ERP系统中批号管理的应用

批号管理是企业进行物料追踪与控制的一个重要工具。如现在的食品、药物等外包装盒上都会有一个批号。如果管理恰当,通过这个批号可以查询出产品的出货日期、完工日期、在哪条生产线上生产的、原材料是哪个供应商在什么时间提供的、产品与原材料的检验信息等等。可见,批号管理可以帮助企业管理者追踪物料的详细情况。不过由于中间信息过多,如果通过手工来管理批号的话,工作量非常大。为此在手工管理阶段,很少有企业会使用批号管理。在ERP系统中,相关的批号作业都是有系统完成的。人工操作的工作量相当的少。为此随着ERP系统的普及,批号管理也将得到广泛的应用。笔者认为,要做好批号管理,需要注重细节。


哪些物料需要进行批号管理?


项目管理员需要根据企业物料的重要性确定批号管理的范围。即使是像药物、食品等国家强制要进行批号管理的企业,也并不是需要对所有的物料都进行批号管理。如外包装盒上的塑料薄面就不需要进行癖好管理。所以企业需要根据物料的重要性(如物料的价值、物料对成品的影响程度)来确定需要进行批号管理的物料。


在这个过程中,需要注意一个问题,即国家相关法律法规的要求。对于食品、医疗等行业,国家都有规定,对于哪些物料需要进行批号的管理。此时在考虑批号管理的范围时,就要兼顾到国家法律法规的规定。


ERP项目前是否有批号管理工具?


有些企业,在没上ERP系统之前,就已经有了批号管理的信息化系统。不过这个系统是相对独立的,只记录了批号相关的信息。企业准备上ERP系统后,项目管理员就需要考虑,怎么对待原有的批号管理系统?对此项目管理员有三个选择。


一是让批号管理系统与ERP系统并存。即相关帐务与物料控制在EPR系统中进行,而批号则仍然通过批号管理系统来控制。这么操作,显然会增加用户的工作量。因为用户同时需要负责两套信息的数据。通常情况下,如果企业需要进行批号管理等范围并不是很大,可以考虑采用这种方式。否则的话,并不推荐使用。


二是将ERP系统与现有的批号管理系统进行整合。通过一定的方式(如开发接口等等),将批号管理系统与ERP系统进行整合。这是一种比较不错的处理方式。其可以降低重新推行批号管理系统所带来的风险,降低项目成本。不过采取这种方式的话,往往受到一定的限制条件。如需要评估批号管理系统与使用的ERP系统之间的兼容性、企业需要支付额外的支出来进行系统的整合等等。而且整合的效果到底好不好,也要根据企业实际的情况来进行评估。如果企业要进行这个方面的整合,笔者建议最好先评估一下,这家ERP提供商以前有没有类似的成功案例。如果有成功先例的话,那么整合的风险就会小许多。


三是废除原先的批号管理系统、利用ERP系统的批号管理模块来代替。这是笔者强烈推荐的一种处理方式。虽然废除原先的批号管理系统,有点浪费。但是从长远的角度来看,这还是值得的。而且企业已经有了批号管理的理念,推行ERP系统中的批号管理模块也是比较轻松的。企业需要付出的,就是购买批号管理模块的成本,以及承担比较小的风险。当然为了安全起见,在实施ERP项目时,原有的批号管理系统要与ERP系统的批号管理模块并行运行一段时间,以提高数据的准确性。


批号管理的编码原则是什么?


要进行批号管理,必须先建立批号管理的编码原则。根据笔者的经验,批号管理的编码原则是否合理,直接关系到批号作业的成败。批号的编码原则其实跟物料信息的编码规则一样的重要。或者说,批号就相当于是物料的另外一种编码形式。在考虑编码时,通常要兼顾如下几个方面的信息。


一是是否需要将日期信息显示在其中。从原材料到最终的产品,都会有一定的交易日期。项目管理员需要考虑,企业对于物料的管理是否有保质期控制的要求。如果有的话,那么就可以在批号管理中将日期信息包含进去。如此的话,就不需要额外采用保质期管理模块。可以在批号中采用8位作为日期信息。然后在判断是否过期时,可以通过一定的规则获取批号中的日期信息来进行判断。这也是食品行业中常用的一种编码方式。


二是需要考虑前后之间的关联。如从原物料到成品,显然其批号会发生改变,但是需要建立一定的联系。如果通过批号来反映这两者之间的关联,这是在批号原则设计时需要考虑的内容。如有些企业在批号设计时,会在主要原材料的后面加入日期码和流水号来代表成品的批号。


批号管理的控制方式如何?


批号管理显然是跟物料紧密联系在一起的。在考虑批号的控制方式时,也要跟物料的控制手段结合起来考虑。如物料在发料时,是先进先出还是后进先出。不同的企业对此往往采用不同的方式。如有些企业的物料有保质期的限制,或者存放久了会造成比较大的损耗,此时就会考虑采用先进先出的控制方式。注意这里的先进先出跟库存成本统计时的先进先出是不同的。库存成本中的先进先出主要谈的是帐务的处理,而实物不一定是先进先出。而某些企业由于原材料比较笨重,如钢板等等。往往是后进的原材料是堆放在外面的。此时发料时,就采取的是后进先出的方式。同理,这里谈到的后进先出指的是实物,而不是帐务上的处理。


同样,批号管理也有先进先出和后进先出两种处理方式。具体采用什么样的方式,项目管理员需要跟相关用户进行协商确认。如果企业以前有批号管理的经验,这比较容易确认。如果没有的话,就比较麻烦,很难向用户说明这两者之间的区别。此时笔者建议,实施顾问要结合系统的操作,向用户演示这两个控制方式的差异,并协助用户进行合理的判断。


批号管理如何进行追踪?


批号主要用来进行物料的追踪。那么企业到底要将这个追踪做到哪个环节呢?不同的企业对此往往有不同的要求。如有些企业,只需要将批号追踪做到成品出货环节即可。而有些企业则要求比较高,需要追踪到原材料的进货情况。有些甚至需要追踪到生产的人员、生产线等等。很难说哪种程度最好。笔者只能够说,适合企业的管理水平才是最好的。


企业需要根据自己的管理需要,选择合适的追踪程度。如果企业是第一次接触批号管理系统,则建议从简单做起。不过在设计编码原则时,则需要统筹考虑。


批号管理作业的复核流程?


批号管理作业在ERP系统上线之后需要进行不定期的复核。复核的方法很简单。只需要随意抽取一个批号,然后进行反向追踪,判断追踪到的物料信息与实际的情况是否相符。如通过成品的批号,可以追踪到检验人员、生产设备、原材料的供应商等信息。将追踪到的这些信息跟企业的日记帐进行比对,看看是否存在差异。


企业的管理流程出现比较大的变动(如添加了新的生产线、调整了生产作业流程),以及ERP上线的两年之内,最好对批号每个月抽查一次。之后可以每个季度抽查一次。以确保批号管理的效果。

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