企业基础管理是ERP实施成功的基础

ERP实施要想获得令人满意的结果并非易事,很多企业在实施ERP项目时效果差强人意。而导致企业实施ERP成功率不高的原因也是多种多样,如管理协调不够、实施重速度轻质量、软件选型错误等等。但却很少有人去思考,在ERP实施之前企业的企业基础管理是否已经满足了ERP实施的要求。管理大师戴夫费拉瑞曾说过:成长型企业中有95%是由于企业基础管理没有做好而失败的。在ERP实施的过程中,不注重企业基础管理的完善,在很大程度上会决定或影响到企业应用ERP的成败。

企业管理基础薄弱对于急于实施ERP的企业无疑是致命的。ERP是涉及企业物流、生产、人力资源、销售等多方面的业务,是一项复杂的系统工程。我们认为,“数据准确、流程标准、规则明确”是ERP成功实施的必要条件。

企业基础管理主要包括以下内容:

(一)企业基础数据:ERP实施成功的关键因素之一就是企业基础数据的规范化和准确性。通常我们将企业基础数据分为静态数据和动态数据两类。静态数据是项目实施初始所需要的数据,主要包括物料编码、制造BOM、工艺数据三大部分;动态数据是企业经营活动过程中所产生的各种数据及信息,如车间订单、采购订单、销售订单等。

(二)业务流程:是企业中一系列创造价值的活动的组合,不仅明确描述企业关键业务环节,同时对企业的业务运营有着重要的指导意义,它体现在对资源、企业组织机构的优化以及对管理制度的一系列改变。如企业的采购流程、生产流程、销售流程等。

(三)规章制度:指企业制定、完善、执行各类责任制度、管理制度和工作制度所开展的各项管理活动。如企业制定的财务管理制度、行政管理制度、业务操作规范等。

这三个部分是ERP实施时所依赖的重点,如果没有良好的基础而去实施ERP,就如同在一个脆弱的地基上盖摩天大楼,随时都有坍塌的危险。为了保证ERP的顺利应用,我们从这三方面详细分析企业基础管理的重要性及建设方向。

(1)企业基础数据准确化

ERP业内有句行话:“三分技术、七分管理、十二分数据”,数据在ERP应用中的重要性可见一斑。准确、真实、可靠的数据是ERP应用的良好开端,没有准确的企业基础数据,ERP应用就像无源之水。

我们经常会看到由于企业基础数据管理不善导致企业面临诸多问题,如物料数据不准确,导致业务进展困难;BOM数据不准确影响MRP模拟结果;不按规则维护物料数据,导致系统报错;数据维护不及时,导致账实不符等,这样,企业希望通过ERP应用提高效率和效益的目标也就成了一句空话。

因此,企业基础数据的质量是ERP实施的基石,ERP系统的有效运行依赖数据的准确、及时和完备,数据的准备也是ERP实施过程中工作量最大,要求最细致的一项工作。那么企业应该如何保证数据的质量呢?

首先,企业一开始就应该非常重视信息的编码工作。如制定物料编码体系和原则。物料的编码是所有物料在企业的ID凭证,企业生产经营的各个环节的业务人员都在使用它,只有确保了编码的规范化,才能够保证企业基础数据的准确化。

其次,定额和计量是企业基础数据管理的核心部分,是保证ERP数据质量的关键内容。其中,定额是在合理使用材料和机械的条件下,预先规定完成单位合格产品消耗的资源数量,主要包括材料定额和工时定额,它是构成ERP实施时静态数据的基石;计量主要是指企业在测试、检查、化验、分析等方面所采用的计量技术、器具、制定的相应规则、提出的基本要求,以及对各种计量活动的管理。企业计量是一项基础性技术工作,对提高企业数据化管理具有十分重要的作用。企业从筛选原材料到定额投料,从监控工艺流程到检验产品品质,都离不开计量。同时,定额以计量数据为依据,因此,企业必须保证计量数据的准确有效,科学统计分析,制定出合理的材料定额及工时定额,最终为ERP实施提供高质量的ERP数据。

再次,ERP实施应建立数据小组,分析数据准备的范围,建立数据搜集模板,组织必要的培训,监督数据质量,并负责数据的最终导入和使用。同时企业应建立相应的规章制度,如明确企业基础数据建立和维护的责任单位,建立规范的数据管理工作流程及激励和奖惩制度,以保证数据准备工作的准确性和完整性。

(2)业务流程标准化

企业经营活动由物流、生产、财务、销售、设备、人力资源等许多环节和流程组成。实施ERP的目的就是整合企业的这些流程,最优化资源配置,降低成本,提高效率。如果说高质量的数据是ERP实施成功的基石,那么标准化的流程就是ERP实施的灵魂。

流程标准化是ERP实施的重要步骤,如果没有把标准化、合理化的流程固化到ERP系统中,企业业务就会遇到阻碍,企业将面临ERP应用失败的危险。因此,企业实施ERP必须先将流程标准化,再实施信息化。ERP流程梳理将为企业建立一个明确的、成文的业务规则,帮助企业打破部门间的壁垒,实现信息共享,协同合作。

企业在实施ERP之前,要先把流程制度化、标准化、表单化。例如,先建立以责、权、利为基础的流程框架,将企业常规的事件纳入规范化、标准化、表单化的流程管理,以形成统一和规范的管理体系,把企业的业务流程从“人治”提升到“法制”的层面。

需要注意的是,流程标准化不等于唯一化,不能为了标准化让所有的业务都走一个流程。流程也需要分类,以订单评审为例,全新订单的评审必须要技术部门参与,而标准订单的评审流程则可以简化,不需要技术部门的参与。如果不分情况,均要求所有的订单流入技术部门去评审技术上是否可行,那技术员对标准订单的评审则是无效劳动。

(3)规章制度落地化

在ERP实施中,理顺了数据和流程并不代表ERP能够顺利上线,ERP上线是一种部门利益和管理人员利益重新分配的过程,也是规范化制度和随心所欲、不受制约的管理习惯发生冲突的过程。因此,如何用规范化的制度来保证ERP实施活动被坚持的执行和落地成为ERP成败的关键。

企业需要制定一种“有法可依”的管理形式,建立有一套有效的、规范化的企业基础管理规章体系,管理人员可以通过这套规范化的制度系统,使企业的每一个岗位、每一个活动、每一个时刻都以制度的形式予以界定和执行。将支撑ERP系统运行的制度细化到员工行为发生的时间节点和行为规范,将工作结果、工作内容、完成工作时间、工作程序等等进行标准化。如企业在应用ERP时,应制定《MRP生产系统操作规程》、《财务、物流系统操作规程》、《质量系统操作规程》等各系统的操作规范,以规范业务操作流程,同时颁布考核管理办法等方式保障制度的落地。

企业基础管理是一个企业精细化是否到位的管理过程,是ERP实施能否成功的基础。因此,企业在进行ERP系统实施之前,必须针对企业基础管理工作做出相应的管理改善措施。否则,薄弱的企业基础管理不仅会影响企业信息化建设的进程,更无法使ERP系统的应用效果最大化。企业只有下定决心,夯实基础,才能推动ERP项目的成功应用,而ERP的应用又将推动企业的企业基础管理工作继续迈上新的台阶,最终使企业步入良性循环的发展轨道。