如何有效使用移动OA提升企业办公效率

这是一个移动信息时代,手机、平板等移动设备逐渐成为这个时代中最重要的的互联网入口之一,移动OA就是在这样的背景之下产生,并成为当下企业信息化的重要的内容之一。移动OA即部署在移动信息设备上的协同办公平台,借助移动互联网“随时随地”特点,大大拓展了企业人员办公的范围,提高了企业信息应用的效率。企业使用移动OA平台,是希望借助于软件厂商提供的移动办公解决方案,提高信息使用率,提升企业办公效率,节约办公协作成本,实现利润最大化。

移动OA是近几年才产生的“新鲜事物”,目前处于刚起步的发展阶段。许多企业对移动OA的使用才刚开始,普遍的应用并不深入,怀着“试一试”的心态的企业不在少数。这就容易导致了企业对移动OA的认识不深、评价不高、态度消极。企业对于移动OA的认识不足,无法有效运用移动OA提升企业办公效率,展现移动OA的应用价值,这降低企业对移动OA的估值,影响企业的再次投资。作为软件厂商无法从客户获得足够的回报,影响企业对移动OA产品开发的投入,也无形中降低对客户的服务品质。一个信息化解决方案的成功实现,离不开软件厂商及企业的合作和努力,尤其是移动OA目前还处于发展的初期,更是如此。

下面我们来谈谈如何有效使用移动OA提升企业办公效率。

1.软件厂商应重视移动OA的使用培训,提升企业用户的移动办公意识,培养使用习惯。

对于一款功能完善的移动OA产品至少是包括单据审核、办公管理等基本功能,并且还可能会存在日程、投票、单据等其他丰富功能。目前来说,许多企业用户对移动OA的运用,仍只是停留在对基本功能的使用,让企业少数的领导层出差时及时处理待审批事项。这造成了移动OA功能利用的不充分,相对厂商对功能的研发投入来说是极大的浪费,对功能的不足也会是企业用户对软件产生片面的评价。企业中高层人员普遍的年龄较大,工作较忙,没有时间像年轻群体一样去研究移动OA系统的使用,对于移动OA的使用上手较慢。缺乏应用的使用培训,对移动OA功能的认识不足,会很大的影响了企业用户对移动OA的正常使用,更难谈移动办公意识及使用习惯了。因此,软件厂商应重视移动OA的使用培训,提升企业人员对其产品的认识;培训过后,企业应根据自身情况,编写符合自身办公实际的移动OA操作手册,详细记录移动OA的操作方法、各办公事项如何使用移动OA进行实现等。另外,企业应该多加鼓励移动OA的使用,增强移动办公意识,培养使用习惯,增加移动OA功能的使用率,使物有所值,提升企业办公效率。

2.企业人员重视碎片化时间的运用,真正实现移动OA的随时随地办公。

移动OA是部署在移动信息设备之上,便于随身携带及随时的使用。企业人员在每天的日常工作中是存在许多的零碎时间,有效利用这些零碎的时间能够大大提升工作的效率。例如,领导外出参加会议,路途中无法使用PC业务处理、会议休息时间较短不便处理工作事务等等,使用移动OA完全可以充分利用这些零碎时间,借助便携的手机或平板设备,企业领导可以查看公告信息、下载单据附件、审批比较容易处理的送审单据。通过对零碎时间的有效利用, 能够大大提升企业人员办公的效率,同专门排出时间在电脑上进行处理要更加高效和简便,极大提升办公的效率。

3.企业进行移动OA产品选型时,应重视选择业务系统关联度较高的产品;软件厂商对企业移动OA应用规划时,不但要考虑基本事务的处理,还要考虑同业务的紧密结合。

移动互联网时代是一个移动在线的时代,借助移动互联网实现移动办公,能够大大拓展办公空间上的广度。企业进行移动OA产品选型时,应重视选择业务系统关联度较高的产品。考察软件厂商移动OA的产品规划,考虑产品是否符合移动互联网时代的特点,满足企业人员在不同业务情景下的办公需求。移动OA与业务单据的紧密结合能够有效提升办公的效率。例如:销售人员在拜访客户时,对于重要订单能够直接现场下单送审;采购人员在采购现场,时效要求较高的交易能够及时登打提交审批;甚至于人员请假在家,也可以实现在家轻松进行请假作业。满足企业人员在不同情境下的使用需求,意味着移动OA在使用的广度上由少数的领导层级拓展到多数的企业中低层业务人员,在使用的深度上,从简单的单据审批拓展到业务上的及时响应和处理。

正航手机移动平台是一套完善移动办公平台的解决方案,配合T9/NBS系列产品使用,功能涵盖移动OA基本的审核流程、即时通讯、企业邮箱、企业通讯录、公文公告、投票、日程管理等内容,更与业务单据紧密结合,能够灵活配置移动平台中系统单据,实现在不同业务情景下的办公应用。正航手机移动平台同样继承了正航系列产品一贯易学、易用的特点,能够有效降低企业上线移动OA产品的学习成本,满足企业人员简便操作、个性化应用的体验需求,加深企业对移动OA应用的深度和广度,有效提升办公效率。