ERP项目无法顺利验收的可能原因和对策

一、ERP验收之前言:

  1. 什么是ERP验收

ERP验收是任何一个实施顾问及实施团队都想做到的,因为一旦验收过了就有验收回款了,也说明项目告一段落了。ERP验收作为整个实施过程中的最后一个环节,关系到系统能否顺利过渡到维护期。

  1. ERP验收条件

软件实施已完成,已实现合同内的重要需求;对全部模块的功能核查已完成,已制定、评审、确认并批准验收标准。

  1. ERP验收的内容

ERP验收通常有软件和硬件的验收,但以软件验收为主,验收以客户及软件商都确认的ERP需求规格说明和技术合同为准,确认需求是否都满足,合同中的条款有没有都落地,这里面又以功能验收和文档验收为重点。

功能验收包括单据的新增、删除、修改、查询、保存等,系统和单据流转的准确性,审批流程的自定义,以及各报表的打印等。同时文档验收也是ERP验收中很重要的部分,一般包括需求定义、实施设置、功能评估、项目管理、用户应用验收等五类。

  1. ERP验收的步骤

ERP验收过程一般可分为计划阶段、准备阶段、验收测试和问题追踪等几个阶段。

二、ERP验收之客户不验收:

系统试运行一段时间,实施顾问差不多就要准备进入验收阶段了。但这个时候客户常常不愿意验收,这是很普遍的现象。原因可参考以下几种情况:

1.实施顾问心态是否摆正

ERP项目要验收了,但因为一个小问题客户一直不肯验收,这时候很多顾问会觉得一个小问题至于吗?为什么要小题大作?事实上是顾问不能让客户足够放心,客户认为不是小问题,所以不肯验收。实施顾问要清楚不是完成了合同中明确的内容,完成了需求规格说明中的工作,并且按合同试运行了几个月,就可以验收了。但往往这个时候客户不同意验收,他们的标准往往不是合同、需求规格说明书这些。这些不管做得多好,对他们来说并没太大的参考价值。客户关心的是他们的业务是否在系统中运行准确和顺畅。

  1. 验收标准没有达成一致

没有和客户在项目初期的时候就统一验收的标准,导致客户拿小问题拖着不肯验收。所以在项目的前期一定要和客户明确验收前要完成的工作,避免客户方在这个阶段提出过多的更改需求。

  1. 客户满意度不够

很多ERP的项目常会遇到一个问题,就是实施完以后,很多客户不催他们是不会去用的,催他们用就说工作很忙没时间或者随便应付用一下。等到提出要验收的时候,客户又老是觉得这不满意那不满意,其实就是怕承担风险。很大原因其实是实施期间和客户的关系没有提升,存在的问题没有及时解决,实施服务不到位等。

  1. 没有写好备忘录和问题追踪记录

在ERP实施期间,很多事因时间一长就忘记了之前的承诺,到了验收的时候可能重新提出来,这种情况很多,之前说先不做的验收的时候又成了验收标准。由于客户对软件不熟悉,所以某些需求并不是他们真正要的,很多潜在需求在项目一开始没有提出来,但在项目过程中会提出来。实施顾问又不太了解客户业务,结果导致双方对需求有不同的理解。到验收的时候,就很容易卡在一些容易理解差异的问题上了。

  1. 没有阶段性目标成果

顾问在需求调研阶段就主动控制项目的范围,没有目标约定,所以项目实施计划一定会经常变更。

三、如何顺利地让客户进行ERP验收:

  1. 及时解决发现的问题

客户不肯验收,一方面是害怕承担责任,毕竟还有问题没解决。要换位思考。所以想让客户验收,首先要做好实施服务的承诺和合同中的明确规定,让客户放心验收。

2.发现问题,尽力解决,重视客户需求和兴奋点

当客户不肯验收时,和客户及时沟通,了解客户为什么不愿意验收。找到问题后,协调资源解决。有时候问题只是借口,要根据客户的表现判断客户背后的问题,如企业资金链最近是否紧张,客户对实施有什么其它方面的顾虑,有时和客户当面把这些问题沟通,也是一种比较好的解决方法。

  1. 积极主动沟通,提高客户满意度

项目中和客户沟通要有策略。让客户高层清楚项目目标和每个实施阶段工作进展情况,影响项目正常运作原因有哪些,需要哪些资源。高层听多了汇报就知道项目进展情况,可以及时反馈,一旦他们认可了,要求高层验收确认也比较容易。

  1. 应用项目管理工具

要多利用项目管理工具来确保项目成果能接近验收标准。如,项目可分为几个里程碑,在各阶段明确验收的标准,在每个里程碑完成时要让客户签字确认。