企业ERP数据及ERP数据的管理

一、企业ERP数据

今天笔者所谈的ERP数据,是指企业已经应用了ERP系统后得到的ERP数据。企业运用ERP系统,除了规范企业各单位的业务流程外,最主要的还是希望从ERP系统中能快速的得到一些企业关键管理的ERP数据。但是有一些企业在运用ERP系统后,却发现ERP系统中的数据并不是有效数据,无法满足企业管理需要。针对这个问题,笔者分如下两种情况来说明下:

1.ERP系统中的数据不是企业真实的需求,从另一方面说明ERP系统的功能不能满足企业的需求。即企业在选型软件时,了解的不够,或没有了解清楚就购买了。针对这种情况本文不作详述。

2.ERP系统中的数据不是企业的有效数据,说明企业在使用ERP系统的过程中出现了一些问题。ERP系统使用起来了,但是系统中的数据却是错误的。什么原因会导致系统的数据不正确呢?在业界就有这么一句话:“进去的是垃圾,出来的也是垃圾”,那么企业使用ERP系统的人员是不是录进去了一些垃圾呢?如何避免垃圾进入企业ERP系统呢?今天主要是和大家一起来探讨下这个问题。

二、可能造成企业ERP数据不正确的原因

1.企业应用ERP系统初期,期初数据录入不准。

企业本身的业务流程存在一些职责不清,或有文不执,有法不依的情况。如企业BOM表的损耗率,工程部在建立BOM的损耗率时,与企业实际生产时的损耗不符,出现了BOM定出的损耗纯属摆设,没有起到真正的作用。这时请工程部依生产实际的损耗标准来录入,工程部的人员就犯傻了,我去哪里要来这损耗率?请生产提供嘛,生产部来一句:这是工程部的工作,生产部没空整理这资料。踢皮球一样的,将这个问题踢来踢去。工程部就只能用现在的不准确的数据录入系统了。等在系统中下达生产制令生产时,系统中的损耗数量就不能作为控制物料领用的依据,不能准确有效的控制各生产单位的领料状况。

2.使用后ERP系统,实物并没有随单据流转。

我常常听到一些单位在抱怨:采购要下单了,去看了下仓库物料的库存数据,帐上明明有数呢,可去仓库实物一查看,没有这库存啊,怎么回事,这ERP数据怎么跟我们实物的不符合啊?有一种可能就是录入ERP数据的人员导致的数据不准。因为操作人员没按实际发生情况来录入。大部份情况下,使用的人员不会恶意或故意去做假数据(排除不健康心态的人员)。应该是在使用ERP系统的过程中,其中的一个流程出现了问题:如仓库实物发出去了,但没有收到系统中的发出单据;如去仓库领料没有实物表单,用“急用,借用”的名义去领走实物,生产线的物料员是不是也经常去要求仓库先发物料,说这笔订单急啊,先发料吧,待发完了物料,生产线的物料员没有及时的补回单据,仓库人员也忘记了,久而久之就漏掉了。这种人为的无凭据的操作即是造成ERP系统数据混乱的原因之一。

3.使用ERP系统后,ERP系统的数据与实际交易的实物不符合。

按理说,不应该存在这样的问题才是,但这个问题确实也给企业带来了很大的困扰。为什么会有这个问题呢?举个例子,采购部门下采购单的物料是A,但是仓库收来的物料却是B,原来是供应商用B来替代了。但这一信息又没有事先知会采购部,让采购部把采购单上的产品给更改成B。这样一来,明明是B物料,仓库把B当成A来收货了。那么接下来的混乱是可想而知的。除了以上说明的例子,企业中往往还会存在一物多号的情况,这也是造成ERP数据混乱的原因。

三、企业如何持续的管理维护ERP数据

企业应用ERP系统后,必须将ERP系统中各流程规范定义,分清职责。ERP系统使用人员要作到“有文必依,有规必执”。各岗位必须是依单据作业,有据可查。对于模糊的数据,定要取得相应确凿的证据后录入数据。切不可随意输入有疑问的数据。确保ERP系统中的数据是企业实时有效的。