人力资源管理软件选型攻略

随着人力成本的快速上升,人力资源管理的高效化、精细化、流程化、战略化成为大势所趋,而借助信息技术构建人力资源管理信息系统也成为实现管理提升的不二选择。许多企业在进行人力资源管理软件选型时投入了大量的时间、资源和精力,但系统上线之后的效果却没有达到预期目标,管理效率没有得到有效提升,甚至需要花费更多的时间去维护系统。姑且不谈实施过程的投入与风险,系统选型过程也是造成这一问题的原因。

在选型中,软件供应商都会把其软件和解决方案中最好的一面展现出来,而有意规避其短板,如果缺乏对人力资源管理软件的深刻理解,那么决策者难以做出判断,决策过程必将限于患得患失、左右为难的纠结状态,成了让人力资源部门和IT部门都很头疼的一件事情。那么究竟该如何从众多的厂家中选择适合自己的系统呢?笔者根据多年企业人力资源管理系统建设的经验,尤其是与多家样板客户的交流总结,提出如下人力资源管理软件成功选型的树形模型:

  一、 业务需求

用户的业务需求相当于树根,是系统建设的基础,是选型过程中必须始终围绕的核心。在选型正式启动之前,客户要根据自己的业务特点和需要,制定人力资源管理系统建设的目标和主要的需求内容。有些用户限于管理体系不完善或缺乏信息化背景,对于自己的业务需求只是笼统的概念,而没有整理出清晰明确的需求内容,这就让软件选型失去了指挥棒。这种情况下,也可以先找1-2家专业的e-HR厂商来交流,通过厂商的产品介绍来梳理自己的需求。当然,通过了解,也可以先委托1家自己比较中意的专业厂商驻场调研,让厂商的专业人员整理出需求来。当然无论通过怎样的过程,业务需求都必须是清晰明确的。

用户的需求通常包含以下内容:

1、现状:主要是指理清企业经营发展规划对人力资源管理的要求,明确自身组织模式、HR业务现状、存在的问题等。

2、目标:主要是指结合现存问题提出信息化建设的核心目标,也就是要通过信息化手段实现管理体系的落地。目标制定一定要合理,有些用户目标过于理想化或过于庞大,这将加大后续选型与实施的风险。合理的目标应当是务实、适用、分阶段且具有一定的前瞻性,从而既与企业现实相吻合、又能适应未来发展需要,并能够在既定的项目周期和资源限制内达成项目建设成果。

3、 范围:主要是指系统实施的范围,包含纵向的机构层级范围和横向的职能部门涉及范围,以及人力资源管理业务模块范围。

4、功能:主要是指各个业务模块主要的功能需求,或者说是各个业务模块需要实现的业务内容。

5、集成:主要是指人力资源信息系统与其他管理信息系统的集成模式、接口关系等。

6、时间:主要是指系统建设的时间规划,通常可以将人力资源信息系统建设划分为2-3个阶段,逐步实现全面的信息化管理。

  二、 产品性价比

产品是信息化系统建设的树干,选择对产品,系统实施和应用都将顺畅舒适,选择错了轻则全员怨声载道,重则前功尽弃,浪费人力、物力、财力,甚至影响选型者的发展前景。

根据产品的开发方式和成熟程度,目前人力资源管理软件产品主要可以分成框架型产品、平台化产品、标准套件型产品三种。三种类型各有优缺点,如下所示:

框架型产品的特点是已经开发搭建好了产品架构和主要应用,具体应用则根据客户的实际业务进行现场开发实现。这类产品的优点是用户需要什么基本上就开发什么,个性化需求满足度高。缺点是由于客户需求是变化的,在业务变化后还需要开发人员专门开发,当应用2-3年后很可能由于架构局限和人员变动,基本上就无法再通过开发满足业务需求了。这种系统一般使用3-5年就要更换,系统实施和服务成本很高,并且实施越是深入成本就越高,最后甚至可能因开发成本无法承受而凑合使用,领导、员工都怨声载道。

平台化产品的特点是产品基于一个开放性的平台,开发出通用性、先进性的用户业务需求,可以通过系统配置来实现客户具体的需求应用,个别的个性需求也可以基于平台开发实现。其优点是系统灵活,能够通过升级来保障长期应用;缺点是用户的一些局部的个性需求一般建议通过升级实现,不要即时开发,以降低系统应用成本。

标准化套件产品通常是一些小型软件,基本没有划分可以组合安装的业务模块,升级也没有规划或者根本就没有升级支持,系统配置功能很弱。其优点是价格低,通常不超过数万元,缺点则是个性需求更无法满足,更没有持续的服务保障,性价比其实很不划算。

由于人力资源管理业务无标准、常调整的特点,不能用与财务、供应链等已经能够标准、固化的系统相等同的标准选型。人力资源管理软件产品一般要具备以下特点:

  1. 产品必须专业、成熟、稳定,尽量少的个性化开发

信息系统首先要满足企业人力资源管理的业务需求,其次现阶段人力资源系统已经不再是简单的部门级应用,而是面向全员的业务平台,因此系统的成熟、稳定至关重要。对于企业的实际业务需求,应主要通过系统配置而不是通过大量的个性化开发来实现。因为过多的二次开发,一定会对系统稳定性和将来的升级带来影响。

  2. 产品必须具有很好的易用性,满足人员水平参差不齐的现状

人力资源管理人员不是专业的IT人员,其中的大多数人员计算机专业水平相对不高。系统功能即使再强大,如果最终使用系统的人很难掌握和操作,那么最终的结果也只能是“曲高和寡”、束之高阁。

3. 产品架构必须具有很好的灵活性、开放性、集成性、扩展性,保障长期应用

我国大多数企业目前正处在由传统人事管理向现代人力资源管理过渡的转型时期,人力资源管理从思想到行动都发生着巨大的变化。转型中的人力资源管理随时都可能发生这样那样的变革,这就要求人力资源信息系统不仅要能满足企业当前各种复杂的实际需求,而且还要适应企业未来管理需求的变化,这就对系统的灵活性、可扩展性提出了很高的要求。

  4. 产品理念具有一定的前瞻性

从人事管理到人力资源管理,再到人力资本管理或人才管理,这是20多年来人力资源管理软件的基本发展轨迹,这与人力资源管理发展过程是相一致的。软件厂商和产品必须跟上管理发展的节奏,在满足事务性工作高效处理的基础上,还要具有一定的先进理念,满足人力资源管理提升的需要。

但是,企业选型中却切记不要过分强调理念,因为管理理念蕴涵于或转化为具体的管理方法和管理措施才能发挥作用,对于软件产品来说管理理念则是通过具体的产品设计和功能实现来体现的。现在有些厂商在演示介绍时,经常是讲一通管理理念和体系,但可惜的是在产品应用上却看不到所谓的理念实现,这只是在迎合客户心理,尤其是客户高层领导的一些务虚的心理。人力资源管理人员特别是具体应用人员在选型时一定要擦亮眼睛,不要被虚无缥缈的理念所迷惑。

  5. 产品技术上应具有一定的先进性

现代信息技术日新月异,SOA、企业云等新的技术不断涌现,这就需要人力资源系统厂商必须要跟得上技术发展步伐,用新技术为用户提供更好的服务。这一部分在技术路线中将进行更全面的阐述,在此不作赘述。

究竟选择什么样的产品,最主要的还是考虑业务需求满足度,考虑产品的性能价格比,也就是看产品提供的业务模块、功能应用能在多大程度上满足企业业务需求,一般来说除集成接口外需求满足度要超过95%才是最佳产品,并且价格必须在合理范围内,即以经济的方式、以高性价比满足业务需求。

  三、 人员专业性

人力资源信息系统建设不是单纯的技术行为,所以在选型中还要全面考察项目实施人员的技术能力和业务能力。一般情况下,专业HR软件厂商的人员由于长期专业从事人力资源系统业务,不仅具备技术功底,也都具备比较丰富的人力资源管理业务体系经验和能力,能够在系统建设中为客户进行一定的管理梳理和提出优化建议。这样,通过系统建设过程,用户不仅获得了一套信息系统,还在一定程度上实现了人力资源管理体系、流程的梳理与优化。

对于用户选型的主要负责人而言,考虑到人力资源管理系统主要是人力资源管理者应用,同时人力资源部门最熟悉自己的业务需要和发展趋势,建议人力资源系统的选型主要负责人为人力资源管理人员,IT部门负责从技术角度把关,而高层领导进行综合决策。

 四、 实施服务

实施是人力资源管理系统建设的重要环节,通常专业厂商经过多年的积累,建立起了人力资源管理系统实施的方法论,能够结合客户实际和业务需求科学规划、快速实施,并推动系统应用。重要的是,专业厂商在实施过程中,还可以结合以往的实际案例,为新客户提供人力资源管理体系的梳理和优化,并将其他客户的管理经验借鉴到新用户的业务中。

系统在上线试用后进入到应用期,因此后期服务对于系统应用效果也非常重要。服务上建议考虑的考察指标主要包括服务体系、服务方式、费用标准、系统升级办法等,最好有本地化机构或人员,能够实现及时支持,当然通过网络视频也可以实现远程服务,降低服务成本。

  五、 成功案例

人力资源管理是一门实践的科学,其管理系统的选择也要充分考虑是否具有成功案例实践。现在有很多客户选型的时候,有些客户抱着案例无所谓的态度,认为厂商讲得好就可以满足业务需求了;而有些客户则苛求案例的多而细,非同行业客户不可。其实,人力资源管理具有一定的通用性,差异主要集中在组织、流程、管理模式等方面,相反管理水平和阶段则影响巨大;即使相同行业的企业由于不同的发展阶段,管理模式也是未必相同。所以,考察案例时,重点是考察是否具有与本企业相似的管理模式、人员规模、业务需求的客户案例。

特别建议的是,对于案例,一定要具体了解该客户所使用的业务模块。曾经发现一些综合厂商给客户拉出很长的成功客户名单,但当提出现场参观要求时,才知道那些客户并没有应用人力资源模块,只是使用了财务等系统。

在人力资源管理越来越重要的今天,人力资源管理者一定要借助信息化来提升管理水平,不然就有落后或者被淘汰的风险。人力资源管理系统选型也将成为人力资源从业人员尤其是人力资源总监的重要知识。上述对业务需求、产品性价比、人员专业性、实施服务、成功案例等指标的分析,未必是系统选型的全部要素,却都是系统选型的必备要素,但关键还是企业要结合企业实际进行具体分析。希望拙文能对大家有所参考与帮助,选择一个匹配、高效的合作伙伴,快速建立起自己的人力资源管理信息系统。