自动化人事薪资管理应用

企业应用人事薪资系统是大势所趋

企业对于利用HR系统来计算员工薪资也越来越重视,HR系统将取代人工统计出勤状况,避免人工计算错误,并降低人力的重工和浪费。

现代化的人事管理系统已整合完整的员工出勤状况,人员职务异动,并可以在劳动保护投保数据中汇总统计人员投保的明细。除了能够协助人事主管和老板了解员工出勤是否有异常,还有更清楚的班表可以深入了解人员出勤状况。如果还在使用人工去记录和统计并计算所有数据,那将是十分浪费人力的一项工作。

有效减轻HR人力吃紧问题

目前市面上的人事薪资系统多样化,但功能上则不太相同,因为不同企业在人事管理上的细节非常多,除了现行的劳动法法规要遵守,以保障上班人员的福利和权利外,在企业内部对于员工的福利,不论是员工所关心的休假制度、出缺勤方式或在薪资结构上,每家企业都大不相同。所以市面上的人事薪资系统,要能够符合每家企业的特殊流程和弹性的人事薪资系统就更少之又少。

大部分规模较小的企业,现在还是多以人工记录出勤状况后,再依休假种类来计算薪水。这在企业营运初期尚且可行,但当企业经营规模逐渐扩大,员工人数倍数成长的时,这时对于计算薪资的人事单位,在工作上将造成庞大的负担与困难。老板想看的报表是由EXCEL数据产出,但常因为人为错误,只要一个错误的数据,就会造成不正确的报表,一改再改。当会计师来做薪资的查核时,又是一阵的纸本和人工计算的天人交战,光是修正这些错误,又不断的落入加班的轮回。

就目前HR人事薪资系统做到纯熟和专业的阶段,如能有效应用现代化人事薪资系统,不但让企业能对法令实时的修正和调整,在辅导企业人事薪资上线阶段就可将日常工作标准化、简单化,并完善工作流程,将有效减轻企业的HR人力吃紧问题。

e化人事薪资管理系统特性

市面上的HR软件众多,现代化的e化人事薪资管理系统将有以下特性:

一、可以设定多个班别和多个出勤历,并可以针对班别设定的不同,或者临时对班别的异动,皆可利用调班单去做异动。

二、可以将人员从进公司到离开的所有阶段的薪资、职位调整等完整记录以供查询。

三、可以配合企业门禁或利用考勤机方式,当天就直接汇入系统中,这样一来不但减少人事单位的人工操作和错误几率产生,企业可实时掌握当天出勤是否有异常,立即了解出勤状况以保障员工安全。

四、HR系统可依需求自定义薪资加扣项目,并透过系统自动计算功能,自动产生每月应发放的本薪、应税加班、轮班津贴、全勤奖金、请假扣款、伙食津贴、代扣所得税、保险公积金等,简化薪资计算工作。

五、HR系统上直接产出薪资凭单,HR系统直接计算出缺勤状况,进而协助统计出每月员工的薪资,减少人工的计算和错帐的问题产生。

六、HR系统报表弹性化,报表部份可以产出薪资扣缴凭单和个人每月的薪资凭单,让人员可直接领到薪资明细表,企业可实时得到员工薪资清单。在管理单位上可以将报表导出成EXCEL、PDF 、JPG的文件格式,让企业与人事单位在管理上更方便。

人事薪资系统成就权益双赢

综合以上几点,要如何选择适合和符合企业内部使用的人事薪资系统,除了要先了解目前公司内部的人事流程、计薪结构、出勤状况等,还要选择人事薪资系统的标准化流程。符合政府现行法规外,人事单位可以完整记录和员工薪资状况至正确无误,同时透过系统直接提供完整报表与数据给企业,以方便企业在管理上做出正确性判断,进而让企业和员工双方权益都能受到保障。