设备前期管理中的设备购置及合同管理

1.设备购置

设备购置是由设备管理部根据选型调研等情况来执行或组织执行。合理的设备购置方式,不仅能规避采购风险,提高设备配置标准,也可降低采购价格。

(1)询比采购。询比采购是指向三个以上供应商发出需要采购设备的具体指标,由供应商进行报价和提供设备技术参数、介绍售后服务等情况,并经过综合比较后来确定合格供应商的一种采购方式。询比购置方式,不但有助于降低生产成本、提升企业的市场竞争力,还可以为企业赢得性价比合理的设备供货商,鞭策他们不断提升产品质量和售后服务水平。缺点是此类采购方式受监督性不强,采购风险较大,只适用于价值较低,且价格弹性不大的设备采购。

(2)谈判采购。谈判采购是指通过与多家供应商进行谈判,最后从中确定中标供应商的一种采购方式,或单独与一家供应商进行谈判,以达到提高设备配置和服务质量,降低购置价格的目的。此方式适用于紧急情况下或指定设备品牌与规格的采购。通过双方的讨价还价后,对发货、技术规格、价格等条款达成共识,要求双方对合同细节进行面对面的商谈,而不能仅靠文件交换。既要大幅度降低购置风险,又要提高配置和降低价格等。缺点是部分设备是指定厂家的指定品牌,或是在生产厂家直接定做的,购置价格较高。

(3)招标采购。事先应提出采购的条件和要求,邀请三家以上供应商参加投标,然后由采购方按照规定的程序和标准一次性从中优选出交易对象,并与其签订购置合同。整个过程应做到公开、公正和择优。既要获得价格合理、条件优惠和质量可靠的设备,还要将采购风险降到最低。需做到从招标文件的制定到采购合同签订都应严谨,各阶段工作都要经过缜密研究与准备,要求双方必须严格遵循行业和国家的相关规定,避免发生差错或经济纠纷。

2.采购合同的评审和管理

为了能够保质保量地完成采购任务,需对采购合同的技术性和经济性进行全面评审。首先由设备管理部组织使用、生产、工艺、基建、计划、财务等相关部门进行评审,然后由主管领导审核,最后经总经理审批后方可签订正式采购合同。

(1)合同的基本要素。合同内容及条款应由双方共同商定,主要包括:①双方的名称与地址、联系方式、账号、签约代表、一般纳税人号码。②设备型号、规格与数量,技术要求与验收标准。③设备价款,运输、包装和保险费用及结算方式。④交货的期限、地点与方式,违约责任和处罚办法。⑤合同签订日期和履行有效期限。⑥发生纠纷时,解决争议的途径与方法等。

(2)合同履行时的注意事项。①设备在采购过程中,采购方未按合同约定履行支付价款或其他义务时,设备的所有权应属于供方。②供方应按照约定向采购方交付设备和相关资料。③对具有知识产权的设备,除法律另有规定或相关方另有约定外,该知识产权不属于采购方。④设备质量不符合要求时,采购方有权拒绝接受设备或解除合同。因上述原因造成的设备毁损、灭失等,由供方承担。⑤在约定的检验期间,采购方应将设备数量、质量等情况及时通知供方。因采购方怠于通知的,则视为符合规定要求。⑥采用分期付款方式采购的设备,当采购方未支付到期价款达到全部价款的1,5时,供方有权要求采购方支付全部货款或解除合同,并要求采购方支付该设备的使用费用。⑦进口设备,要委托国际公证商检机构进行设备质量的检验等。

(3)所有订货资料都应妥善保管,既方便了解合同的执行情况,又可作为仲裁纠纷的依据。采购合同要进行分类整理,并建立专门的台账和档案进行特殊管理。

3.到货验收与安装定位

(1)到货验收。设备到货验收时,由设备管理部组织使用、生产、安全、财务等相关人员参加,验收内容是:检查箱号、箱数及外包装是否符合要求;按装箱单清点核对主机规格型号、是否与合同及技术协议要求一致,零部件、工具、附件、技术资料等是否齐全和符合相关标准;核对设备基础图、电气线路图与设备实际情况是否相符;检查地脚螺钉孔等有关尺寸.以及地脚螺钉、垫铁等是否符合安装要求。检查核对后,由使用单位填写设备开箱检查验收单,并详细记录检查情况。

(2)安装定位。设备安装定位的基本原则是满足生产工艺的需要,以及维护、检修、安全、工序连接等方面的要求。安装位置应符合设备平面布置图与安装施工图的规定。首先要考虑适应产品工艺流程及加工条件的需要,包括环境温度、粉尘、噪声、光线、震动等。其次要保证最短的生产流程,方便工件存放、运输和切屑清理,以及车间平面的最大利用率和方便生产管理等。还要考虑平面布置应排列整齐、美观,符合设计有关规定。

4.调试和试运转

设备调试主要包括清洗、检查、调整和试车,由设备管理部组织,生产厂家实施,使用单位协助。主要有:①空转试验。主要检验安装精度与可靠性等,传动、操纵、控制系统等是否正常。②负荷试验。主要检验在一定负荷下的设备工作能力,以及各组成系统运行是否正常、安全、稳定与可靠。③精度试验。主要是按随机技术资料和精度标准进行,记录好各项检验数据。调试时,操作人员应全程协助完成,并进行操作、保养等知识的培训。调试完成后,需对整个试运转情况进行评定,并做出书面技术结论。

5.终验收

设备终验收是对设备前期管理各阶段工作的总结,由设备管理部负责组织,使用、生产、工艺、基建、计划、财务等部门都需参加。验收标准是:①设备规划方案的符合性。②购置合同及技术协议条款的符合性。③安装定位是否符合相关标准。④是否达到出厂时的精度要求。⑤试运行状况是否满足生产与安全要求等。各部门应严格按照相关标准做好验收工作,对不符合项及时进行整改。全部工作完成后,需在验收报告上进行会签,并办理设备出入库手续,正式移交给使用部门。

注重研究设备前期管理工作流程和方法,对提高企业设备管理整体水平,保证规划立项的符合性,选型调研的准确性和安装调试的优化性等,都具有重要的意义。在生产经营活动中,设备前期管理工作,不仅会对生产状况,由其是设备的中后期管理和投资效益回报,均会造成较大影响。因此,各级设备管理人员要积极转变思想和引进科学的管理模式,不断优化设备前期管理的流程与方法,在提升设备管理整体水平同时,起到增强企业竞争力的作用。