善用EIP,企业内部沟通更Easy

在信息科技发达的现今,企业内部中电子邮件是最常使用的一种沟通工具,然而电子邮件的容易使用,只要轻点一下鼠标,便能将讯息传送给许多人,若收件者未经思考按直接回复或按全部回复,则可能出现了MAIL满天飞的情形,如此一来,将造成员工因讯息超载而损失工作时,严重者则有沟通不良,出现效率不彰的情况产生。但,你知道吗?若透过更人性的企业E化平台,可大大改善沟通不良的情况,也可让企业内部沟通变得更easy!


一、何谓沟通


 


沟通(communication)是指2个或2个以上的个体成员或群体之间,单向或双向的传达信息,并达成彼此理解的状态。一个良好、有效的沟通是指,组织内的成员彼此传达讯息或分享信息,接收讯息的成员皆能清楚知道该信息的意义,若接收讯息的成员未成功获得讯息,或是不清楚讯息的意义时,则表示沟通无效。


二、沟通的功能


1、提供知识


沟通的基本功能就是提供知识给组织成员,例如:企业文化、公司使命、公司愿景、公司目标、公司策略、工作规则、公司内可接受的行为标准…等,透过有效的沟通管道,让组织内的每一位成员知悉,并让他们能有效地执行工作,达成组织目标。


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2、激发组织成员动机


组织成员的工作动机是决定一组织绩效的重要关键因素,而激发组织成员达成其工作目标的重要方式则是沟通。主管可透过不同的沟通方式,指派明确和困难的目标或达成工作绩效可获得的报酬…等。然而,组织成员的动机是否有被激发,可视组织成员的行为模式,即可知该沟通是否有效,例如:下属明确知悉被指派的目标为何,及达成目标或工作绩效时可获得的报酬为何。


3、控制和协调个人的努力


在一组织或团队中,常会有「搭便车」的人出现,即管理学中所称的「社会赋闲效果」。依一般正常逻辑思考,当组织成员个体数量增加时,群体规模亦增加,群体的力量应随之变大。但其实不然,当组织成员个体数量增加变多时,难免有人会抱着「搭便车」的心态,因此,虽然群体逐渐扩大,但每位成员的贡献度却相对减少,此现象则称为「社会赋闲效果」。此时,则需透过一个良好、有效的沟通去控制和协调个体成员的行为,不仅期望达到组织内的公平公正原则,也让每一位个体成员在互信互赖之下彼此竞合,以顺利达成个体成员的工作目标,进而达到组织目标。


沟通的方式


沟通方式 沟通方式


 


三、沟通的媒介


不同的沟通媒介可传达的信息丰富性也有所不同。信息丰富性高的沟通媒介能够传递更多的信息,也更能促成彼此相互理解。


1、面对面沟通


在沟通的过程中,所发出的讯息有语言讯息和非语言讯息两种。面对面沟通除了提供语言讯息,也充份的提供非语言讯息,例如:肢体语言、脸部表情…等。另外,面对面沟通的过程中,也可不断地重复,以达到彼此互相理解为止。


2、以电子方式传递的语言沟通


以电子方式传递的语言沟通为媒介,其信息丰富性居次,例如:电话、语音信箱、录音机…等。此沟通媒介除了提供充足的语言讯息之外,也能透过发讯者的声音语调、强调哪一部份的讯息或感觉发讯者的态度。


3、个人收件的书面沟通


电子邮件(e-mail)、正式公文、信件或备忘录…等则属于个人收件的书面沟通媒介,其信息丰富性次低。由于透过此沟通媒介传递讯息,主要是对特定的个体成员发出讯息,可于沟通的媒介中强调发讯主旨,让收讯者对该讯息的注意,但无法立即获得回馈为该沟通媒介的缺点。


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