ERP系统运维的三个阶段和支持体系

ERP项目的实施同时也给企业带来巨大的风险,包括前期决策的风险、中期实施的风险以及后期运维的风险等。我国企业信息化起步较晚,对于我国企业信息化建设,尤其是对ERP系统运维的研究还比较欠缺。

运维在ERP项目中的地位

对于ERP这样一个庞大的信息管理系统来说,上线并不意味着项目的结束,相反,保证系统运行的正常与完善却是个持续改善的过程。特别是在系统正常上线后的1~3年间,对于整个ERP系统,用户已经在一定程度上有所熟悉,他们在对自己业务认知的基础上,会依据业务的实际情况提出一些可能的改进方案。

ERP项目是一个持续改善的过程,不管是系统实施还是系统保障,或者是系统优化、系统扩充,都必须通过项目评估、项目准备、蓝图设计、系统实现、上线准备、上线支持等6个步骤保障系统的稳定。

ERP刚上线时的关注点是配合企业生产经营,保证系统运行正常,但在后期运维阶段,其关注点已经有所不同。这个阶段,主要是以提高业务操作效率,弥补上线实施过程的不足,满足业务需求为主要目的。

可以这样说,已经成功完成ERP实施项目的企业,并没有达到最终的终点,只是到达ERP系统项目中的一个里程碑,更漫长的过程是后期的运维管理活动。

ERP系统运维的三个阶段

ERP项目是一个持续改善的过程,ERP系统上线后的运维管理活动主要可以分为3个阶段:

 第一阶段,系统保障阶段。在这一阶段,主要是所有ERP系统运维人员努力维持ERP系统的正常运行,解决系统的数据错误以及用户的操作失误等问题的过程。

  第二阶段,系统优化阶段。在这一阶段,ERP系统运维人员将配合实际的业务人员,将系统优化到符合实际业务需求的最佳状态,是一个系统优化的过程。

 第三阶段,系统扩充阶段。在这个阶段,ERP系统已经被公司员工普遍接受,随着技术和市场的变化,已经可以考虑扩充某些系统模块,以获得更好的业务效果。

系统扩充后将会导致ERP的运维进入新一轮的第一阶段和第二阶段。

ERP系统运维支持体系

一般来说,ERP的运维支持体系主要分为3个层次,即关键用户、内部顾问和外部顾问。

 第一层,关键用户,即与最终用户直接接触的运维人员。他们一般是各业务实体单位的业务骨干,在ERP决策与实施上线阶段与ERP实施顾问交流业务需求,接受培训,进行系统测试。他们是内部顾问和最终用户之间的桥梁,利于双方的沟通。

 第二层,内部顾问,即企业ERP系统支持中心或者是信息化中心的人员。他们从ERP项目准备开始,一直到系统上线及后期运维都全程参与,对整个ERP系统相当熟悉,属于独立的信息化支持人员。他们在关键用户和外部顾问之间起到桥梁作用,在快速学习新的知识的同时,帮助各业务单位的关键用户解决问题,并监督、指导各业务单位的业务流程。

 第三层,外部顾问,也可以称之为运维顾问,是ERP实施公司的专业技术人员。主要在宏观上提出问题的解决方案,与内部顾问一起实施业务优化的方案,指导内部顾问解决用户的问题,并实现知识转移,以及当用户对ERP有新的功能需求时,进行相应的模块开发。

在整个运维体系中,除了上面3个层次之外,最终用户、部门领导等也应参与到运维过程中来。可以说,ERP的运维是一个企业全体员工共同参与的工作。

ERP系统运维中的知识体现

从ERP系统运维支持体系可以看出,ERP系统运维主要涉及的人员有3 类,即ERP系统的最终用户、内部顾问及外部顾问。他们参与了ERP的前期决策、中期实施的过程,对ERP系统有比较全面的了解和掌握,所以ERP的后期运维他们也将是主要的参与者。

分析ERP系统运维的过程可以发现,这个过程就是一个知识获取、知识共享、知识应用及知识创新的简单知识管理的过程。