不同信息化阶段的ERP项目管理

企业ERP信息化小组

企业信息化的重要性已被当前大部分企业所认同。那么从企业开始规划自身的信息化道路开始,项目管理就应该贯穿始终。本文浅谈企业在信息化的不同阶段的ERP项目管理要点。建议企业在制定信息化方向时就应成立专门的小组,由专门的负责人负责。信息化负责人、成员最好是本公司有资历、有信息化背景知识、各部门的核心人才。这些人员对企业的业务背景、实务层面了如指掌,他们提出的需求、管理高度更能为ERP软件的选型提供更高的要求、标准。其中项目经理最好有ERP项目管理的相关经验,从一开始就对信息化这盘棋有清晰的方向,制定分段目标、最终目标。信息化应该是个逐步推进的过程,从简单的开始,打好基础,最终实现控制企业成本,为管理层提升管理高度,为决策层提供有价值的参考数据。

选型时的ERP项目管理

在ERP选型之前,信息化小组就应先制定企业ERP的需求文档,首先从硬件要求、网络、软件架构等提出未来ERP软件的基本要求,然后结合企业当前的业务及企业未来5-10年的发展目标对ERP软件的功能、数据量提出硬性指标,最后从用户层的操作便捷性、管理层的管理主动性、决策层的关键数据参考性等对ERP软件的操作性、灵活性、扩展性、管理合理性等提出细节要求。此时的ERP项目管理重点主要在需求收集、企业业务流程图绘制、企业实务与ERP软件结合等方面。当今中大型的企业在ERP软件的选型时应尽量考虑选择平台化的软件,此类软件的灵活性高、适应性强,易随企业实务需求而快速搭建与之匹配的系统流程。制定完ERP需求文档之后,以此文档作为标准来选择ERP供应商。最好让ERP厂商根据需求文档在推荐的ERP产品上进行演示,信息化小组对每个ERP厂商的演示效果进行打分,考察其演示是否可以实现企业的主要需求。从中选出产品演示与需求文档较为吻合、了解自身企业业务状况、有成功实施经验、拥有后台较强技术团队的ERP厂商。

实施过程的ERP项目管理

伴随着ERP厂商的实施团队的进驻,项目小组应该与实施团队共同成长。从项目调研、收集原始资料时就主动配合,与实施团队多做交流,了解实施团队未来的实施方法、项目进度安排。从项目启动大会开始就最后制定一套较为清晰的奖惩制度,对积极配合ERP项目的人员给予奖励,对延误、不配合项目进度的人员进行批评,形成内部主动学习的氛围。让每个参与的成员都认识到能有机会参与这样的一次项目历程对自身的职业发展是难得的机会,能提升每个人的实务与软件相结合的新技能。同时也要让每个成员都知道ERP项目是个夹杂着酸甜苦辣的过程,项目的起伏大、时间跨度长,大家要事先有足够的心理准备。项目经理应和实施团队制定好分阶段的目标、每月的实施计划、每周的实施计划,然后将计划分解到每个关键用户,关键用户与成员间一起完成工作任务。项目期初最好每周有2-3次的关键用户ERP小组会议,定期反馈、检讨实施过程中遇到的问题,进行经验总结。

上线后的ERP项目管理

ERP项目的上线只是代表另一个新的开始,在经历了前期的辛苦历程后,项目进入一个新的纪元。项目经理清楚地知道项目的上线,问题才开始涌现、各种考验才刚开始。此时的ERP项目管理的重点是每日数据录入的及时性、准确性,这可以快速验证系统上的业务流程与实务的吻合性。最好做到每日数据都在当天录入完毕,这个过程要多下到基层了解每个用户使用系统过程的心声。对积极的反馈、消极的抱怨都应记录,及时与实施团队商讨解决方法。这个阶段的ERP项目管理的重点是系统业务流程是否可以走得顺?数据是否可以按时、准确录入?软件的运行效率是否正常?产出的报表是否准确?这个阶段项目小组会很繁忙,但这个阶段大家如果可以努力度过,离胜利果实的收获将不远。这个阶段的奖惩制度应该有力地用上。对于踊跃配合的用户,应该公开表扬,给予相应的奖励。部分用户在能力提升的时候,也会收获项目带来的成就感。适时的正能量宣传,可以为项目进度带来帮助。同时对影响项目的关键问题,如主要业务流程无法正常在系统上运行,关键报表的数据有误等问题都应引起重视,项目小组要分析问题的原因,制定解决方法、时间表。

验收前的ERP项目管理

ERP项目在前一阶段如能顺利进行,如3-6个月后关键报表的数据能正常提供;用户层对系统的操作已能独立完成;管理层通过系统可以便捷掌握下面人员的工作状况,系统已归纳出管理层主要的管理需求,如关键事件的主动提醒,重要报表的定时发送,异常事件的报警提醒等;决策层通过系统可从全局掌握公司的供产销信息、财务主要指标是否良性等。项目经理此时ERP项目管理的重点是:

(1)维护好前一阶段的重要成果,制定未来ERP运行时的规章制度,如每日的数据保证当日完成,最好做到业务发生时,数据同时录入到系统,保证纸质单据的打印均从系统上打印,这点能保证系统在正常运行。

(2)所有的报表数据都从系统上提供,让大家对系统产生依赖性,从最上层领导逐级要求下一层,做到公司上下都围绕系统运作。

(3)优化前一阶段遗留下来的待处理问题,让现有的业务流程更加合理、优化。让系统提供更多增值的服务。

(4)巩固各部门系统上线的成果,各部门形成本部门的用户操作手册,管理层报表,这些都是公共的知识财富,让新进人员的快速融入工作。

正航ERP及其项目管理

正航ERP为集团型、大中型企业提供平台化的NBS、T9产品,能满足这些企业个性化的需求,提升企业的管理高度,为决策层提供可靠的数据依据。拥有经验丰富的实施团队,在项目过程积极与项目小组成员不断沟通,主动知识分享,乐于与项目小组分享实施经验。