ERP系统物料主数据的标准化管理

ERP(Enterprise Resource Planning)实施的关键是对基础数据的准确采集,使用的关键是对基础数据的精确维护。所谓ERP基础数据,是指用来描述企业核心业务的数据和信息,如物料、产品、供应商、客户以及财务科目等编码及相关描述信息,它具有高业务价值、可在企业内各业务环节中被重复使用的特点。其中,物料主数据是企业基础数据信息体系中最复杂的数据之一,是企业ERP数据库建立的基石和实现业务信息共享的纽带,它对物资采购、库存管理、设备管理、产品销售以及财务管理等业务环节之间的信息衔接起着关键作用。


1 指导思想和编码原则


1.1 指导思想


物料主数据管理是一项标准化、规范化工作,在编码体系建设过程中必须采取统一规范的工作方式。物料主数据管理应以“集中管理、统一分类、统一审核、统一赋码、统一发布和调整”作为指导思想。


1.2 编码原则


物料主数据要求反映对象最本质的属性或特征,应具有相对的稳定性,同时兼顾企业生产经营管理要求和实际使用的需要。一般生产和制造企业的物料编码应以物料的自然属性作为编码分类的基本原则。


一是突出重点调整与全面修订相结合的原则。结合企业原有物料分类和编码情况,按照“继承历史、科学分类、必要调整、合理补充”的原则进行全面修订。


二是突出科学性和确保质量的原则。遵循国家、行业最新标准,全面梳理企业物料种类,组织相关专家反复讨论和审核。


三是突出“一物一码”的原则,保证其唯一性和信息的准确性。


2 物料主数据的分类和编码


2.1 分类标准


物料分类标准是物料主数据编制的依据。物料分类标准要兼具科学性、系统性、可扩延性、兼容性与综合实用性等特点。在确定物料分类标准的过程中,可参照国家和行业有关技术规范,根据企业所处的行业类型、生产特点和管理需求等条件,结合企业物料全生命周期所涉及到的要素进行科学分类,确定其分类的合理层级,并对每个类别所包含的范畴进行明确的定义,最终形成分类标准管理体系。


2.2 编码规则


物料基本编码规则一般有三种:流水码、分类码和特征码。流水码是一种最简单、最常用的代码,能缩短编码的时间,但无法表现编码的分类特性,不便于数据的统计和查询;分类码和特征码包含了类别信息,尤其是特征码还包含物料的基本属性,易于记忆、查询、统计和数据处理,但增加了软件设计和使用操作的复杂程度。


有些企业采用了高位码与低位码相结合的组合式编码规则,即“分类码+流水码”的方式。如:在“6位分类码+6位流水码”的编码规则下,分类码前两位限定一级分类,中间两位限定二级分类,最后两位限定三级分类;对同一分类码下的物料小类通过流水码予以区分。


“分类码+流水码”的编码规则较好地实现了利用分类码作为高位码进行分类的功能,便于对物料按照不同层级实现分类查询、管理和统计;同时对不同规格、型号、参数的具体物料使用低位流水码进行区分,满足了企业较长时间内物料编码新增的需求。如图2所示。


2.3 描述规范


物料描述是物料主数据信息的重要组成部分。规范物料描述可以解决企业物料描述普遍存在的随意性问题,通过固化物料的特性属性描述等信息,有效避免因不同人员操作而产生不同的描述结果,从而实现一物一码。


规范物料描述的方法,一是制订《物料特征属性描述规范》,包括物料主要自然属性的确定、取值范围及相互关系,以便对具体物料描述进行规范化定义;二是针对不同物料类别层次建立对应的物料属性特征描述模板。


2.4 编码数据库


物料主数据编码的惟一性是物料主数据标准化管理的主要目标。所谓编码的惟一性,是指同一具体物料出现在任何业务环境中,只能用同一个编码;而不同的物料,即使在规格、参数上有极微小的区别,也不得使用同一个编码。因此,通过建立物料编码标准数据库对已有的正确编码进行统一管理,可以准确实现企业内部甚至与供应商、客户之间的信息共享,最大程度地降低人为因素造成的重码、错码现象。


建立标准编码数据库是一项庞大的系统工程。对于有国家标准、行业标准可依的物料数据,直接依据相关标准建立标准编码;对于没有相关标准可依的物料数据,例如各种专用设备配件,可利用系统赋码与制造商图号相结合的方式推进物料编码的标准化工作。


3 物料主数据的管理体系


3.1 物料主数据管理平台


物料主数据管理平台不仅是一项软件工程,更是一个先进物料编码管理理念的载体。通过实施物料主数据管理平台的建设,将物料主数据标准化管理的标准、规范和流程在系统中固化,可有效提高物料主数据管理质量和效率。


3.2 物料主数据管理组织及制度


物料主数据标准化分类编码体系和管理平台建立后,需明确物料主数据管理组织及职能,建立物料主数据管理专职机构、相关管理制度及流程。


建立企业管理层级与业务单位上下对应、职责明晰的物料主数据标准化管理组织结构,设置专职工作人员;制订物料主数据标准化管理制度和相应流程,从基础数据的收集、落实, 到完整数据的提交, 再到数据的审核和创建、反馈以及信息库的管理等一系列环节, 全部实行规范操作,责任到人,才能实现物料主数据标准化管理的长效化和常态化。


4 结语


建立物料主数据标准化管理体系是加强企业基础管理工作的重要内容。高质量的物料主数据,可有效实现各业务环节之间综合信息共享的真实度,尤其是对完善采购价格管理体系、仓储管理体系以及物流配送体系的建设,推动企业物资采购供应向供应链管理转型、不断提升企业效益具有举足轻重的作用。

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