采购询价的标准流程,如何提高采购效率

询价采购是指比较几家供应商(通常至少三家)的报价,以确保价格具有竞争力的采购方式。既能满足采购单位的一些金额小、数量少、时间要求紧的采购需求,又能有效降低采购过程的成本,是一种常用的采购方式。

对于元器件贸易商,在接单时,客户会给到一张完整的BOM表,BOM表中含有多品类的电子元器件,然后帮客户配齐清单里所需的料号,为客户提供BOM配单服务。

在电子行业中,贸易商通常代理几个品牌的电子元器件。终端客户,特别是制造商,会打包所有需求BOM表发给贸易商,提出报价需求。

那在什么情况下,元器件贸易商需要进行外调采购询价?

1、下游客户对该贸易商没有代理的产品提出报价需求

2、客户对该贸易商目前无库存的产品提出报价需求

3、该贸易商自己代理的产品价格发生波动时

电子行业价格存在波动,当业务员发现系统记录的产品价格不是最新时,也会请采购员重新采购询价。

采购询价的流程

在实际采购询价过程中,采购询价流程是怎么样的?业务员与采购员是怎么配合工作的呢?

1、业务员口头通知采购员询价

业务员人员多,很多贸易商有三四十个业务员,而采购员才三五个。并且多以电话、微信与负责相应产品线的采购员沟通,提出询价需求。

2、采购员收集业务员的询价需求,整理之后跟供应商询价

因报价需求量大,需更多采购人员来满足业务即时咨询,采购人员的工作量和工作时效要求就特别高,特别是采购人员一般配备又少,对于采购部门来讲就容易出错。

3、采购员询回价格,依次口头告知对应业务员

在此过程中,我们可以看到,采购员与业务员之间的沟通多以口头方式传达,一旦产品BOM表数量多,询价量大的话,口头沟通效率十分低效的甚至有可能出现错误,给客户报错价,不利于公司利润的增加。

而且很多时候,还会出现重复询价,给本来时间就很紧张的采购人员造成时间上的浪费。

比如不同业务员负责不同的客户,不同的客户也会有相同的元器件需求,此时业务员不知自己之前已提出采购询价需求,又再次重复申请询价。

或者之前已有业务员提出此产品的采购询价需求,另一名业务员不知已询价过,又重复提出采购询价需求。这样导致采购员需对相同产品重复询价、重复回答。

由此可见,采购询价的沟通及处理多以线下方式进行,信息不共享,采购询价效率非常低。

提高采购工作效率的方法

通过正航软件采购询价系统管理,便捷高效,提升采购部门询价效率的同时,降低跨部门沟通成本,提升部门协同效率!

1、采购人员在快速采购询价平台就可以载入询价需求单,进行采购询价,无需另行整理采购需求。

2、采购询价情况一目了然,可以减少同产品近期重复询价,有效避免重复的采购询价。

3、并且同步更新报价单上面的询价状态(进度)和询价记录,业务员可实时查看并做出选择。

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