企业ERP上线的思路

ERP行业发展初期有一句老话“上ERP找死,不上ERP等死”,不过评论这句话是否正确,还得看企业领导人及企业当时所处的环境。诚然,“不上ERP等死”,虽然并不完全准确,但也告诉我们一个企业如果不上ERP,就可能无法走向标准化、规范化的管理,永远都经营在“作坊式企业”。然而“上ERP找死”,就要看企业是什么样的团队以什么样的方式去上ERP了。因此,ERP能否真正帮助和改善企业而不是成为企业的累赘,关键在于ERP上线。

联想集团领导人柳传志老师曾经有句话:“建班子、定战略、带队伍”。而ERP上线,也一样离不开这个思维。因此,首要任务就是建班子——项目经理及项目成员的选定与组成。

建班子

在ERP上线前,首先需要选择项目经理,组建项目团队。项目经理应是在企业各个部门中,最具有影响力、执行力及团队管理能力的强者方可胜任。因为他不仅要及时监控、协调项目内部所出现的问题,同时要能与软件方实施顾问架起一个畅通的桥梁。尤其是在项目实施过程中,因为要改变一些部门原有的操作模式和流程,因此遇到较大阻力是无可厚非的,甚至有些部门关键岗位的人员,为了不想变革现有操作模式和流程,故意找问题刁难,想使其知难而退。在这个时候,项目经理就需要清晰的分辨出哪些是合理需求,哪些是无理要求,并予以沟通、说服对方。

其次,项目成员的组成。各个企业的项目成员,一般由信息部的IT成员与实施顾问一起组成。但在ERP上线之前,一部分的企业往往都没有太多的IT人员,有些大多都还是兼职。此时在选拔IT人员时,项目经理往往陷入一个误区——XXX会几门编程语言,XXX是计算机专业毕业。在我看来,这些仅是代表有过这方面的知识,而最主要的还是要看人,要看这个人的心态及对工作、问题的看待方式,能力是可以在项目期间培养的,但态度及性格就无法去培养了。项目需要的是主动分担任务的角色而不是敲一下走一步的青蛙。

定战略

主要就是项目前期的需求调研、分析解决方案和制定项目计划。需求调研与解决方案是最基本的实施工作要求,在这里就不再多说。重点讲下项目计划,没有项目计划就像一个军团作战,没有具体的作战目标,战斗中一盘散沙。在项目计划中,最关键的属于周计划,很多人习惯性地把日计划也排上,甚至排到具体几点做什么事情。在这里,我们更应偏向做每周计划,这个周计划不是做给别人看,主要目的是对自已的团队在项目过程中的一个时间约束。因为周计划没有具体要求你的项目成员某件事情具体在哪天去做,只告诉他们需要在哪个时间段内完成,这样一来,给了项目成员灵活地自我时间安排与协调支配空间,不会束缚他的工作,培训了他的自我时间管理意识。在做周计划时,尽可能避免别人去打扰,因为这时候你的思路要清晰,明确的清楚当前项目的进度及总体时间要求,如果发现异常或资源上的需求,要及时与领导反馈和调整,不可事后以此找理由。

带队伍

这体现在项目的执行期。作为项目经理,如果你身边拥有资源(如两三个项目成员),那你要尽可能把事情分担给他们去完成。当然,不是每一个项目成员在一开始就可以出色的地完成任务的。项目开始初期,需要你不断的去培养、指导。此时很多项目经理会觉得“我这么忙,哪有时间去教他们学;我教他们还不如我自个做来得快;这件事他做不了”等等想法。这样的观点会造就一个事实,那就是你整天加班加点,而你的成员玩得不亦乐乎。最终他们不但得不到提升,同时也会影响到你的项目上线进度,而作为项目经理的你,最终“吃力不讨好”。你要明白你的职责,项目经理是确定方向、掌控进度和处理关键、重要的问题,而不是什么事都亲力亲为,大部分的问题在他们交到你手里前,必须要求他们自己过滤。培养他们处理问题的能力。

在ERP上线的整个过程中,操作用户的需求是永无止境的,因此各个项目成员要清楚地知道什么才是最关键最重要的需求。对于零星的、边缘性的以及在你计划范围以外的需求,在你看来可能只需要花半天、一天的时间可以处理完毕,但这需要果断地拒绝,因为你还有更关键的任务要去完成。这些看似花不了多少时间去处理的事务,才是影响你项目上线进度最关键最主要的原因所在。要让对方明白,不是不处理这些需求,只是先放一放,等主线流程上线完成后有时间了再去考虑,计划以外的需求可以放到二期解决。

项目的风险,作为项目经理要及时地预估和觉察。对于ERP上线时,所制定的新的操作流程、作业方式,需要有一个前期的测试,这个测试至少一个星期。在时间充足的情况下,最好测试一个月。当然,测试的阻力是相当大的,因为平白无辜地给操作者增加不少的工作量,而且一般都不会主动地去做。因此要你的项目成员及时跟进、通报测试情况,不要让流程的测试形同虚设,要真正模拟运行出问题点所在,把问题扼杀在摇篮之中。

总之,项目的成败以及项目实施的效果,关键在于整个项目的把控。从前期准备到后期执行,整个过程当中,项目经理需要有清晰而明确的时间观、大局观。让ERP上线的每一项目任务,都落在实处,一步一个脚印地完成……