OA系统的内涵和外延

作为全员使用的OA协同办公系统,直接影响到日常办公、沟通协作、以至于业务运营,直接影响到员工和领导的工作成效。在现实中,无数因OA选型而产生的迷茫和困惑在发生,无数因OA选型错误而导致项目失败的例子在上演。面对乱花渐欲迷人眼的协同OA产品,如何才能理智、客观而正确地选择呢?


定战略,明需求


 信息化建设不是一朝一夕的事,而是一个长期迭代的过程。有条件的企事业单位,可以确定信息化战略规划和大的方向原则,既立足当下的业务需求,又考虑未来的潜在发展。这样在选择OA产品时,更要考察OA的平台化、可扩展性和二次开发能力。


 OA系统范畴广阔,有的简单至两三个功能,有的复杂度超过ERP。价格自然也相差甚大,低至数千元,高至上百万。明确自身的需求,也就有了主心骨:我们是何种规模的单位?我们的预算多少?上马OA系统是要解决什么问题?问题里又分主要的、次要的,以解决主要问题为先。


业务流程为王


流程是组织规范运作的保证,是跨部门协同办公的纽带。传统OA里的固化工作流程、或者几个步骤的简单设计流程,远远无法满足现实中的多种业务需求。显而易见的是,不同行业、不同单位、同一单位的不同时期,业务流程都是不同的、变化的。


是否具备强大的流程梳理和设计能力(BPM),是协同OA项目成败的关键。除了常规的人事、行政、财务类流程之外,新一代的协同OA系统必须深入支持采购、销售、商机跟踪、项目实施等复杂业务类流程,而这些流程少则十几个步骤、多则三五十个步骤。


界面友好易用


如果说业务流程是协同OA系统的内涵,那么操作界面就是重要外延。没有内涵,空有外表也是白搭;没有友好易用的界面,再有内涵也是摆设。作为全员使用的软件系统,OA界面影响到全员工作的效率、时间和成本,更直接影响到本单位的运作效能。


传统OA在界面上显得复杂臃肿,而新一代的协同OA系统采用平面化设计,模拟纸张铺于桌面的感觉,对于用户来说不需要学习即可掌握。更重要的是,能够支持平板电脑、智能手机等以触摸方式操作访问,实现随时随地移动办公、移动审批和移动协同。


产品试用比较


有人说"XX第一",有人说"XX最大",有人说"易用实用"。无法证实的东西,对您并无帮助;宣传的功能特色,需要实际产品的佐证。所以与厂商交流的时候,不能只看漂亮的宣传材料和解决方案,一个重要的步骤不应忽略——产品试用、深入比较。


通常厂商都具有大量的应用案例,但这些应用案例是否真实?实施成功吗?是否是多年前落后的技术方案?建议多打几个电话去咨询,或者上网搜索一下。当然,还应该搜索一下厂商的口碑如何、系统安全性怎样、有过“门事件”、和客户打过官司吗。

立即免费体验,让管理无忧