关关相扣!电子签核沟通无障碍

企业e化不单单只是ERP! 电子签核,您知多少?!

  ERP企业资源规划系统的概念从2000年起蔚为风潮,许多大型企业,或者中小企业都曾以导入ERP系统做为某个年度的企业目标。至今,虽然仍有少数企业尚未使用ERP系统,但不可否认的,目前ERP市场已经趋近饱和的状态,这意味着各企业的老板们都理解使用ERP系统管理公司内的交易 (举凡订销流程、采购进货、应收付账款管理、传票交易等) 可以替自家公司带来某些程度上的管理效益!

  在ERP上线后,是否就代表企业e化了?!试想,是否曾发生客户急催报价单,但报价单总是搞不清楚到底现在躺在哪位主管或者同仁的桌上等待盖章?无论这份订单写着多急件,却永远被老板满桌的公文淹没?急需马上下决策的订单,偏偏老板出差去,而错失商机?明明已经将公文送给同仁进行签呈,但同仁却总是说他没有收到?不论资深老鸟或者新进菜鸟,永远搞不清楚请假单要拿给谁签?一张请购单要生产部门、采购部门同意,一个楼上一个楼下,跑来跑去像是在体能训练?传统的纸本、Mail通知签核,常常无法掌控进度与准度,更别提文件归档后查询的便利性。

那么,究竟导入Web的签核系统,能够替企业带来哪些好处与管理效益呢?

1. 透明化的信息、降低无形的时间成本

  透过电子签核的设定,每张窗体与公文该送往何处,公司同仁都可以直接查询到!即使公司组织发生变革、人事发生异动,只要弹性地维护电子签核系统就可以解决签呈的流程异动,也无须大费周章重新教育同仁。单据送签呈后,也不用担心该如何追踪,只要在电子签核系统上都可以一目了然地追踪状况与回报进度。无形间,对于公司内部同仁之间的沟通时间成本也大幅降低。

2. 责任归属清楚、加速公文签呈速度、提升工作效率!

  在电子签核系统中清楚定义每一张窗体与公文,该由哪些人进行签核,清楚定义每个核决关卡人的权责,绝不会有漏单的状况发生,故可轻易地追踪公文落在哪位主管身上迟迟没有下文!也因为电子化、e化的零时差好处,无须亲自一层一层的护送公文至每位主管面前进行签呈,省下的时间可以做更多重要的工作项目。

3. 只要有网络,到处都是行动办公室!

  E化最大的好处之一,绝对免不了要提到“随时随地都可以办公”,当然电子签核也不例外!即使主管、老板出差或者请假不在办公室内,只要有网络都可以进行公文的签核批阅。现在智能型手机的盛行,甚至不需要计算机,只要有网络,手机也可以轻松办公!

4. 公文E化归档,查询快速又便利!

  办公室里是否老是要挪出一个空间,里头放着一箱又一箱已经归档的公文,想丢又不能丢!要调阅的时候,全体出动,找得灰头土脸又翻箱倒柜…无纸化,是大家所熟悉的e化优点,但对user来说更贴切的经验会是以后需要调阅公文或者窗体,只要上系统进行查询即可,快速地寻找也可以查看到历史的签核过程与相关意见!所以说电子化,不是只有单单无纸化、绿能办公的远大环保意识而已,而是可以增进企业的办公效率与反应能力。

个案公司导入实例

  甲公司是一家台湾前500大的传统服务业,集团内拥有千余名员工,在台湾的组织架构包含了台北、台中、高雄皆有分公司。如此庞大的集团公司,在以往的公文签核,光是同一地区的签呈就可能花上两至三天的工作天,更别提需跨地区签呈的公文了!常常发生找不到人、公文不知道花落何处、mail或者电话三催四请,就只为了公文签核!一来一往的沟通时间,对甲公司来说是一个非常头痛、棘手的问题。

  在导入了电子签核系统后,可以发现甲公司也藉由此次系统的过程,重新检视已实施多年的公文签核流程是否有待检讨与简化的空间。在信息部门与管理部门协力下,将集团内使用频率最高的几项单据导入系统后,节省了许多公文的处理时程与时效。

  以使用最频繁的请假单来举例,员工只要上系统登打假单、在系统上就可以追踪假单的流向,也不用担心因请假的天数较多,自己有没有漏通知那些主管,因为这些流程都已经在系统上设置完毕且可自动处理!

  对于该集团的总经理,他也因此可以了解那些公文为何迟迟没有响应,到底是闲置在哪一位主管身上未进行处理?因为所有信息都可以在系统上清楚的呈现。