ERP关键用户的职责和作用

在项目实施过程中,关键用户配合厂商实施顾问一起完成业务调研、差异分析、客户化定制、主数据准备、编写文档等重要工作,负责协调最终用户和实施顾问之间关系。因此,尽管关键用户既不是ERP实施的技术人员,也没有扮演实施咨询顾问的角色,更没有负责ERP的日常操作。但他们是厂商实施顾问和企业之间的关键性桥梁,也是企业基层操作人员、部门领导与高层之间的桥梁。具体职责和作用如下:

(1)项目需求调研阶段

关键用户首先会参与ERP培训,理解和熟悉ERP模块的基本概念。然后在需求调研时,关键用户负责协助厂商顾问对本企业业务流程进行调研,按照模板整理和编写现状业务流程文档,形成向高层领导汇报的需求调研报告。在需求调研阶段,关键用户既是客户方的业务骨干人员,负责向厂商实施顾问传递所负责领域的关键需求,也是厂商实施顾问和最终用户之间的联系人,收集并负责向厂商实施顾问解释最终用户的需求。例如,对财务模块来说,通常是一些较为资深的会计人员、财务经理等。

(2)ERP功能规划设计阶段

这是关键用户最重要的职责之一,它关系到ERP系统是否适合企业实际应用的重要一环。因为ERP功能规划的基本原则是:规划要与企业的业务相匹配,要支持和促进业务目标的实现。所以,企业必须要协调并招集对业务非常熟悉的关键用户对ERP功能规划进行讨论、修改和完善,只有这样的规划才有一定的可行性和可实施性。

   (3)系统功能测试阶段

在前一阶段,关键用户和厂商实施顾问会对业务流程进行规划和整理,也就是系统配置。当配置结束后,关键用户需要先进行内部测试,包括基本流程测试、单元测试和集成测试。然后,关键用户的另一个职责是要针对本业务范围内的所有业务场景进行功能测试,包括销售预测、销售订单、生产计划、采购、库存、生产排程、销售、财务等。测试文档由关键用户整理出来,这个文档也是接下来最终用户培训阶段培训手册的蓝本。

(4)培训阶段以及上线后支持

在系统培训阶段,一般情况是厂商实施顾问只培训项目组中的业务组关键用户,而不对具体操作的最终用户进行培训。所以,最终用户的培训则由相关部门的关键用户负责,关键用户需要组织所有最终用户进行分批次、分模块的ERP操作培训。同时,关键用户还要承担指导最终用户录入海量数据、上线数据准备等各项工作。在系统上线后,关键用户发挥的作用并没有丝毫减少,他们要支持ERP系统的日常维护工作,对最终用户遇到的各种疑问和故障进行判断和排除,并承担继续优化ERP系统的后续工作。

简单的说,关键用户在实施的各个阶段需要扮演的不同角色。在项目开始阶段,关键用户是一个对ERP软件理念与先进管理模式的学习者,紧接着将转变为现有业务描述者,接着在流程设计阶段则成为业务流程设计者,随后在上线前则转变为系统测试者和对最终用户的培训讲师,上线后就成了系统业务维护人员和培训支持人员。