要紧文件,一键到手!KM知识平台应用

您在办公室or档案室办公?!

抬起头,先看看您办公桌上是否左右两侧已经放满许多已经成为历史但却又不可丢弃的重要文件?还有脚边的侧柜,是否也利用空隙放了一些客户传真回签的订单文件?这一堆数据总在大扫除时才注意到它的存在、总在需要调阅时翻箱倒柜的寻找呢?

KM知识库

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又或许,您的公司有专属的档案室可供员工将文件数据进行归档。但是否出现一本一本的文件夹里头却又找不到需要的文件?临时需要某个产品的BOM变更对照表,却需要劳动研发部的同事帮忙?与客户议价时,紧急需要调阅以前的合约文件,却找不到保管档案室的同事…

KM知识库,省时又省力

KM知识库
KM知识库

导入文件管理、KM知识库目的就是建立一个在线档案室,让员工可以在e化的环境中轻松找到所需的数据,且强大的图文辨识功能,不仅可搜寻文件名,无论档案的单元格式为何,都可以搜寻到文件中的内文,不须担心档名需命名的相当仔细、搜寻条件下的不够精准。若考虑到安全控管问题,也可以搭配权限的设定来限制user账号可读取之范围,也可将每个部门各自内部文件的管理权下放给该部门进行管理。

档案知识中心

档案知识中心
档案知识中心

对于一般职员来说,可以随时在需要的时候登入网站搜寻所急需的资源,而不需等待别人的授权;对公司管理者来说,可透过权限控管掌握数据的安全性,也节省调阅文件的人力与等待期。

个案公司导入实例

甲公司主要业务为开发生产在线所需使用的机台 (SMT设备),举凡工业主板、消费性电子、LCD、笔记本电脑、高密度之产品等所需的生产线机台。

在尚未导入前,文件的管理方式是采用实体纸本数据与电子图文件存放于网络芳邻。若需寻找某个客制化项目下所设计的产品规格,往往会发生找不到所需的关键图档、在客户公司开会时忘记带资料却又无法取得网芳上的档案,因而还必须再麻烦同仁协助、又或者想不起文件的档名,怎样也搜寻不到等等状况。

知识管理案例

当然,导入的过程中也必须经过一番痛苦的大扫除,把错误的文件丢弃、归类错误的文件更正、并将需要的纸本文件进行扫描后,才能开始进行上线动作

‧规划档案目录配置

‧各子目录下管理者权限

‧数据上传、编辑关键词

‧user账号建立、权限设定

除了可在线直接搜寻数据外,最令该公司员工赞赏的一点「图文辨识」功能,即使忘记文件的文件名,只要记得内文内容一样可以进行搜寻!找数据也不需要再翻箱倒柜、减省了时间也简化了空间。

根据该公司总务单位所提供的数据显示

1.传真文件: 每周减少约300页 的文件打印,直接转存成PDF档归档。

2.文件归档: 原聘请两位工读生,每月需耗费共320个工时 整理档案,现在由公司同仁自行透过知识中心上传档案。

3.人事费用: 承前因为取消工读生,每月减少8,000元 的人事费用支出。

除了上述费用的节省之外,以往业务人员在外展示商品、或是参与重要会议时,临时忘了携带重要的文件,常常要舟车劳顿,或是委由同仁代为寻找后寄送E-Mail,费时又耗力也耽误到会议的进行。

采用了配合网页的KM知识平台,此时只要登入公司企业入口网站,藉由无缝衔接的KM知识库,可以快速地由关键词搜寻整个网站的内容、附件等信息寻找到所需要的数据。此外,无形增加的商机以及工作效率更是无法衡量的。

结语

企业不需要一套功能复杂的图书或检索管理系统,「不需要整理」也许就是「最好的整理」,就像搜索引擎一样,使用者用最简单、快速的方式,不用透过复杂的学习、以及教育训练就可以轻松上手。这一套崭新的KM知识库提供了企业快速整合公司知识文件、凭单、报表数据,并且透过因特网开拓了无远弗届的知识分享管道,增进公司内部信息、数据的流通,提升公司竞争力,在无形之中也强化内部组织的共识以及凝聚力。