信息管理的有效方法

  • 2013-06-12

要想在现在和未来都拥有高效、可靠的信息,你应当遵循以下八个简单的步骤。但是请记住,这些步骤是相互关联的,忽视其中任何一个步骤都会影响整个流程。

1.弄清楚你出于什么目的需要什么信息,以及你打算怎样使用这些信息。这个步骤需要耗费大量时间,并且需要你认真地加以思考。这不是什么“大数据”流程,不是让你把所有信息都采集起来,期待有朝一日能够全部解读。你要做的只是拟一份初步的清单,写下你认为自己在未来会需要哪些具体的信息和记录,然后比对你已经拥有的信息。你要定期核查这份清单,添加需要的新项目,删掉已经证实无关的项目。

 2.设计一套方法以方便、持续地采集上述信息,并着手开始采集。所需信息的各种来源有哪些?你会使用哪些协议、实践、程序和工具?立即开始采集信息吧。

3.对采集来的信息进行验证和协调。在所有八个步骤中,这个步骤是最常被人忽视的。要么整个被遗漏了,要么就是进行得不彻底。这个步骤耗费的时间和工作量往往最多,因此人们会忍不住要跳过它,或者想当然地认为信息来源可信。但是,跳过这个步骤会面临许多风险。

这些风险包括:监管/法律风险;PEST(政治/环保/社会责任/技术)风险;名誉风险;各种各样的“人为因素”风险,例如没能妥善进行接班人规划或整体的劳动力规划;以及随着全球经济扩张而至的各种文化风险。

你对于自己从财务顾问那里得到的信息,会采取怎么样的流程对之进行验证呢?你是不是不假思索就相信了?有句老话说得好:“我们信上帝。其他人都得等验证后再说。”

4.设置更新信息的触发点。在英国巨石阵这一巨大石圈的外围,有许多坑洞,建阵者通过移动标杆位置的方法结合其他形式的标记来计算何时适合种植作物。如今,我们可以通过一个数字日历系统和自动提醒功能(有时候甚至还会用随意贴)来完成这一工作。

5.创建一个系统和信息仓库,以有组织且安全的方式来将这些信息归档。在新的世纪,信息最有可能以数字的形式出现在我们自己公司的服务器上或是云服务器上。但如果你生活在会出现飓风、龙卷风或地震的地区,那么笔者强烈推荐你将信息以纸质形式进行备份,存储在公司之外,甚至是在国外托管。

一定要创建详细的信息盘点清单,列明每个储藏箱中保管了哪些内容,并以安全、易检索的方式保管这份清单。在箱子上简单地标示“税务”并不足以帮助公司进行快速、方便的检索,特别是当组织需要在多个保管场所间移动储藏箱时。

6.必须设计相应的方法和流程来整合信息。这一步骤分为以下三个部分:

第一,决定要用什么平台来采集信息,牢记信息的类型和最终的用处。你所采用的平台最好不仅能采集所需的数据,还能方便地输出最终的结果,不论是报告、图表还是视频。

第二,如果必须将数据输出到另外一个或几个平台,就会大大增加耗费的时间和金钱、整理信息的压力以及数据丢失的风险。例如,试图在微软的Word2003和较新的版本—比如Word2007之间,或者在Word和开源程序OpenOffice—之间同步文档,往往就会碰上连续性方面的问题。因此,一定要确保你所用的平台能够在保障数据完整性的同时将数据迁移到其他平台。

第三,判断最终输出结果的受众是谁。举例来说,在个人财富管理领域,需要看到和接收相关信息的主要受众可能包括:家族理财工作室中负责收集和处理信息的人;资产所有者;具体指定的家庭成员;税务顾问;信托和不动产律师;投资顾问。每一类受众都只需要与自己相关的那部分信息,且必须以他们觉得能够接受且有用的特定形式提供。这可能意味着你必须开发多种不同的方法和格式才能让这些受众满意。企业越大,这一步骤就越重要。

7.一旦完成信息的整合,你需要用某种格式和多个模板呈现这一信息,使其容易被受众理解,让他们能够完整把握这一信息的影响。你可以在这个领域发挥创意。但是应该注重提供充足的信息,以增加透明度、加强理解和提供可供操作的洞见。这通常意味着你所提供的信息不能只局限于对大局的概括。你需要加入足够多的额外信息以进行澄清,但这并不等于你要把所有东西都摆上去。笔者对财务看板最大的不满在于,它们貌似很有冲击力,但从中几乎提炼不出多少可供操作的情报。

8.将这个流程转化为一个体系,能够长时间反复进行并保持连续性,同时你还要对它进行充分的复制和备份。没有这最后一步,你可能不得不重复做很多事情,这太可怕了。理想情况下,获得授权的任何人都应该能轻易得到所需的信息。比如,如果你在旅途中想要通过电子邮件获取一份文件或文档,你的秘书却正在休病假,临时顶替的人—可能是前台、办公室经理或别的什么人——应当能够很快地找到这份文件并发送给你。但如果你的秘书将文件按照字母顺序进行归档,而你归档的方式则是按照主题(税务归为“税务类”,董事会资料归为“董事会类”),或者存在多种归档风格和系统,提取信息就很难了。

总而言之,笔者请你接受信息管理理念——崇尚信息准确性和可用性的理念。这种理念需要人们有组织地思考和行动,这不是某种基于控制和避损的心理战略,而是成功实现你个人和企业未来的关键。

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