不用急于拍砖,等到以后的帖子上拍)。
不举更多的例子了。上述例子无非是说明:业务系统如果愿意且能够与财务会计系统一体化,可以;但财务系统不能放弃原则去与业务系统一体化。
由财务系统拓展开去的一体化软件,如从做会计电算化开始,逐步加入固定资产、存货进销存、生产成本等模块而最终一体化的软件,其规则比原先做非财务、后来加入核算模块的一体化软件,更能符合会计法和财务会计的规定。

二、核对与差错问题

财务业务一体化,很多财务数据从业务中来,它的好处很明显:一是提高效率,财务不用重复录入数据;二是减少财务人员录入过程中的差错。
但一体化的缺陷,也恰恰来自于它的优点:数出一源,意味着源头的错误或舞弊也将输送到财务。
那位大师列举的“破坏”业务财务一体化的情形,如核算系统保留直接录入或补录的入口、进入核算系统的业务数据存在台账入口、会计系统允许人为修改数据等,正是确保核算系统是根据会计法和会计制度、会计准则核算而不是被动接受 “业务规则”的必要措施;同时也是对与财务相关的业务数据进行审核和修改的必要措施。
1.差错问题。
在一体化之前,财务与业务平行记录,各记各的,缺点是浪费人工,缺乏效率;优点是能相互核对,一方有错、另一方出现同样错误的可能性非常低,通过对账可以发现错误。
一体化之后,如果源头出现了错误,财务直接无条件接收业务数据,就连同错误数据一起接收了。一体化降低了前端错误被财务发现的概率。
2.舞弊问题。
舞弊与错误表现形式相同,动机不同。一开始可能是错误,当发生错误的人发现错误无人发现之后,可能会有意舞弊获利。
这样的例子现实中发生过多起,舞弊者通过在业务端故意输入错误数据或修改数据然后传到财务端,低价取得货物或截留销售款。由于财务部门过分相信业务数据,相信“计算机不会出错”,导致舞弊长期未被发现。
对于业务系统产生但财务会计没有发现的问题,会计部门也负有责任;对于接受业务系统与财务会计有差异的规则产生的问题,会计部门负有不可推卸的责任。为了发现错误或舞弊以及修正财务与业务规则不同产生的差异,财务会计必须对业务数据进行审核,发现错误或不符合会计规定的,需要从业务端修改的,通知业务部门修改;不需要业务部门修改的,会计直接修改。
所以,尽管财务业务一体化有很多优点,但财务会计部门和相关人员仍旧要坚持财务会计的规则,不能屈就业务规则;不能过分相信、依赖业务数据;不能寄希望于计算机或程序完全取代人的智慧。

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