别让“低效沟通”成为企业的成本之痛

管理学家曾说过,企业管理行为与沟通密不可分,80% 的管理成本都与沟通有关。如今“有效沟通”在主流的企业管理价值倡导中越来越被广泛提及,渐渐成为每一个管理者必备的素质要求。其中最直接的体现就是各大商学院已经把它纳入核心课程体系中去。

一、有效沟通之于领导管理

对于管理者而言,沟通涉及到了企业管理的方方面面,无论是战略制定、计划实施、部门协调都离不开沟通。那么,有效沟通到底有多重要?在权威商学院 MBA 教材上记录着一个真实案例:

一个美国高管对自己底下的员工特别不满意。他认为他们太懒了,早上一上班先冲咖啡,下午还没到点就走。于是就给全体员工发了一份邮件,要求所有人每天准时8点开早会,下午不能提前下班。这封邮件被员工传到了网上引发轩然大波,因为美国文化反对高压管理,直接导致公司股价下跌,高管被迫辞职。

这个案例很典型,人是感情动物,不同的沟通方式会引发不同的情绪反应。如果这位高管能用富有感情色彩的个人魅力来宣布规定,而不是用冰冷的邮件来下达命令,相信别人会更容易接受。

因为人具有社会属性,在实际的社会生活中每个人都希望得到别人的尊重和实现自我价值。一个优秀的管理者,应该具备灵活的沟通方式,根据不同职工情况划分不同群体,采取不同的沟通方式。 

如按照年龄来划分沟通方式,对资历较浅的年轻职工在沟通中适当采取鼓励认可的言语。在他们独立承担重要工作的情况下要经常及时沟通,对他们的工作和成绩表示肯定,以此激发对方的工作热情。

对资历较深的老员工在沟通上面应该表示充分尊重重视,帮助他们发挥经验优势,给予适当交流探讨,最大化释放岗位价值。

二、有效沟通之于流程管理

企业经营管理所指的「有效沟通」不仅包括各类职场角色、职能部门间的沟通管理,也包括企业自身的管理制度。但大多数企业在这个方面仍有很大提升空间,这一点在采购岗位体现得尤其明显。

很多采购人员大部分时间都被“低效交流”吞噬着,但低效不代表无效,无效是浪费很多时间后仍然没有结果,而低效是能获得结果但却需要经历漫长的过程。这里我们所说的“低效沟通”就是极大延长这个过程的时间单位。

我们通过展开电子贸易行业的工作场景,来看看低效沟通是怎么变成采购人员的时间杀手的?

场景1:时间都花在采购询价上

电子贸易行业贸易商通常会同时代理几个品牌,当下游客户有需求时会打包所有需求电子元器件信息给业务员询价,业务员接收后再向采购提出询价需求。当多个采购同时面对多个业务员的询价需求时,就要针对同个产品向供应商重复询价,对不同业务员重复回复,导致一天的工作产出十分有限。

场景2:时间都花在采购订单追踪上

电子贸易的交易单量大,产品品类多,不同采购人员所负责的产品不同,导致客户订单需要拆分成多张采购单,分配给对应的采购员进行采购。再加上采购周期参数不齐,到货数量有多有少,这都极大地增加了订单跟踪的难度。这时候当业务员询问交期时,采购就需要多方确认订单进度,导致采购一天大部分时间都用在回复交期上。

但庆幸的是,这些在采购管理上所出现的低效沟通也促进企业迈向信息化管理,帮助企业引入自动化、流程化管理,提高效率。比如以上两种情况通过正航软件就能规避类似问题,系统通过提供外调采购追踪功能、单据流程窗、订单进度提醒等方案达到全成员可视化订单追踪,高效准确;通过载入询价平台,同步更新报价单上的询价状态和记录,就不用再通过点对点沟通来传递结果,让采购专注于更有价值的事情。

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总的来说,沟通效益的高低会影响一个企业是否走长远,而建立成熟完善的信息传递机制能够规避一切流于表面的工作形式,帮助实现经营管理的快速运转。

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