EIP的关键技术部件

由于对于知识工作者而言,企业内部的信息系统和外部的信息资源起着非常重要的作用,所以EIP首要的功能就是应能够提供一个访问所有资源的单一入口,具备良好的不同来源信息的集成能力。另外,由于个人的信息需求常常并不相同,所以EIP应能提供给用户一种具有个性化特征的桌面。考虑到这些挑战的复杂性,EIP在技术架构上需要集成不同层次的部件,大致有九个关键部件作为EIP的“引擎”。

* 表示部件:该部件具有集成的信息表示、设计和显示的能力,它直接提供“单点访问”的能力;

* 个性化部件:这是进行有效个人信息及知识管理的关键部件,它负责提供给用户符合他们工作风格和要求的过滤化信息。

* 协作部件:它能够将门户从一种被动的信息“库存”转变为一种主动的组织交互“论坛”,能够将员工、客户、合作伙伴等整合在一起。协作部件能够支持不同层次的应用,如企业层次、项目层次以及兴趣小组层次等。

* 过程支持部件:该部件能够使门户的用户集成到在线的业务过程中,它提供了门户以过程自动化的能力。

* 发布和分发部件:该部件用以提供内容创建、确认、发布以及维护的功能,和内容管理系统的基本功能类似。

* 搜索部件:它用来提供用户快速定位特定信息的功能。

* 分类部件:该部件能够提供按照一定主题分类的标准,将信息有组织化。

* 集成部件:它提供集成企业内部和外部、结构化和非结构化信息的基础设施,并能够将之呈现给门户的用户。

* 门户学习循环部件:该部件不同于其他八个部件,它和信息的管理并没有直接关联,而是有关门户本身的持续改进——能够使门户做出自调整以适应改变着的组织工作和信息环境。

除了这九个层次的关键部件,对于EIP来说还存在着其他一些基础部件,它们主要有关于安全性、目录、内容信任机制等方面。

由于厂商的背景和对EIP理解不同的关系,市场上的EIP产品的功能也有较大差别。除了发布信息之外,一般来说,EIP还应该具有如下的功能:

* 文档管理:可使用档案文件管理功能,管理合同、文件、模板及软件等电子资源,并具有完整的安全性确认管理系统及存取公司内部知识协同的权限管理功能。

* 个人事务处理:通过门户我们就可以进行工作流管理、电子邮件管理等。还应该具备个人日历和工作日志的功能,可以在EIP中安排自己的工作。

* 人力资源管理:一些简单的EIP产品可以实现发布公司人事基本资料,除了文字介绍,还可以放置照片,让同仁之间彼此有更多一层的了解。有些功能强大的产品还可以实现劳资管理、绩效管理等。

* 电子布告栏和讨论区:可以实时发布公告,员工可以马上得知企业信息,由于具备了个性化的功能,所以可指定阅读公告的对象,并具备权限控管的功能。员工可在虚拟社区中发表事件心得、问题寻答、知识撷取及整合管理。

* 互联网资源:建立属于企业或个人搜寻引擎,并可设定或者规定开放使用时段或权限,运用网络资源取得正确、有用的资料,节省时间成本。

* 扩充应用:可根据企业需求与其它系统进行整合,如ERP、CRM及SCM等。可以从EIP中获取这些系统中的数据,也可以从EIP中将数据写入到业务系统中去,比如员工费用的报销、客户数据管理等。

对于这些产品的选择一定要切合企业的实际需求,真正解决企业的问题所在,而不能够求大求全。在以往的咨询项目中,我们经常会碰到这方面的问题。有的企业在实施EIP时,几乎要求所有的功能都具备,似乎上了EIP就可以一劳永逸了;还有的企业过分追求集成,想把EIP和几乎所有的应用系统集成起来,结果项目久拖不结,造成了不必要的浪费。在选型的时候,我们要认识到在目前的市场上,很难找到一个门户产品能够完全满足客户的所有需求,因为这个市场也处在逐步成熟和发展的过程当中。因此我们选择EIP的时候不仅要看产品目前的功能,还需要了解供应商的稳定性,将来产品的规划;其次,我们一定要分清集成的两个层次,EIP到应用的集成和不同应用之间的集成,前者是EIP解决的问题,后者是企业应用集成系统(EAI)解决的问题。另外还需要充分考虑企业IT系统的规划和部署,考虑未来应用(如CRM,SCM等)建设的时候,结合当前选择的EIP软件,充分考虑未来的可扩展性。

所以,企业在实施EIP项目之前,一定要理清自身的需求和未来的规划,选择合适的产品和供应商、确定稳健的实施步骤,确保项目的成功,使得EIP真正成为信息获取的利器。