信息管理的人体工程学

拍脑袋式管理

在中国,中小企业数量超过2600万,占企业总数的99%,中小企业的发展已成为中国经济发展中一个重要的课题。但是在厦门正航软件科技有限公司需求分析总监林华荣看来,目前国内的中小企业在管理上存在着诸多缺陷。其中最大的缺陷就是:拍脑袋式管理占据企业管理的主要地位,造成企业缺乏规范化、标准化的管理制度和执行。

失去原则性的拍脑袋式管理,给执行者留下较大的操作空间:缺少一体化的制度设计,执行者缺少一个可依据的标准,不确定性较多,执行者有意或者无意中,容易让执行结果偏离企业目标,给企业带来损失。举例来说,为了能够快速应对市场需求,业务部门相对拥有较大的权利。而业务部门在面对订单时,往往先考虑业绩,而忽略了企业的实际利润。不经过采购部门、生产部门、财务部门审单,以低价争夺订单,常常造成企业要么订单亏损,要么质量打折扣,使企业陷入信誉危机,长远发展没有保障。

此外,拍脑袋式管理还容易造成企业对员工的绩效考核失去标准:最重要的考核标准来自于上司对员工的个人评价。这样的后果,一是不准确,上司无法判断员工的方方面面;二是不公平,绩效考核可能加入感情因素,不能完全按照业绩考核,优秀员工因为得不到公平的对待而离开,使得企业发生劣币驱逐良币的事件。

面对上述这些普遍存在于我国中小企业内部,责、权、利不清的现象,企业要想长远发展就必须固化其组织架构,并规范、标准化企业管理制度。而这正是ERP所擅长的。ERP的原理就是将管理思想和制度固化在系统,分清各个岗位的职责,建立标准化、规范化的流程和制度,防范经营风险,同时反馈各种事前、事中、事后的数据,有效提升了企业的决策准确性与反应速度。由此看来,中小企业要想规避拍脑袋式管理,信息化建设势在必行。

矫正企业坐姿

人们发现实际应用过程中,ERP在中小企业的实施经常是屡屡受挫。经过业界广泛的溯根探源, 中小企业管理水平普遍不高,处于快速成长,存在复杂、多变需求,中小企业需要灵活的软件产品的呼声逐渐显露,许多人甚至认为,ERP就应该像团面,方圆可以随便揉。

目前,许多中小企业ERP软件在融入先进管理思想的前提下,确实为用户提供了非常灵活的自定义流程。但在应用ERP时,林华荣认为,如果某企业已经选定了某个特定流程后,就不应该允许运作时仍然存在多种自由的实现方式。这好比企业推行ISO标准,其本意是希望企业运作依据既定的流程执行,并将业务流程进行详尽的记录,以此提高企业各项业务的可追溯性与可改善性。ERP的出发点与此完全一致。

实际上,企业认为ERP应当是灵活可塑的想法,类似于人们多年来坐习惯的椅子坏了,买了一把最新设计的椅子,坐下去后不管怎么坐都觉着不舒服,于是断定该椅子不符合人体工程学设计。人们甚少考虑之前的椅子是否符合人体工学设计,是否已导致人体脊椎变形,致使其不能适应真正的人体工程学。

林华荣表示,企业应用ERP的过程,实际上是一个企业人体工程学矫正的过程。这牵涉到两个方面:一是寻找符合企业人体工程学的椅子;二是企业如何适应这把椅子。

在正航T357系统中,ERP协同了灵活与严谨两个矛盾因子。通过不同管理阶段设置不同的进阶参数,实现中小企业循序渐进式的管理控制。例如,企业在运用ERP系统时,常常由于领料与入库的事后补单,造成大量的产线材料余量错误,甚至为负数,致使生产材料成本难以准确计算。

而正航T357可以通过设定生产过程中各个节点的参数,来确保材料成本记录的真实性与及时性,并通过在ERP系统上直接应用生产制度,确保生产制度逐步实现严谨控制。那些应用系统进行生产管理的企业可以从管理疏松灵活,逐步过渡到管理严谨,流程规范。

因此, ERP绝不应该是团面,ERP应该是个多面体,有其既定的路线和规则,在此前提下,企业选择最近、最有效率的一条路,实现资源的优化配置。

可以说,ERP有时就是一把符合人体工程学的椅子,不会不符合任何人,而可能是不符合一个人某阶段的坐姿。对于企业而言,应该努力去更新自己的坐姿,如果确实短期内难以适合,可以考虑加上坐垫,或者增加靠垫等过渡政策。