仓库管理之物料编码管理

在ERP管理理念所涉及到的几大模块中,仓库管理也是ERP管理中的核心组成部分之一。与其说财务管理是资金流的最重要链条,那么,仓库管理就是物流的主干道。

仓库管理,涉及到了整个产品实现流程中的每一个环节。从原材料到货、在库管理、半成品委外发料、委外入库,最后到生产发料和成品入库。然而,很多企业往往因仓库管理不到位导致库存不准确,由此引发呆料严重、库存积压、生产紧急缺料、账务不符、物料丢失等一系列的问题。而要做好这一切,离不开合理的物料编码设定。

首先是对物料编码规则的制定。很多企业针对物料编码规则,非常讲究可读性。想在一个编码上能看出具体是什么物料,然而却没有考虑到仓库管理的操作可行性。比如要针对这样一个物料的描述“XX笔记本电源120W功率 黑色外壳带EES丝印双USB接口”,很多企业制定物料编码规则:XX-120W-B-EES-2USB。表面上看起来,这个编码很合理,知道规则的人就一眼知道这个代表着什么东西,而实际上这样并没有考虑仓库的操作!试想,作为一个仓库员,拿到打印出来的备料单时,按操作流程——看单备料,针对这样的物料编码,仓库员必须将所有编号均与实物上的标签核对一遍,每个字符、数字核对正确后才能备料,有一个错误均会导致物料错误,除非有先进的手持设备就另当别论了。并且,在部门之间、岗位之间的沟通上也存在有效率和质量上的问题,比如生产催促这个料的备料情况好没有时,必须要全部念完整个编码,才完全可以锁定是这一个物料。假如我们将此物料设定为:XX(大类)-000001(后面6位为流水号),效果又怎样呢?在备料上,一般只需要看后四位即可去备料,为什么前面两位编码不关心?因为大家都知道这是电源类别,即使错了在风险控制上,可探测度高。同时,在沟通上面可直接问“0001”的电源备好了没有。也许谈到这里,有的人可能会问,那这样别人要将物料编码岂不是要去背下来代表什么物料?不然我就不知道具体是什么了?然而在信息化时代的今天,生产、仓库、办公室、所有的操作岗位、备料单等随处可查,并且,操作人员熟练后自然而然就知道是什么物料了。这跟你平时拨打一个电话号码一样,刚开始你也许不记得这个号码,当你常用座机在拨这个号码后,一定会熟悉了。另外,还要提一个好处就是统计过账。统计员在针对手工录入物料编码或选择物料编码的单据(如其它出库单),在单据保存前的检查时,也会像备料操作核对物料编码一样,有很大的差别。因此,编码规则的合理性,直接影响到了全公司在物流操作上的效率和质量。

其次,在库物料编码标识管理。ERP对物料库存数据的准确性,毋庸置疑,是决定着整个物料管理模块能否正常使用的根本,数据不准确,还会影响到其它模块的使用。做好标识管理是确保数据准确、物料正确流通的基石。对于在库存放的物料,我们需要用到物料标识卡(有的企业称为垛卡)。新入库的物料,要认真地在卡上书写物料编码,描述可以简写都行,但物料编码一定要写正确。有条件的企业,可以打印出条形码粘贴到卡片上。因为它代表着物料的唯一ID,找到它相当于找到了它的所有信息。

再次,物料进出库物料编码管理。做好物料进出管理,直接影响到台帐的正确性。很多企业的仓管员,一见老板来拿物料或紧急要出什么样的物料,则立即给出,后面因其它工作而忘记补进出仓单。这是管理意识上的疏忽。作为仓库的负责人,有必要对仓库的成员按“有物必有票,物走票随行”的原则,无论任何人取料,必须开单的原则进行管理。而票据上面最重要的信息除了数量外,物料编码比名称和描述更重要。否则仓库的物料与帐,永远是混乱的。

最后,物料按编码盘点。大家都知道,管理物料离不开物料的定期与不定期盘点。在实际的盘点规划上,很多的企业却很难做到将生产停下来支持仓库全盘。这个时候,我们可以采取按物料类别进行分组、分时段地盘点。只要做到帐物同步即可。

对于物料盘点的方式,有盲盘与非盲盘之说。即:有的企业选择将盘点报表打印出来去核对实物,有的企业将报表制作出来时把数量一栏不显示再去盘点。无论是哪一种方式的盘点,都离不开按编码排序的方式进行盘点。由于目前大部分企业是以报表去盘实物,而我们更应该采取“地毯式”盘点,即依现场实物盘点后反写盘点报表,这样可以提高盘点的质量。但在这个时候如果物料编码规则混乱,即使排序也无法实现快速找到报表上的某一个物料栏位。

实际“盲盘”与“非盲盘”两者有利有弊,前者效率高,而盘点质量却取决于盘点人员的素养了;后者与之相反,盘点质量高,但效率很低,我指的低不是低在盘点上,而是在盘点结果的差异处理上,因为很容易因盘点问题造成“假差异”的情况。那么有没有更好的方式呢,我们可以试试采取“非盲盘”,但要做模拟差异故障的方式进行,并在盘点前对盘点人员提前告知,有几个物料的报表上账是有人为更改过后的。这时盘点人员也只能认真老实地进行盘点。不存在担心“照报表帐抄写实盘数量”的现象发生。

总之,仓库管理的最终目的——帐物相符!为达到帐物相符,在操作效率、操作质量及成本投入上都要去权衡和琢磨,而物料编码作为每一种物料的唯一ID标识,它就像我们的手机号码一样,必须简单唯一和有效,否则很难做到高效、低成本的仓库管理。