加强流程建设管理队伍能力的重视

流程建设强调“个人能力”和“团队能力”的构建。

“个人能力”在流程活动说明中通过经验教训积累、工作标准制定、甚至作业指导书详解来体现;个人能力强调术、法、技巧等方面的内容;

“团队能力”通过流程中的各种角色定位、上下游关系、输入输出标准、客户需求导向(拉动)等方式体现;团队能力强调如何开展群体作战,如何进行协同。

个人能力是团队能力的基础和保证,团队能力反过来促进个人能力和士气提升。

只有个人能力和团队能力俱佳的组织,才能创造卓越的组织绩效。

    组织在流程建设过程中个人和团队经常面临的问题

流程管理在中国的任何一个企业来说都是一种创新和变革,这里不仅仅是单位“一把手工程”的问题,里面涉及很多管理本身的技术层面的事情。由于项目团队成员个人素质和团队协同能力造成流程建设管理工作效率和效果问题的现象是普遍存在的,仅就知识和技能而言,他们可能存在的问题就有很多,比如:

•不知道流程的概述和流程的目的怎么写;
•不知道如何确定流程的业务范围和适用范围;
•不知道流程的驱动规则是什么,怎么界定;
•不知道如何发现流程的痛点;
•不知道如何在流程中配置角色;
•不知道岗位和角色之间是什么关系;
•不知道怎么组织流程思路研讨;
•不知道流程图的绘制规范;
•不知道如何有效介绍或宣贯流程;
•不能很快发现流程优化的线索;
•不知道所开发流程的业界最佳实践是什么;
•不知道如何制定合理的项目计划;
•不知道如何进行项目计划执行监控;
•不知道如何主持会议;
•不知道如何最有效开展团队沟通与合作;

这些个人素质问题可能发生在流程管理职能部门的流程工程师(顾问)或流程管理员身上,也可能发生在各业务或职能部门的流程专员或项目助理身上。由于他们的个人素质问题,项目团队的整体工作进度和质量就会受到或轻或重的影响,造成整个团队的绩效目标不能实现。常见的团队问题如下:

•单个流程的开发周期超长,有时一个流程2~3个月还不能发布;
•项目例会在计划时间内不能完成既定的议题,有时计划1小时的会议最后开了一个上午;
•流程审视优化的时间不受控,不能做到及时优化和发布;
•流程评审的效率低下,经常被其他无关的话题牵着走;
•虽然相关的角色都到场了,但部门组织的流程宣贯还是不能达到理想的效果;
•经常需要提出项目变更或者项目进度不受控;

所以加强流程建设专业队伍能力建设是非常必要的,如果这个问题解决不好,直接的结果只是某个流程的设计或者宣贯等没有达到目的,间接的结果是团队的信心和士气受挫,大家参与这项工作的热情和积极性降低,进而造成领导不满意、资源投入上犹豫不决或者降低流程工作的优先级别,恶性循环的结果,甚至可能造成项目中途夭折。