三种HRM系统建置方式的优缺点

为什么要换系统?


最近有位在传统产业任职MIS的朋友问我要如何评选系统,通常一遇到有客户询问正航的软件功能或价格时,都会先反问客户:您为什么要换系统? 要先知道现况才有办法给予好的建议与规划。朋友的公司是传统产业,一直以来几乎都是用纸本作业,只有建置一套单人版的财会系统。最近因为公司业绩拓展,开立新的厂房,人数也与日俱增,所以HR人力资源的同仁在班别的管控与人事薪资的计算上负荷越来越大,已经没法再用Excel手算薪资了,所以老板要请这位没评估过系统的朋友负责此次HR与人事薪资软件的评选任务。


HRM系统自写、项目开发、套装系统哪种比较好?


那么究竟要如何评选HRM系统呢?一般来说,相关的解决方案有三种:


1.由公司信息单位自行撰写;


2.由专门承接HRM项目开发的软件公司协助按照公司内部需求开发与撰写程序;


3.选择市面上具有口碑的HRM人事薪资系统厂商,直接购买现有的套装HRM软件。


这三种不同解决方案,各有优缺点,先讨论自写系统的部分,因为是由公司内部自行聘雇程序设计师依照需求单位的需求来撰写程序,所以功能上能够最贴近需求单位,但是从需求的提出到程序撰写完成往往会有沟通上的落差,所以除非企业内部具有程序规格撰写经验的人员(系统分析师SA)协助撰写程序的书面规格书,否则将会花费许多内部需求沟通上的时间,甚至有可能发生写好的程序却不是需求单位想要的功能。除此之外,自写系统在过往的经验中,时常会发生一种情形,就是企业内部人员的流动,原本撰写系统的人员已经维护很长一段时间,当该人员离职后,往往后续接手的人员没有能力继续维护,造成最后可能还是需要找专业的软件厂商协助或是再购买其他软件包。


所以综合以上所述,自写程序的唯一优点是撰写的功能会较贴近需求单位的需求,缺点大致可分为以下几点:(1)撰写时间长 (2)需长时间养撰写程序的人力成本 (3)如果没有具经验的系统分析师(SA),往往会造成写出来的程序不是真正需求单位要的功能 (4)当人员流动时,往往维护不易。


委托软件公司进行量身订做的HRM项目开发系统最大的好处与自写系统相同,因为是按照实际的HRM需求量身订制,加上专业的软件公司通常都具备有经验的SA系统分析师,所以也可使需求与撰写出来的HRM程序更加吻合。但一般采用量身订制服务的HRM项目开发系统,通常费用都非常的昂贵,计价方式通常是依照整体需求估算出预计的工时给予客户报价,如果想考虑此种解决方案,除了必须有雄厚的资金外,也必须要考虑到未来的扩展性,以薪资系统为例,法规时常改变,如果项目开发完成后,后续有法规上的变革,势必都还需要再多出其他花费来修改系统。另外,过往也有遇到许多客户需要换系统的原因,是因为原本协助开发HRM的软件公司倒了,或是不再协助维护或修改系统,造成系统无法继续使用的情形,所以综合以上所述,建议如果选择由软件公司项目开发HRM的话,一定要找有信誉且稳定性够的软件厂商,同时也要先确认一下公司所能承受的费用成本,这些成本同时也必须把未来HRM的扩展性考虑进去。


软件包会比较好吗?


找寻市面上已经有一定口碑与成熟套装HRM软件的厂商配合,常常比较令HR困扰的地方在于每间公司都有自己不一样的规章制度,而这些人事薪资计算的逻辑或是奖金计算的方法,常常软件包也不一定能完全符合,此时该怎么办呢?其实这部分是不需要担心的,因为除非公司计算人事薪资或奖金的方式非常单纯,否则很难在市面上找到一家完全能够符合需求的软件包,通常有经验的软件包公司会由售前顾问协助了解客户的需求与特殊的地方,并且提供各种不同的解决方案, 有的时候只需要作HRM套装系统的局部微调即可满足,有的可透过HRM结果论方式汇入,亦可透过导入HRM系统的这个机会,顺便修正一些以往较繁琐的规章,将规定简化,降低套装系统客制的量。另外,套装系统通常导入的成本会比前两种方案来的低,且软件包厂商都会提供HRM软件的教育训练与顾问师的导入协助服务,所以上线的时间与成功率也会比前两种方案来的快与高。


那要如何评选套装HRM软件厂商呢?


在评选套装HRM软件厂商可从几个层面来评估:


1、HRM系统厂商的企业规模:如果规模太小,怕体质不健全,有变成HRM软件孤儿的风险。


2、HRM系统厂商的代表性客户:有没有承接一些具知名度的企业?有无承接与自己产业类似的客户?客户的评价如何?


3、HRM系统厂商售后服务的方式:是采用专属客服窗口还是需要等老半天语音的客服专线?


4、HRM系统厂商售前顾问的专业度:好的售前顾问可以听懂客户的需求,并按照需求给予最好的规划与建议,如果系统厂商对应窗口只是一个负责谈价钱的业务,通常规划或讨论需求还需要透过其他顾问师协助,往往在导入上会衍生出较多的问题!


5、HRM软件包与客制费用的价格:在HRM系统市场上,也有区分不同规模与价位的HRM系统厂商,需要按照自己企业的需求来挑选HRM的厂商;但有件事情很重要,一分钱一分货,不能用两百万需求来期待只花两万元的费用。


6、系统未来的扩展性与产品的广度:导入一套HRM系统不是用个两三年而已,通常都以五到十年为目标,在导入的HRM厂商评选时,就必须要考虑到未来企业的扩展性,最好HRM系统厂商提供的功能能够依照企业的成长随之扩充。


当然除了上述六点以外,也还有许多需要注意的地方,这边仅是先把要留意的大方向提出来跟各位分享。最后还有一个很重要的地方提醒各位,在评选HRM系统前,应该要先充分的了解自己的需求是什么,期望是什么。过往常有遇到一些经验,系统厂商介绍了一堆东西,客户觉得什么都好,却不知道自己真正要的是什么。

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