安心安天下——深圳皇裕五金制品厂ERP实施与应用

“三分软件,七分实施。任何ERP软件需要和企业各业务流程、规范、制度相结合,形成完整的解决方案,并制定和执行流程化、标准化的实施程序。在这个过程中,企业必须参与主导,上层领导需亲自参与和支持,ERP应用才可安心无忧,达到大器安天下的境界”。皇裕ERP项目负责人袁经理如是回顾一年前ERP实施体会。

深圳皇裕五金制品厂于1996年成立,主要从事模具设计、制造、各种端子弹片五金制品的冲压制造。10年来发展迅速,分别于2000年成立扬州皇裕精密冲件公司,2002年成立昆山皇裕精密冲件公司。

2004年底,皇裕五金选用正航ERP软件订单、库存、帐款、财务、生管、物料、成本管理模块,信息化管理范围涉及采购、销售、生产、品管、仓库、财务等所有日常作业,以实现财务业务一体化、生产管理信息化之目的。

按部就班的ERP实施管理

2005年初,双方成立以深圳皇裕贺副总、正航软件华南实施总监为负责人的ERP项目小组。在项目小组中,除了信息管理部门之外,深圳皇裕主动从涉及信息化的部门中选派了骨干成员及负责人参与尽量。深圳皇裕认为,要确保良好的ERP实施效果,以及后续应用效果的不断优化,必须让企业人员亲身参与。在此前提下,双方利用半个月时间对前期的《调研报告》进行完善,并确认了《ERP实施方案书》,正式开始实施。

1、产品和专业知识培训。ERP实施实质上,是ERP厂商行业经验和产品知识向用户转移的过程,因此,培训工作应该贯彻到ERP实施的全过程。

正航培训课程根据各个模块实施时间和进度安排,并留有充分的时间,和学员进行深入讨论,双方共同讨论软件产品和企业流程结合的解决方案,完善ERP实施方案。

2、基础资料准备和导入。将旧编号转换成新编码,用户会因此工作量增加,容易造成ERP项目的拖延。因此,正航ERP实施顾问向皇裕领导层建议出台相应的奖惩制度配合,而当某一个环节出现异常,立即采取措施,使整个数据导入工作得以顺利完成。

3、模拟运行。组织所有操作人员集中进行按脚本的模拟运行,并进行不同参数设置的模拟。此阶段,深圳皇裕ERP项目负责人余经理亲自到场监督,并确定参数方案。同时要求操作人员每日输入5张单据,每日检查。

4、参数设定。经过模拟运行之后,应用人员也提出了不少建议,因此,由各部门人员配合正航ERP实施顾问再度对参数进行调整和确认。

5、期初资料准备和导入。正式导入期初库存量、客户厂商期初余额、会计科目期初余额等基础资料,并明确定义要求完成时间。

6、并线运行。操作人员进行手工与ERP系统的并行工作。正航ERP实施顾问和深圳皇裕老总给予了充分的重视,督促操作人员做到日清日结,有力地促进了人员的应用。

7、正式上线。经过并行运行,确保各个应用人员都能够正确操作。保证数据的准确性之后,ERP系统正式上线,深圳皇裕管理层也明确命令,今后相关报表和数据都要通过系统实现,使企业都能够充分利用系统,提升管理效率。

安心无忧的ERP应用

虽然整个ERP实施过程严格按照实施方案书进行,深圳皇裕的各级人员也参加了正航软件组织的多次培训,但在实际的ERP应用过程当中,深圳皇裕还是碰到了不少的问题。针对这些,正航ERP软件服务人员通过上门、远程连线、Call Center服务给予快速、规范的服务。例如,2005年12月,深圳皇裕曾向正航软件服务部门反映一个生产管理多次加工问题,当从上游工序移转到下游工序时,数量是1000个,950个是良品的,有50个是不合格的产品,与生产的数量有差异。而差异部分有时不需要重新生产,因为在下计划时就已经考虑进支损耗。Call Center当即给出完善的解决方案:在登打 [多次加工移转单] 时,在移转数量中输入实际移转的数量。如果是已转到下一制程,还需要返回到上一制程重工时,则可登打[移转退回单],报废掉的产品所耗用的料,需要登打[用料差异单]。考虑到用户刚刚开始并线运行,Call Center服务中心专门制作了完整的文档,传递给深圳皇裕,并在ERP实施人员回访时,特别要求实施人员针对这一状况,检查系统的运行和人员的操作情况,确认深圳皇裕是否已经妥善解决这一应用问题。

富安天下的ERP应用效果

ERP应用上线后的深圳皇裕变得富有效率,企业经营更加稳健了。

1、 管理效率提升

ERP系统可以全程追踪和控制采购状况、业务状况、生产进度,并产生数据,帮助优化库存管理。实现各部门数据的全面集成和整合,物流和资金流也实现一致性动态控制,有力支持企业决策。

   2、 企业经营更加规范

不论是谁,只要不按照既定的流程走,信息流就“流”不下去,工作就完不成;从而用“计算机面前人人平等”,确保政策的执行不折不扣。

3、精细化成本管理。准确清楚生产过程中的料、工、费动态信息,通过ERP系统灵活的成本管理模式,准确及时每种产品的成本结构,不仅使企业销售策略更加灵活,产品更具市场竞争力,而且也避免业务部门由于不了解产品实际成本,使得订单利润为零或者为负值的现象发生。

一个企业就是一个小世界,在这个世界里,有它自己的规则存在,这些规则运行是否顺畅,则是决定这个企业是否具有竞争力的关键。诚如深圳皇裕袁经理所言,ERP软件是管理工具,如何和企业融为一体,并良好运转,需要优秀的厂商提供良好的ERP实施及服务,实现并优化ERP应用价值,锤炼出ERP大器,富安天下。