预付款(订金)自动冲款,提高财务工作效率

在电子行业中,电子元器件贸易商与供应商签订交易合同的时候,会先预先支付一笔金额作为预付款。后续进货之后,可用这笔预付款进行冲抵,不足款项再补差额。

日常采购进货后,财务是如何冲销预付款的呢?

1、新增应付冲款单,然后去选择对应的供应商,在“载入”菜单中选择“载入预付”。

2、 在“载入”菜单中选择“载入账款”。根据供应商的情况选择相应条件的账款。可选择载入单币别账款、多币别账款、多条件这些条件可选择。人为去筛选,看这笔预付款是冲抵哪一笔账款。

3、点击保存并复核单据,预付款的冲款操作这才算完成了。

由上面的操作可见,一张预付款单的冲款操作是繁琐的。不仅要手动去打单,打单时的细节更是得多加注意。

况且,这预付款是在签订合同就打款进来,后期进货后才进行冲销账款的,这时间周期很长。

当不确定冲抵哪一笔账款的时候,还得去咨询相应的采购人员进行确认,增加了沟通成本

预付款(订金)自动冲款,提高财务工作效率

现在通过使用正航ERP系统,在制作应付确认单时,只要设定“预付自动冲款”,在采购订单进货产生账款之后,系统就会自动用这笔预付款冲销账款,大大提高了财务的工作效率,减轻财务的工作。

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