ERP项目实施过程中的风险管理

ERP,是针对物资资源管理、人力资源管理、财务资源管理、信息资源管理,集成一体化的企业管理软件,力求企业资源的最优配置,实现信息流、现金流和物流的三流合一,以获得企业利益最大化。

目前,越来越多的企业已经开始关注ERP,并期望通过ERP项目实施来优化资源配置,提升企业核心竞争力,但ERP实施及应用过程中存在着很大的风险,防范和控制风险成为企业成功实施ERP的一个关键。

一、ERP项目实施和应用的风险

实施和应用ERP的具体风险包括:

第一,市场环境风险。ERP是伴随市场经济发展而来的,其成熟和发展亦需要健康和功能齐全的市场和良好的市场环境。我国市场经济体制尚不健全,企业间的不正当竞争和无序竞争大量存在。很多企业缺乏获得外部市场和客户信息的手段。获取外部信息的能力还比较差。而建立保障ERP实施顺利进行的良好的营销市场体系这一复杂、庞大的工程不可能在短时间内完成。

第二,管理观念转变的风险。ERP的实施是一项涉及业务流程重组的系统工程,并非只要投入一定的资金购入计算机硬件和ERP软件就实现了企业的信息化。目前,某些企业ERP的实施仅由技术主管负责,缺少管理人员和业务人员的积极参与。而企业业务流程重组涉及到职位、权限、利益等各方面的重新界定与分配,若没有管理人员特别是领导层的支持,实施人员无权调节业务流程重组中各个部门的利益冲突,实施工作就很难进行,甚至导致项目搁置。

第三,人员风险。在实际的ERP项目中,基本都是由技术人才主导,管理人员往往不能很好地领悟和掌握信息技术。而ERP系统的实施需要既懂经营管理,又懂信息技术的高素质复合型人才。但就目前来看,既懂信息技术又懂业务流程和企业管理的复合型人才非常紧缺,在很大程度上制约了企业ERP实施的质量和速度。

第四,资金风险。很多企业在投入技术改造、创新的资金相当有限,用于ERP的资金也就更少。ERP实施是一项周期长、投资大的系统工程。即使一些企业在前期能够购置基本硬件设备与必要的软件系统,但ERP应用会随着企业的发展以及暴露出来的新问题而需要调整和维护,后续资金要求越来越多。

二、ERP项目实施和应用过程中的风险控制

第一,实施ERP应该认真执行“整体规划、分步实施、关注试点、持续优化”的实施策略。有些企业做到了“整体规划,分步实施”,但忽略了“关注试点,持续优化”,在某一阶段工作完成后,并未就ERP对管理的促进和需要持续优化方面进行总结,并坚定不移地进行后续推动。ERP“上线”并不是项目的结束,而是一个新过程的开始,后续实施需要培训和软件支持,需要持续改进、学习和适应。

第二,ERP的成功实施离不开人的作用。即ERP建设需要企业内部全体员工参与,要求决策层、管理层、操作层各级相关人员密切配合,而不仅仅是几个IT人员的事。首先,要有企业高层管理的强力支持。ERP的实施应是一把手工程,如果企业高层不能清醒地认识实施ERP的目的和风险,就不会注入足够的资源参与到项目中,不会投入足够的精力参与项目的各种重大决策。不会为ERP项目营造足够的声势,使全体员工在意识上做好迎接管理变革的准备。其次,业务部门要积极参与。很多企业在ERP项目早期会把它当成是IT部门或企划部门的信息工程项目,项目小组通常只由IT人员和咨询顾问组成,而没有业务部门的参与。这样导致的后果是项目周期的拖长和总体资源的浪费。因为IT人员缺乏业务背景和决策能力,而顾问对企业的了解较少,项目小组的工作结果往往不被业务部门接受,而且项目的决策周期通常很长。

第三,选择合适的软件及供应商。企业内部的IT人员虽然也能开发一些管理信息系统软件,但这些软件很难体现先进的管理思想,往往是手工管理的翻版,用先进的工具去维护落后的管理思想和制度。由于ERP系统非常庞大复杂,根本不是几个IT人员所能完成的,并考虑到IT人员的高流动性和系统的高依赖性,因此企业一般来说应当购买成熟的商品化ERP软件,并针对企业特色,组织本企业内部的IT人员配合软件供应商进行一定程度的二次开发。同时,ERP选型不单纯是选择软件,更为重要的是选择软件公司。企业应按照最适用原则,货比三家地选择合适的软件和供应商。

第四,企业实施ERP时,应与咨询方密切合作。任何把ERP项目当作是咨询方的项目都会导致不成功。原因是咨询方不可能对企业有深刻的了解,也不可能为企业作决策。咨询方的主要责任是向用户提供管理改进的建议和技术支持。企业只有把ERP项目真正当作自己的项目,才能充分发挥咨询方的作用和实现管理变革的目标。

第五,充分的数据准备。没有准确的数据就没有成功的ERP。从ERP实施项目开始,就重视数据准备工作,是避免实施风险的重要因素。数据准备包括数据整理、规则统一、数据倒入等工作。明确项目中的数据管理组织及责任是非常必要的。

第六,广泛的教育和培训。使用ERP系统将在很大程度上改变员工现有的操作方式或流程,如果在系统投入使用前不对用户进行充分的培训,将直接导致大量数据错误或操作错误。而ERP系统是整合性很强的系统,业务的操作会自动在财务中体现出来。若有大量的业务操作失误,财务系统将产生紊乱。这也是部分企业实施ERP失败的原因之一。

ERP是信息时代的现代企业向国际化发展的更高层管理模式,它能更好地支持企业各方面的集成,ERP系统首先是一个软件,同时是一个管理工具。它是IT技术与管理思想的融合体,ERP系统也就是先进的管理思想借助电脑,来达成企业的管理目标,并将给企业带来更广泛、更长远的经济效益与社会效益。