因应瞬息万变环境的竞争利器

SOA(服务导向架构)或BPM (商业流程管理)等专业名词可说是现阶段企业e化的当红炸子鸡,只要和流程沾上边的技术,对外顺理成章都成了BPM系统产品。于是,当公司信息人员要寻找产业别相关解决方案,一经搜寻,网页即列出满满的厂商名单和产品介绍,如果一家一家比较,讲的又都差不多,但钱要花在刀口上,总不能导入后用没几年技术就过时了,或再花力气换系统,再怎么样都不是理想的做法。

BPM:整合及管理End to end流程的创新技术

BPM系统(Business Process Management,商业流程管理) 一词广义来看,汇集了实际商务世界的流程作业、组织运作和IT元素,如果从IT角度来看,BPM就是新一代的流程整合,用来整合管理端对端(End to end )流程的创新技术。

一个简单的例子,从客户询价、下单、到最终结案,将整个企业内部系统、供货商、物流公司等所有环节连接起来。这一连串企业独特并且优化的「企业流程 Business Process」,所有环节都是透过BPM系统整合,透过不同系统的数据源,挥别过去人工到各系统截取汇集和整理数据的作业程序。

导入BPM系统后,透过流程管理平台收集公司日常业务流程,让企业能完全通透及掌握本身营运流程,达到经营绩效最基本的要求。伴随而来的是生产力的提升,降低错误发生率与营运成本的减少,让企业以最经济快速的方法,从内控做起,不断调整并缩短流程时间,快速反应客户及市场需求,有效监控进度,加强信息整合度,进而打造企业决策弹性应变的能力,塑造永续生存的竞争差异。

对企业的CIO来说,将信息应用转化成公司策略发展蓝图的一环,以最经济快速的方法,协助贯彻企业策略流程,并将执行效率做到最好,将是最重要的任务。虽然企业资源计划(ERP)、客户关系管理(CRM)或人力资源管理系统(HRM)等,都牵涉到流程的自动化与管理,但BPM与ERP或其他现有系统所秉持的基本理念仍有如下之差异:

1.流程牵涉范围不同

ERP、CRM、HRM及文件管理系统强调的是特定领域范围「功能性(Functional)」,达到每个特定功能领域的流程自动化;换句话说,所注重的相关导入模块如生产、库存、财务等相关流程,CRM只注重顾客关系的分理,这些应用软件做到所谓的垂直功能自动化。

然而,随着新全球化竞争的时代,企业的营运效率必须达到端对端(End-to-end)的弹性流程,如整体的接单出货流程,乃至于所有上下游价值链的流程,都需予以优化,才能塑造真正的竞争差异。所谓端对端的流程,通常都牵涉到许多不同的功能组织,从业务、生产、物流、到客服,也就是水平横向的跨组织功能串联。正因如此,许多企业的组织架构也逐渐从以「功能导向」的组织,改造成流程导向的组织。

2.设计基本理念不同

以ERP为例,所强调的是Best Practice,将某产业中一些公司现有的作业方式集结,导入到企业中,且提供有限的因素,让企业调整成较为适用的作业方式。然而,每个公司因为其所处国家的企业法规、会计制度、乃至于企业文化或营运模式(business model),基本上来说要套用别人现成的作业方式是很困难的。因此,营运越久的公司,要导入ERP失败的风险也相对较高。此外,由于设计理念与过去技术的限制,ERP基本上来说是一个封闭式的、套装式(packaged)的架构,一但导入之后,就不易修改,更不用提跨系统、跨企业的整合。

BPM系统强调的是「 Test & Learn 」每个企业都有其独到的作业流程与经营方式,BPM就是提供这样的平台,提供开发工具,让企业可以先透过塑模(Model)的方式,将本身现有的作业流程,以图形化的方式清楚地呈现出来。许多企业透过塑模的过程,就可发现瓶颈及多余的步骤,而进行了一次BPR (Business Process Re-engineering业务流程重组)。

接着将流程在企业中部署,利用BPM系统准确的执行所塑模出的作业流程方式,不会有传统「使用者需求」与「实际系统」的鸿沟;此外,在流程执行的同时,监控与管理的机制同时启动,协助企业主管找出流程的瓶颈及效率的漏洞,进一步反应到流程的模型中,达到持续改善的目标。

全球化竞争优势在独特且优化的企业流程

更重要的,成功导入BPM系统,意味着企业在这个瞬息万变的商业竞争中,具备了快速因应变化的求生能力。对高阶主管来说,因应全球化的产业环境,有效改善营运流程,具备迅速反应与决策能力,已然成为企业致胜关键。尤其是在全球供应链中,但在利润不断被压缩的今日,竞争优势就必须基奠在独特且优化的「企业流程(Business Process) 」上,如何创新策略流程及有效率的贯彻流程执行,将是企业的决胜关键。