全面预算管理不应拘泥于ERP

很多企业转而使用ERP软件里的预算管理模块,发现效果并不能令人满意。正如一位来自大型企业集团的CFO感叹,基于财务核算的电算化系统无法满足我们的以下需求:减少不必要的报表重复劳动,降低财务运营成本;加快信息的传递速度,以便实施监控;保证预算数据的安全、稳定,减少人为的随意性;各控股子公司预算与本部预算进行自动合并;在信息管理上实现集中管理;预算相关者能够及时查阅预算指标及完成情况;统一制定操作流程相关信息;资金管理的全新模式的运用;全面预算的导入。

为什么ERP的产品思路不适用于预算管理?预算管理的信息化与一般的管理信息化又有什么区别?从主流管理软件的模块构成来看,预算管理通常都是财务管理的一个子模块,笔者认为这是理解上的误区。

我们知道ERP以为一线经理提供支持为目的,它需要为一线经理提供快速的实际结果、滚动式预算及市场智慧,提供客户行为方面的信息,提供客户利润率和才能约束方面的信息,为决策提供领先KPI和战略框架,提供竞争排名方面的信息,为基于价值的决策提供信息。

而全面预算管理支持公司政治决策,以中央控制为目的,也就是说以为高层管理者提供支持为目的。全面预算管理会给一线经理销售目标上的压力,预算关注的是部门而非一线的作业;预算合同传导的主要是战略方面的命令,而非根据市场变化进行的策略调整,预算关注的是内部比较,而非竞争对手之间的情况。

也就是说,包括ERP在内的传统的MIS是业务系统,其思想根据实际发生情况而构建,并非对目标进行分解。拿传统的ERP产品设计思路去设计全面预算管理系统,是国内多数厂家很难研发出适用的预算系统的原因。只有透彻了解预算管理的内涵和IT特征,才能走出预算系统的困局。

依照企业管理理论,预算管理是承接战略和经营的有效手段,其在管理体系中的地位高于财务核算。从实务的角度来看,预算管理绝不仅仅是财务管理的一个子集,预算管理涵盖财务、采购、生产、销售、投资等企业管理的各个层面,而这一点,从全面预算管理的“全面、全员、全额”的概括就能体会到。

从信息化的角度来说,预算管理应该是一个独立的系统,这个系统涵盖报表设计、预算编制、执行、分析等功能,它和MIS系统又有着一定的联系,比如实际发生情况、预算控制、预算预警等。然而,预算管理系统和MIS系统的联系又不是很紧密,或者说并没有MIS系统各个功能模块之间的高频度的数据流转,把预算管理系统和其他系统紧密集成必然会降低其预算编制的易用性和可操作性。

全面预算管理有以下几个特征:

1、 流程复杂。

N上N下是预算管理最基本的特征,N上N下并不复杂,但一旦和预算表的上报、审批、修改、调整等因素一并考虑的话,就变成了异常复杂的系统工程。

2、 信息整合。

从预算编制来看,全面预算编制的范围涵盖财务、业务和资本预算,ERP中大多数数据都需要在预算编制过程中进行精简化的体现;从预算监控来看,预算监控的范围涵盖了企业经营的各个层面,涵盖企业现有系统的绝大部分,因此预算管理首先要具备信息整合的能力。

3、面向决策和分析。

作为连接战略和日常经营的有效管理工具,预算管理必须面向高层,面向决策支持。

全面预算管理的特点决定了,全面预算系统需要有强大的数据整合能力;必须具备强大的分析能力和简单的操作方式;在用户实际应用的情况下,全面预算管理系统的用户数要比ERP用户数大得多,因此,预算管理系统必须具备超大并发用户下高效率运行的能力。